Cẩm nang Tổng hợp: Quản lý Khách hàng cá nhân (Full Reference Guide)
Bối cảnh & Giá trị: Module Cá nhân (Contact) trong hệ sinh thái UCALL CRM là trung tâm dữ liệu khách hàng 360 độ. Tính năng giúp doanh nghiệp hợp nhất toàn bộ thông tin định danh, theo dõi lịch sử tương tác đa kênh (Callbot AI, Telesale, Email, Zalo/SMS), liên kết trực tiếp với các thực thể kinh doanh (Đơn hàng, Cơ hội, Công việc, Lịch hẹn, Phiếu ghi, Công ty) và tự động hóa quy trình phân bổ, chăm sóc khách hàng.
I. Tổng quan & Các trường hợp sử dụng phổ biến (Use Cases)
Trong hệ thống UCALL CRM, khách hàng được phân định thành 2 nhóm đối tượng:
- Khách hàng Cá nhân (Contact): Người liên hệ cụ thể với số điện thoại, email, chức vụ và hành vi tương tác riêng.
- Khách hàng Doanh nghiệp (Enterprise): Pháp nhân công ty, tổ chức mà một hoặc nhiều khách hàng cá nhân trực thuộc (mô hình B2B).
Các trường hợp ứng dụng thực tế:
- Chiến dịch Tiếp cận Tự động (Outbound Campaign Integration): Lọc danh sách khách hàng tiềm năng theo tiêu chí nâng cao để đưa trực tiếp vào chiến dịch Callbot AI (gọi tự động hàng loạt bằng giọng nói AI) hoặc phân bổ cho đội ngũ Telesale gọi điện thủ công.
- Góc nhìn Khách hàng 360° (Customer 360 Lifecycle): Nhân viên kinh doanh và chăm sóc khách hàng xem trọn vẹn lịch sử trao đổi, file ghi âm cuộc gọi, ghi chú, đơn hàng và tiến độ xử lý trên một màn hình duy nhất.
- Tùy biến Không gian làm việc (Custom Views & Workspaces): Mỗi nhóm làm việc (Marketing, Sales, Chăm sóc khách hàng) thiết lập và lưu các Chế độ xem (View) riêng biệt theo trạng thái phễu hoặc nhân viên phụ trách.
- Bảo vệ Dữ liệu Doanh nghiệp: Ngăn ngừa việc thất thoát khách hàng tiềm năng bằng cơ chế tự động phân chia lead và tự động thu hồi lead về kho chung nếu nhân viên không tương tác.
[!IMPORTANT] CẢNH BÁO AN TOÀN DỮ LIỆU: Thao tác Xóa khách hàng là hành động xóa vĩnh viễn và KHÔNG THỂ KHÔI PHỤC. Toàn bộ dữ liệu gắn liền gồm lịch sử cuộc gọi, file ghi âm, ghi chú, đơn hàng và tiến trình liên quan sẽ bị xóa khỏi hệ thống. Vui lòng cân nhắc chuyển trạng thái khách hàng sang “Không tiềm năng” thay vì xóa.
II. Hướng dẫn Màn hình Danh sách Khách hàng (Contact List)
Đường dẫn truy cập: Từ thanh điều hướng bên trái, chọn Khách hàng > Cá nhân (Đường dẫn: /dashboard/<mã_công_ty>/contacts/contact).
Giao diện danh sách khách hàng cá nhân với hệ thống View tabs, bộ lọc và bảng dữ liệu tương tác.
1. Quản lý Chế độ xem (Views) & Phân quyền View
Hệ thống cho phép lưu lại cấu hình bộ lọc, thứ tự sắp xếp và các cột hiển thị thành từng tab Chế độ xem riêng biệt.
a. Tạo chế độ xem mới
- Trên thanh tab Chế độ xem (phía trên bảng danh sách), bấm vào biểu tượng
+Thêm chế độ xem. - Trong cửa sổ Đặt tên chế độ xem, cấu hình các thông tin:
- Tên chế độ xem: Điền tên gợi nhớ (Ví dụ: “Lead mới chưa liên hệ”, “Khách hàng VIP miền Bắc”, “Cần gọi lại”).
- Kiểu chế độ xem: Chọn Danh sách (List view) hoặc Kanban (Kanban view).
- Phân quyền truy cập:
- Công khai (Public): Toàn bộ nhân viên trong tổ chức đều xem và sử dụng được view này.
- Riêng tư (Private): Chỉ duy nhất tài khoản của bạn nhìn thấy và sử dụng.
- Theo vai trò / Phòng ban (Role-based): Chỉ chia sẻ cho các nhóm người dùng cụ thể.
