Hướng dẫn sử dụng: Tổng quan Quản lý Khách hàng cá nhân (Contact)

Module Khách hàng (Cá nhân / Liên hệ / Contact) là hạt nhân trung tâm trong hệ thống CRM của UCALL và Adahub. Tính năng này cho phép doanh nghiệp lưu trữ trọn vẹn thông tin định danh 360 độ, theo dõi tương tác đa kênh (Callbot AI, Telesale, Email, Zalo/SMS) và tự động hóa quy trình phân bổ khách hàng.

[!TIP] TRANG TỔNG HỢP TOÀN BỘ CHUYÊN ĐỀ: Để xem trọn vẹn toàn bộ các trang con trong một trang duy nhất (gồm Danh sách, Kanban, Thao tác hàng loạt, Chi tiết 360°, Import/Export, Cấu hình trường và Các trường tính toán tự động), vui lòng xem: 👉 Cẩm nang Tổng hợp Khách hàng Cá nhân (Full Guide).

---

Mục lục Tài liệu Hướng dẫn Chi tiết

Để tiện tra cứu và áp dụng vào từng nghiệp vụ thực tế, tài liệu hướng dẫn sử dụng module Khách hàng cá nhân được phân chia thành các phần chuyên sâu sau:

1. Quản lý Danh sách & Chế độ xem (List & Views)

• Thiết lập các tab Chế độ xem (View) theo dạng Danh sách hoặc Kanban; cấu hình quyền truy cập (Công khai, Riêng tư, Theo vai trò).
• Sử dụng Bộ lọc nhanh và Bộ lọc nâng cao đa điều kiện (ghép nối logic VÀ / HOẶC).
• Tùy biến cột hiển thị, kéo thả sắp xếp vị trí và ghim cột cố định (Freeze).
• Chỉnh sửa trực tiếp trên bảng (Inline Edit) kết hợp chế độ Tự động lưu (Autosave).
• Thao tác nhanh 1-click: Gọi điện VoIP (Click-to-Call) và Ghi chú nhanh trên từng dòng.

2. Quản lý Khách hàng theo dạng Kanban

• Trực quan hóa khách hàng theo từng cột giai đoạn hành trình mua hàng (Phễu bán hàng).
• Kéo thả thẻ (Drag & Drop) để chuyển đổi trạng thái chăm sóc tức thì.
• Xem thông tin tóm tắt trên mặt thẻ và mở chi tiết 360 độ chỉ với một cú nhấp.
• Lọc thẻ theo người phụ trách, nhãn dán (Tag) và danh sách liên hệ.

3. Thao tác Hàng loạt trên Khách hàng (Bulk Actions)

• Kích hoạt thanh công cụ nổi khi tích chọn từ 2 khách hàng trở lên.
• Quy trình 5 bước Sửa hàng loạt (Bulk Edit) đồng bộ nhiều trường dữ liệu.
• Thêm khách hàng vào Chiến dịch Callbot AI (kèm thiết lập chống gọi trùng).
• Thêm khách hàng vào Chiến dịch Telesale (phân bổ lead đều xoay vòng Round-Robin).
• Gửi Email hàng loạt với trình soạn thảo Rich-text và thẻ biến động (Merge tags).
• Thêm vào danh sách tĩnh (Static List) phục vụ remarketing.
• Xóa hàng loạt dữ liệu & Cảnh báo an toàn dữ liệu: Thao tác xóa vĩnh viễn, KHÔNG THỂ KHÔI PHỤC.

4. Màn hình Chi tiết Khách hàng 360° (Contact Detail View)

• Cột trái - Hồ sơ định danh: Cập nhật thông tin nhanh, chuyển đổi giai đoạn hành trình, gán nhãn dán (Tags), chuyển giao người phụ trách.
• Cột giữa - Trung tâm Tương tác & Nhật ký: Soạn thảo ghi chú (nhắc tên @đồng_nghiệp), gọi điện trực tiếp, nghe lại ghi âm cuộc gọi và xem Dòng thời gian (Timeline) đa kênh.
• Cột phải - Chu trình Bán hàng & Dịch vụ (Khởi tạo 6 thực thể liên kết):
  • Công việc (Task): Giao việc xử lý, đặt hạn hoàn thành, độ ưu tiên.
  • Lịch hẹn (Appointment): Lên lịch họp trực tiếp/online kèm nhắc hẹn trước giờ.
  • Đơn hàng (Order): Chọn sản phẩm trong kho, chiết khấu, phương thức thanh toán.
  • Cơ hội Bán hàng (Deal / Opportunity): Quản lý doanh thu kỳ vọng theo phễu bán hàng.
  • Phiếu ghi Hỗ trợ (Ticket): Tiếp nhận khiếu nại, sự cố kỹ thuật, phân loại SLA.
  • Công ty (Company): Gắn người liên hệ với pháp nhân doanh nghiệp trong mô hình B2B.

5. Nhập & Xuất Dữ liệu Khách hàng (Import & Export)

• Quy trình Nhập khách hàng từ file Excel/CSV theo Wizard 3 bước:
  • Bước 1: Chuẩn bị file mẫu và tải file lên (tối đa 20MB).
  • Bước 2: Ghép nối cột dữ liệu (Column Mapping).
  • Bước 3: Cấu hình kiểm tra trùng lặp theo SĐT/Email (Bỏ qua / Ghi đè / Cho phép tạo trùng).
• Xuất dữ liệu ra file Excel có chọn lọc trường thông tin và phân quyền bảo mật.

6. Cấu hình Trường Dữ liệu & Quy tắc Phân bổ Lead

• Hướng dẫn truy cập trang Cài đặt trường dữ liệu Khách hàng (/settings/general/customer).
• Tra cứu và ứng dụng 17 kiểu dữ liệu chuyên sâu (Text, Number, Date, Single/Multi Select, User, File,…).
• Cấu hình 4 thuộc tính trường: Có sử dụng, Bắt buộc điền, Hiển thị ở bảng, Hiển thị ở Kanban.
• Thiết lập quy tắc Tự động phân công lead (Round-Robin) khi có khách hàng mới.
• Thiết lập cơ chế Tự động thu hồi lead về kho chung nếu nhân viên không tương tác sau X ngày.

7. Các trường tính toán tự động của Liên hệ (Autocalculated Fields)

• Tra cứu ý nghĩa và ứng dụng của các trường tự động tính toán (Formula, Rollup):
  • Nhóm Tương tác: Thời gian cập nhật cuối, ngày tương tác cuối, số ngày chưa liên lạc, lịch sử cuộc gọi Telesale và Callbot.
  • Nhóm Đơn hàng: Tổng doanh thu, số lượng đơn hàng thành công, thời gian mua đầu/cuối, chu kỳ mua hàng trung bình.

8. Quản lý Khách hàng Doanh nghiệp (Company / Enterprise)

• Quản lý pháp nhân công ty đối tác trong mô hình B2B.
• Thiết lập Mã số thuế, quy mô, địa chỉ trụ sở và lĩnh vực kinh doanh.
• Gắn kết và quản lý danh sách Người liên hệ (Contact Persons) trực thuộc công ty.
• Theo dõi doanh thu, cơ hội và công nợ tổng hợp theo từng doanh nghiệp.

9. Cẩm nang Tổng hợp Toàn diện (Full Guide)

• Tài liệu tổng hợp toàn bộ các phân hệ trên trong một trang duy nhất.
• Cung cấp bản tải về định dạng Word: Huong_Dan_Su_Dung_Contact_CRM.docx (kèm 27 ảnh chụp màn hình UI sắc nét).