Hướng dẫn sử dụng: Quản lý Khách hàng Doanh nghiệp (Company / Enterprise)

Mục tiêu: Phân hệ Khách hàng Doanh nghiệp (Company / Enterprise) trong UCALL / Adahub CRM được thiết kế chuyên biệt cho mô hình kinh doanh B2B (Business-to-Business). Tính năng giúp doanh nghiệp quản lý các pháp nhân công ty, tổ chức đối tác, theo dõi toàn bộ danh sách người liên hệ (Contact Persons), cơ hội bán hàng, đơn hàng và lịch sử tương tác gắn liền với từng doanh nghiệp.

[!NOTE] Tài liệu này đã được nâng cấp và phân tách thành hệ thống tài liệu chuyên sâu độc lập tại mục Tổng quan Khách hàng Doanh nghiệp (Company).

I. Tổng quan Mô hình Khách hàng Doanh nghiệp (B2B)

Trong kinh doanh B2B, một quyết định mua hàng thường liên quan đến nhiều nhân sự trong một tổ chức (Giám đốc, Trưởng phòng thu mua, Kế toán, Kỹ thuật viên). UCALL CRM tổ chức dữ liệu theo quan hệ:

  • Doanh nghiệp (Company): Là pháp nhân công ty lớn, nắm giữ thông tin Mã số thuế, Ngân sách, Địa chỉ trụ sở và Lĩnh vực kinh doanh.
  • Người liên hệ (Contact): Là từng cá nhân cụ thể trực thuộc công ty đó. Một Doanh nghiệp có thể liên kết với nhiều Khách hàng cá nhân với các chức vụ và quyền hạn khác nhau.

II. Hướng dẫn Màn hình Danh sách Doanh nghiệp

Đường dẫn truy cập: Từ thanh điều hướng bên trái, chọn Khách hàng > chọn Doanh nghiệp (Đường dẫn: /dashboard/<mã_công_ty>/contacts/company).

Các tính năng chính trên màn hình danh sách:

  • Tra cứu nhanh: Tìm kiếm công ty theo Tên doanh nghiệp, Mã số thuế (MST), Số điện thoại hoặc Website.
  • Bộ lọc phân loại: Lọc theo Lĩnh vực hoạt động, Quy mô nhân sự, Tỉnh/Thành phố, Nhân viên phụ trách (Account Manager), Thời gian tạo.
  • Tùy biến cột hiển thị: Chọn ẩn/hiện các trường thông tin pháp nhân và kéo thả sắp xếp vị trí cột tương tự bảng Khách hàng cá nhân.
  • Sắp xếp dữ liệu: Sắp xếp theo Tên doanh nghiệp (A-Z) hoặc Thời gian cập nhật gần nhất.

Giao diện danh sách Doanh nghiệp Giao diện danh sách Khách hàng Doanh nghiệp với công cụ tìm kiếm và lọc dữ liệu pháp nhân.

III. Hướng dẫn Khởi tạo & Cập nhật Hồ sơ Doanh nghiệp

1. Tạo mới Doanh nghiệp thủ công

  1. Trên màn hình danh sách Doanh nghiệp, bấm vào nút + Thêm mới ở góc trên bên phải.
  2. Điền các trường thông tin cơ bản:
    • *Tên doanh nghiệp ():** Tên đầy đủ theo giấy phép kinh doanh (Ví dụ: Công ty Cổ phần Công nghệ ABC).
    • Mã số thuế (MST): Mã số thuế phục vụ xuất hóa đơn và tra cứu định danh.
    • Số điện thoại & Email công ty: Hotline và hòm thư liên hệ chung.
    • Địa chỉ trụ sở: Tỉnh/Thành phố, Quận/Huyện và địa chỉ chi tiết.
    • Website doanh nghiệp: Đường dẫn trang web chính thức (https://...).
    • Quy mô nhân sự: Lựa chọn các mốc (Dưới 20 người, 20-50, 50-200, Trên 200 người).
    • Lĩnh vực hoạt động: Bất động sản, Giáo dục, Sản xuất, Bán lẻ, Công nghệ,…
    • Nhân viên quản trị tài khoản (Account Manager): Nhân viên chịu trách nhiệm phát triển và chăm sóc khách hàng doanh nghiệp này.
  3. Bấm Lưu lại để hoàn tất khởi tạo.

Biểu mẫu Khởi tạo Doanh nghiệp Biểu mẫu khai báo thông tin pháp nhân và nhân sự phụ trách tài khoản.

2. Chỉnh sửa và Cập nhật Hồ sơ Doanh nghiệp

  • Bấm trực tiếp vào tên Doanh nghiệp trên bảng danh sách để mở trang Chi tiết Doanh nghiệp.
  • Nhấp đúp chuột vào bất kỳ ô thông tin nào để sửa trực tiếp hoặc bấm nút Chỉnh sửa trên thanh tiêu đề hồ sơ.

