Hướng dẫn sử dụng tính năng Công việc (Task)

Mục đích của tính năng: Tính năng Công việc (Task) được thiết kế để giúp người dùng và doanh nghiệp quản lý, theo dõi, và phân công các đầu việc một cách hệ thống. Tính năng này hỗ trợ liên kết trực tiếp công việc với các đối tượng khác như Khách hàng (Contact), đảm bảo mọi hoạt động chăm sóc khách hàng và vận hành nội bộ được ghi nhận, nhắc nhở kịp thời và xử lý đúng hạn, từ đó tối ưu hóa hiệu suất làm việc và sự phối hợp giữa các thành viên.

1. Cấu hình trường dữ liệu của Công việc (Task)

Mục đích của hướng dẫn: Giúp quản trị viên có thể thiết lập, tùy chỉnh và quản lý các trường thông tin cần thiết cho một công việc, đảm bảo thu thập đầy đủ dữ liệu theo nhu cầu vận hành thực tế của doanh nghiệp.

Cách truy cập

Cài đặt > Cài đặt dữ liệu > Công việc

Cấu hình trường dữ liệu

Các trường dữ liệu mặc định của hệ thống

Tên trường dữ liệu Nhóm dữ liệu Kiểu nhập liệu Các options
Tên công việc Thông tin công việc Nhập chữ  
Nhân viên phụ trách Thông tin công việc Một tài khoản  
Người duyệt Thông tin công việc Một tài khoản  
Thời gian hết hạn Thông tin công việc Ngày & Giờ  
Trạng thái Thông tin công việc Chọn một Đang làm
Hoàn thành
Xác nhận công việc Thông tin công việc Chọn một Đã xác nhận
Từ chối
Chờ xác nhận
Cài đặt thông báo Thông tin công việc Chọn một Thông báo trước 10 phút
Vào ngày đến hạn 8:30 AM
1 ngày trước ngày đến hạn 8:30 AM
2 ngày trước ngày đến hạn 8:30 AM
1 tuần trước ngày đến hạn 8:30 AM
Người cập nhật cuối Hành động công việc Một tài khoản  
Người khởi tạo Hành động công việc Một tài khoản  

Các trường dữ liệu user thêm vào

User có thể tạo thêm các trường dữ liệu mới, tương tự với Contact.

Hệ thống hỗ trợ các kiểu dữ liệu:

  • Nhập chữ
  • Đoạn văn
  • Văn bản có định dạng
  • Email
  • Số điện thoại
  • Địa chỉ URL
  • File
  • Số nguyên
  • Số thập phân
  • Phần trăm
  • Ngày
  • Ngày & Giờ
  • Thời lượng
  • Chọn một
  • Chọn nhiều
  • Một tài khoản
  • Nhiều tài khoản
  • Liên kết một
  • Liên kết nhiều

2. Thêm mới công việc

Mục đích của hướng dẫn: Hướng dẫn người dùng các bước cụ thể để tạo một công việc mới trên hệ thống, phân công cho người phụ trách và đặt thời hạn hoàn thành.

B1: Truy cập Công việc > Bấm Thêm công việc

Bấm Thêm công việc

B2. Điền thông tin công việc

Điền thông tin công việc

User thực hiện điền thông tin công việc

No. Tên trường dữ liệu Giá trị autofill
1 Tên công việc N/A
2 Nhân viên phụ trách Người đang tạo task
3 Thời gian hết hạn Ngày mai
4 Cài đặt thông báo Thông báo trước 10 phút
5 Trạng thái Đang làm
6 Độ ưu tiên Cao
7 File đính kèm N/A
8 Mô tả công việc N/A
9 Nhân viên hỗ trợ N/A
10 Người duyệt N/A

B3. Bấm nút “Thêm công việc” để hoàn thành tạo công việc mới

3. Danh sách công việc

Mục đích của hướng dẫn: Hướng dẫn người dùng cách theo dõi, quản lý và tìm kiếm tổng thể các công việc dưới dạng danh sách, sử dụng các bộ lọc để có cái nhìn bao quát về tiến độ công việc.

Danh sách task có các tính năng giống màn Danh sách Contact:

  • Thêm, sửa, xoá Chế độ xem (View)
  • Bộ lọc:
    • Có thể lọc theo: Nhân viên phụ trách, Ngày hết hạn, Trạng thái, Độ ưu tiên
    • Không có bộ lọc nâng cao
  • Tìm kiếm: tìm kiếm theo tên công việc
  • Cấu hình, sắp xếp thứ tự các trường dữ liệu trong bảng
  • Sort theo trường dữ liệu
  • Chỉnh sửa thông tin trực tiếp trong bảng
  • Thực hiện hành động: Xem nhanh & Ghi chú

Danh sách công việc

4. Xem nhanh công việc

Mục đích của hướng dẫn: Hướng dẫn người dùng thao tác xem chi tiết và cập nhật tiến độ công việc một cách nhanh chóng qua cửa sổ Xem nhanh mà không cần chuyển trang.

Tính năng Task không có màn detail (full screen) mà chỉ có màn Xem nhanh.

4.1. Chỉnh sửa thông tin task

Mục đích: Cho phép user chỉnh sửa các thông tin của task một cách nhanh chóng.