- Bấm Lưu lại để tạo tab mới.
b. Lưu và quản lý cấu hình View
- Sau khi thay đổi bộ lọc, thứ tự sắp xếp hoặc cột hiển thị trên tab hiện tại, hệ thống sẽ xuất hiện nút Lưu chế độ xem. Bấm nút này để cập nhật vĩnh viễn các điều kiện vào view.
- Bấm vào biểu tượng mũi tên hoặc
···(Ba chấm) cạnh tên tab để:- Đổi tên chế độ xem: Cập nhật lại tên tab.
- Sao chép chế độ xem: Nhân bản nhanh cấu hình view thành một tab mới.
- Cấu hình chế độ xem: Điều chỉnh lại quyền truy cập hoặc đổi kiểu hiển thị.
- Xóa chế độ xem: Xóa tab (chỉ xóa cấu hình hiển thị, không làm mất dữ liệu khách hàng).
2. Bộ lọc Nhanh & Bộ lọc Nâng cao (Advanced Filter)
a. Bộ lọc nhanh trên thanh công cụ
- Ô tìm kiếm: Nhập Họ tên, Số điện thoại, Email hoặc Mã khách hàng để tra cứu tức thì.
- Bộ lọc phân loại: Lọc nhanh theo Danh sách liên hệ, Hành trình khách hàng, Nhãn dán (Tag), Nhân viên phụ trách, Nhân viên hỗ trợ, Thời gian khởi tạo.
b. Thiết lập Bộ lọc nâng cao (Đa điều kiện AND/OR)
- Bấm nút Lọc nâng cao trên thanh công cụ.
Giao diện thiết lập bộ lọc nâng cao với các toán tử so sánh logic.
- Bấm
+Thêm điều kiện:- Trường dữ liệu: Chọn bất kỳ trường mặc định hoặc trường tùy chỉnh nào (Tên khách hàng, SĐT, Tỉnh/Thành, Doanh thu, Ngày tạo…).
- Toán tử so sánh: Bằng, Không bằng, Chứa, Không chứa, Bắt đầu bằng, Trong khoảng, Đã có dữ liệu, Chưa có dữ liệu.
- Giá trị cần lọc: Nhập văn bản hoặc chọn giá trị từ danh sách.
- Ghép nối các điều kiện bằng logic:
- VÀ (AND): Khách hàng phải thỏa mãn đồng thời tất cả các tiêu chí.
- HOẶC (OR): Khách hàng chỉ cần thỏa mãn một trong các tiêu chí.
- Bấm Áp dụng để hiển thị kết quả trên bảng.
3. Tùy chỉnh Cột hiển thị & Sắp xếp (Sort & Columns)
a. Tùy chỉnh cột hiển thị
- Bấm biểu tượng Bánh răng / Cài đặt cột ở góc trên bên phải bảng dữ liệu.
- Tích chọn các cột thông tin cần hiển thị, hoặc bỏ tích các cột không cần thiết.
- Giữ và kéo biểu tượng
⋮⋮cạnh tên trường để thay đổi thứ tự hiển thị của các cột từ trái sang phải. - Ghim cột (Freeze): Chọn ghim cố định các cột nhận diện quan trọng (như Cột chọn, Tên khách hàng, Số điện thoại) để khi cuộn ngang màn hình, thông tin này vẫn luôn hiển thị.
- Bấm Áp dụng.
b. Sắp xếp thứ tự dữ liệu (Sorting)
- Bấm trực tiếp vào tiêu đề cột trên bảng để đảo chiều sắp xếp: Tăng dần (A-Z, 0-9) hoặc Giảm dần (Z-A, 9-0).
- Hoặc bấm nút Sắp xếp trên thanh công cụ để cấu hình sắp xếp đa tầng (Ví dụ: Ưu tiên sắp xếp theo Thời gian cập nhật gần nhất, sau đó đến Tên khách hàng).
4. Chỉnh sửa Trực tiếp trên Bảng (Inline Edit) & Tự động lưu (Autosave)
UCALL hỗ trợ tính năng biên tập dữ liệu siêu tốc theo phong cách bảng tính:
a. Thao tác sửa trực tiếp (Inline Edit)
- Nhấp đúp chuột (hoặc nhấp vào ô dữ liệu) tại bất kỳ ô nào trên bảng (Tên, SĐT, Email, Người phụ trách, Hành trình, Ghi chú…).
- Nhập giá trị mới hoặc chọn từ danh sách thả xuống.