IV. Quản lý Người liên hệ trực thuộc Doanh nghiệp (Contact Persons)

Tại màn hình Chi tiết Doanh nghiệp, mục Người liên hệ (Contacts) là nơi kết nối tổ chức với các cá nhân làm việc tại tổ chức đó:

  1. Thêm người liên hệ vào Doanh nghiệp:
    • Bấm nút + Thêm người liên hệ.
    • Trường hợp 1 - Khách hàng đã có trên hệ thống: Tìm kiếm theo tên hoặc SĐT của khách hàng cá nhân có sẵn và bấm chọn.
    • Trường hợp 2 - Tạo mới người liên hệ: Nhập nhanh Họ tên, SĐT, Email và Chức vụ của cá nhân đó trong công ty (Ví dụ: Trưởng phòng Mua hàng).
  2. Gán Người liên hệ chính (Primary Contact):
    • Trong danh sách nhiều người liên hệ, bạn có thể đánh dấu 1 người làm Người liên hệ chính.
    • Khi tạo Đơn hàng hoặc gửi Báo giá cho công ty, hệ thống sẽ tự động điền thông tin của Người liên hệ chính này.

Quản lý Người liên hệ và Người liên hệ chính Quản lý danh sách nhân sự trực thuộc và chỉ định Người liên hệ chính (Primary Contact).

V. Quản lý Chu trình Bán hàng gắn với Doanh nghiệp

Hồ sơ Doanh nghiệp tích hợp toàn diện các thực thể kinh doanh:

  • Cơ hội bán hàng (Deals): Theo dõi toàn bộ các dự án/gói thầu đang đàm phán với doanh nghiệp kèm giá trị dự kiến và tỷ lệ thành công.
  • Đơn hàng & Hợp đồng (Orders): Quản lý lịch sử các đơn hàng đã ký kết, giá trị đơn, tiến độ giao hàng và công nợ.
  • Lịch sử Cuộc gọi & Ghi chú: Tổng hợp mọi cuộc gọi và ghi chú phát sinh với bất kỳ cá nhân nào trực thuộc doanh nghiệp trên một Dòng thời gian duy nhất.
  • Phiếu ghi hỗ trợ (Tickets): Tiếp nhận và xử lý các yêu cầu bảo hành, bảo trì kỹ thuật từ phía doanh nghiệp đối tác.

Hồ sơ Doanh nghiệp 360 độ Tổng hợp cơ hội, đơn hàng và dòng thời gian tương tác trên một màn hình duy nhất.

VI. Bảng Xử lý Sự cố Thường gặp (Troubleshooting)

Hiện tượng Nguyên nhân Hướng dẫn khắc phục
Không lưu được công ty mới Chưa nhập trường bắt buộc (Tên công ty) hoặc Mã số thuế bị nhập trùng với một công ty đã có. Kiểm tra các trường có dấu * đỏ và kiểm tra lại Mã số thuế trên thanh tìm kiếm xem doanh nghiệp đã tồn tại chưa.
Gắn người liên hệ vào công ty nhưng không hiển thị Người liên hệ đó đang được gắn với một công ty khác trong hệ thống. Một Contact cá nhân chỉ trực thuộc 1 Doanh nghiệp chính; hãy gỡ liên kết công ty cũ trước khi gắn vào công ty mới.
Không tìm thấy Doanh nghiệp khi tạo Đơn hàng Doanh nghiệp đó đang ở trạng thái Tạm ẩn hoặc bạn không có quyền xem khách hàng của nhân viên khác. Kiểm tra phân quyền truy cập theo vai trò hoặc liên hệ Quản trị viên để phân quyền xem doanh nghiệp.

VII. Câu hỏi thường gặp (FAQs)

  • Q: Một Khách hàng cá nhân có thể thuộc nhiều Doanh nghiệp khác nhau không?
    • A: Trong cấu hình mặc định, mỗi Contact gắn với 1 Doanh nghiệp đại diện chính để đảm bảo thống nhất công nợ và xuất hóa đơn. Trường hợp một cá nhân là cố vấn/đại diện cho nhiều công ty, bạn có thể ghi nhận các công ty phụ trong trường Ghi chú hoặc trường tùy chỉnh Công ty liên kết.
  • Q: Có thể nhập danh sách Doanh nghiệp hàng loạt từ file Excel không?
    • A: Có. Tính năng Nhập file (Import) hỗ trợ tải lên file Excel chứa danh sách công ty kèm Mã số thuế, địa chỉ và tự động tạo mới doanh nghiệp hàng loạt.