User có thể chỉnh sửa các thông tin của task bao gồm:

  1. Các trường dữ liệu mặc định của hệ thống
  2. Các trường dữ liệu user thêm mới

Chỉnh sửa thông tin task

Lưu ý: Khi user chỉnh sửa thông tin của task được autosave.

User có thể bấm Hoàn thành task nhanh bằng cách bấm vào button “Hoàn thành” ở thanh Header. Sau khi task Hoàn thành, User có thể bấm lại vào nút “Hoàn thành” để chuyển về trạng thái trước trạng thái “Hoàn thành”.

4.2. Liên kết task với các đối tượng khác của CRM

Mục đích: Giúp user theo dõi các đối tượng liên quan đến task.

4.3. Lịch sử hoạt động & Ghi chú

Mục đích: Theo dõi quá trình xử lý task và lưu lại các ghi chú quan trọng.

Lịch sử hoạt động

Bao gồm các lịch sử thêm, sửa, liên kết, ghi chú của task.

Lịch sử hoạt động

Ghi chú

Cho phép user tạo ghi chú mới cho task.

Ghi chú

5. Thông báo công việc

Mục đích của hướng dẫn: Cung cấp thông tin về cách hệ thống gửi thông báo nhắc nhở công việc, giúp người dùng không bỏ lỡ hạn chót và nắm bắt các cập nhật quan trọng.

Thông báo khi đến hạn

  • Thông báo khi đến hạn được hệ thống gửi thông báo vào thời điểm trong cài đặt của task Thông báo khi đến hạn

Thông báo hệ thống cho việc thêm, sửa, xoá task

Cài đặt nhận thông báo

Cài đặt nhận thông báo 1

  • Khi có công việc mới thì thông báo cho 1 người cố định
  • Khi công việc có hoạt động mới bao gồm: chỉnh sửa các trường dữ liệu, thêm liên kết, xoá liên kết:
  • User có thể chọn người nhận thông báo này
  • Có thể chọn các trường dữ liệu là một tài khoản hoặc nhiều tài khoản
  • Khi được gán vào task: hệ thống mặc định gửi thông báo cho người vừa được gán vào task
  • LƯU Ý: HỆ THỐNG KHÔNG THÔNG BÁO NẾU NGƯỜI THỰC HIỆN HÀNH ĐỘNG LÀ NGƯỜI NHẬN THÔNG BÁO LUÔN:
  • VD: A sửa nhân viên phụ trách task thành A –> A ko nhận được thông báo gán nhân viên phụ trách
  • => NÊN KHI TEST CẦN DÙNG 2 TK NHÉ, ĐỪNG CỐ CHẤP

Nội dung thông báo

Nội dung thông báo 1

Cài đặt nhận thông báo 2

6. Tạo & theo dõi công việc ở màn Khách hàng (Contact)

Mục đích của hướng dẫn: Giúp người dùng biết cách tạo và quản lý trực tiếp các công việc liên quan đến một khách hàng cụ thể ngay tại giao diện thông tin Khách hàng.

Tạo task ở màn Khách hàng (Contact)

  • Ở tab Công việc > Bấm Tạo công việc mới Tạo công việc mới

  • Điền thông tin của công việc Điền thông tin công việc

  • Sau đó bấm “Thêm công việc”
  • Sau khi công việc được tạo, công việc này được tự động liên kết với khách hàng này.

Theo dõi các công việc của khách hàng này

Đây là danh sách các công việc được LIÊN KẾT với khách hàng này: Danh sách công việc liên kết Danh sách công việc liên kết 2

  • User có thể bấm hình tròn ở trước tên task để hoàn thành task

7. Phân quyền công việc

Mục đích của hướng dẫn: Hướng dẫn cấu hình phân quyền truy cập, chỉnh sửa, và quản lý công việc cho từng vai trò người dùng, đảm bảo tính bảo mật và đúng phạm vi trách nhiệm.

Phân quyền công việc

Tên Quyền Hình Thức Thiết Lập Tùy Chọn Phạm Vi Giải Thích Chi Tiết
Trạng thái Module Công tắc (Toggle) tổng Bật / Tắt Quyết định việc cho phép hoặc đóng hoàn toàn phân hệ Công việc đối với một vai trò.
Tạo công việc mới Công tắc (Toggle) Bật / Tắt Cho phép người dùng khởi tạo các đầu việc mới trên hệ thống.
Xem thông tin Danh sách chọn (Dropdown) Tất cả / Của nhóm / Của cá nhân Quyết định những công việc nào người dùng có thể nhìn thấy.
Sửa thông tin Danh sách chọn (Dropdown) Tất cả / Của nhóm / Của cá nhân Quyết định những công việc nào người dùng được phép thay đổi nội dung, trạng thái.
Xóa công việc Danh sách chọn (Dropdown) Tất cả / Của nhóm / Của cá nhân Quyết định quyền hạn loại bỏ hoàn toàn bản ghi công việc khỏi hệ thống.
Chưa được gán Ô tích (Checkbox) Cho phép / Không Nếu chọn, người dùng có thể Xem/Sửa/Xóa các công việc đang trống người phụ trách.