- Nhấn phím Enter hoặc nhấp chuột ra ngoài ô để hoàn tất.
b. Cấu hình Tự động lưu (Autosave Mode)
Tại góc trên bên phải bảng có công tắc Tự động lưu (Autosave):
- Trạng thái BẬT (On): Dữ liệu được gửi lên máy chủ và lưu lại ngay lập tức khi bạn hoàn tất chỉnh sửa ô. Chế độ này phù hợp khi cần thao tác nhanh từng bản ghi đơn lẻ.
- Trạng thái TẮT (Off): Các ô sau khi sửa sẽ hiển thị viền nổi bật (Pending changes). Dữ liệu chỉ được cập nhật chính thức khi bạn bấm nút Lưu thay đổi trên thanh thông báo màu vàng phía trên. Chế độ này an toàn khi bạn cần rà soát sửa đổi hàng loạt ô trước khi áp dụng.
5. Thao tác Nhanh trên từng Dòng (Row Actions)
Tại mỗi dòng khách hàng, di chuột sang các cột thao tác để thực hiện:
- Gọi điện 1-click (Click-to-Call): Bấm biểu tượng 📞 Điện thoại. Hệ thống sẽ kích hoạt bàn phím ảo (Softphone) hoặc tổng đài VoIP tích hợp để quay số trực tiếp đến khách hàng mà nhân viên không cần bấm số thủ công.
- Ghi chú nhanh (Quick Note): Bấm biểu tượng 📝 Ghi chú để mở cửa sổ popover, nhập nhanh nội dung trao đổi vừa diễn ra và lưu lại vào nhật ký khách hàng.
- Xem chi tiết: Bấm trực tiếp vào tên khách hàng để mở màn hình chi tiết 360 độ.
III. Thao tác Hàng loạt trên Danh sách (Bulk Actions)
Khi bạn tích chọn từ 2 khách hàng trở lên (hoặc tích ô vuông trên cùng của tiêu đề cột để chọn toàn bộ trang), Thanh công cụ hàng loạt sẽ tự động xuất hiện:
Thanh công cụ hàng loạt xuất hiện khi tích chọn nhiều khách hàng.
Các thao tác mở rộng: Thêm vào Callbot, Telesale, Gửi Email, Danh sách tĩnh.
1. Sửa hàng loạt (Bulk Edit)
Cho phép đồng bộ cập nhật một hoặc nhiều trường dữ liệu cho hàng loạt khách hàng cùng lúc:
Hộp thoại Sửa hàng loạt cho phép chọn trường và cập nhật đồng thời.
- Bấm nút Sửa hàng loạt.
- Chọn trường thông tin cần cập nhật (Ví dụ: Nhân viên phụ trách, Hành trình khách hàng, Nguồn lead, Nhãn dán).
- Nhập hoặc chọn giá trị mới cần áp dụng.
- Bấm Xác nhận cập nhật. Hệ thống sẽ xử lý ngầm và thông báo kết quả khi hoàn tất.
2. Thêm khách hàng vào Chiến dịch Callbot AI
Đưa tập khách hàng được chọn vào kịch bản gọi tự động bằng giọng nói AI:
- Bấm Thao tác khác > chọn Thêm vào chiến dịch Callbot.
- Chọn Chiến dịch Callbot đích (đã tạo sẵn trong module Callbot).
- Chọn tùy chọn xử lý trùng lặp: Bỏ qua nếu số điện thoại đã có trong chiến dịch hoặc Cho phép gọi lại.
- Bấm Thêm vào chiến dịch. Danh sách số điện thoại sẽ lập tức được nạp vào hàng đợi gọi của bot.
3. Thêm khách hàng vào Chiến dịch Telesale
Phân bổ danh sách khách hàng cho nhân viên gọi điện thủ công:
- Bấm Thao tác khác > chọn Thêm vào chiến dịch Telesale.
- Chọn Chiến dịch Telesale tương ứng.
- Chọn hình thức phân chia lead cho nhân viên trực thuộc chiến dịch: Chia đều (Round-Robin) hoặc Giữ nguyên người phụ trách hiện tại.
- Bấm Xác nhận.
4. Gửi Email Hàng loạt
- Bấm nút Gửi Email.
- Chọn Hòm thư gửi đi (Hòm mail công ty hoặc mail cá nhân đã kết nối).
- Chọn Mẫu Email (Template) có sẵn hoặc tự soạn thảo nội dung mới bằng trình biên tập Rich-text.
- Sử dụng các thẻ biến động (Merge tags) như
{contact_name},{company_name},{phone}để cá nhân hóa nội dung cho từng người nhận. - Bấm Gửi ngay hoặc Lên lịch gửi.
5. Thêm vào Danh sách Tĩnh (Static List)
Danh sách tĩnh là tập hợp các khách hàng được gom cố định theo một đợt sự kiện, hội thảo hoặc tệp remarketing cụ thể:
- Bấm Thao tác khác > chọn Thêm vào danh sách tĩnh.
- Chọn danh sách tĩnh có sẵn hoặc bấm Tạo danh sách tĩnh mới.
- Bấm Lưu.
6. Xóa Dữ liệu Hàng loạt & Cảnh báo Bảo mật
- Bấm nút Xóa (Icon thùng rác màu đỏ).
- Hệ thống sẽ hiển thị hộp thoại cảnh báo:
⚠️ “Cảnh báo: Bạn đang thực hiện xóa vĩnh viễn [X] khách hàng. Toàn bộ dữ liệu tương tác, cuộc gọi, ghi chú và liên kết sẽ bị xóa khỏi hệ thống và KHÔNG THỂ KHÔI PHỤC. Bạn có chắc chắn muốn tiếp tục?”
- Bấm Xác nhận xóa để thực thi. Hành động này được ghi nhận vào Nhật ký hoạt động của Quản trị viên (Audit Log).
IV. Màn hình Chi tiết Khách hàng 360° (Contact Detail View)
Khi bấm vào tên của một khách hàng trên bảng danh sách, hệ thống chuyển hướng đến trang chi tiết toàn diện:
Bố cục 3 cột toàn diện: Hồ sơ khách hàng (trái), Nhật ký tương tác & Dòng thời gian (giữa), Thực thể kinh doanh liên kết (phải).
1. Cột Trái: Hồ sơ Khách hàng (Customer Profile)
- Chỉnh sửa thông tin trực tiếp: Di chuột vào từng trường dữ liệu (Họ tên, SĐT, Email, Địa chỉ, Chức vụ, Nguồn lead) để sửa trực tiếp mà không cần mở popup.
- Cập nhật Hành trình khách hàng: Chuyển đổi trạng thái phễu (Mới đăng ký, Đang tư vấn, Báo giá, Đã chốt, Không tiềm năng).
- Gán Nhãn dán (Tags): Gắn nhãn màu sắc để phân loại nhóm hành vi (Ví dụ:
#Khách_VIP,#Quan_tâm_AI,#Hội_thảo_T9). - Đổi Người phụ trách: Chuyển giao quyền chăm sóc khách hàng cho nhân sự khác kèm tùy chọn chuyển giao toàn bộ công việc và lịch hẹn chưa hoàn thành.
2. Cột Giữa: Nhật ký Hoạt động & Dòng thời gian (Timeline)
a. Thêm Ghi chú (Note)
- Chọn tab Ghi chú trên thanh công cụ giữa.
- Nhập nội dung trao đổi, đính kèm file (PDF, Word, Ảnh), định dạng văn bản in đậm/gạch đầu dòng.
- Gõ
@Tên_đồng_nghiệpđể nhắc nhở và gửi thông báo trực tiếp cho nhân sự liên quan. - Bấm Lưu ghi chú. Ghi chú sẽ được ghim vào dòng thời gian theo đúng mốc giờ thực hiện.
b. Gọi điện trực tiếp (Click-to-Call) & Nghe lại ghi âm
- Chọn tab Cuộc gọi hoặc bấm icon điện thoại tại tiêu đề hồ sơ.
- Chọn đầu số gọi ra (Hotline / Máy nhánh tổng đài).
- Trong khi đàm thoại, nhân viên có thể ghi chép tóm tắt nội dung cuộc gọi trực tiếp trên form.
- Sau khi gác máy, hệ thống tự động lưu trữ:
- Trạng thái cuộc gọi (Thành công, Bận máy, Không nhấc máy).
- Thời lượng đàm thoại thực tế.
- File ghi âm cuộc gọi (cho phép nghe lại trực tiếp trên trình duyệt hoặc tải về).
c. Dòng thời gian tương tác (Activity Timeline)
- Hiển thị toàn bộ sự kiện theo thứ tự thời gian đảo ngược (mới nhất ở trên cùng).
- Tích hợp bộ lọc dòng thời gian: Cho phép chỉ hiển thị riêng lẻ Cuộc gọi, Ghi chú, Email, hoặc Lịch sử thay đổi hệ thống.
3. Cột Phải: Quản lý các Thực thể Liên kết (Related Entities)
Phía bên phải màn hình chi tiết là nơi liên kết khách hàng với toàn bộ chu trình kinh doanh:
a. Tạo Công việc (Task)
- Mục đích: Giao việc cần làm liên quan đến khách hàng (Ví dụ: “Gửi báo giá trước 17h”, “Gọi lại chốt hợp đồng”).
- Thao tác: Bấm
+Thêm tại mục Công việc > Nhập Tiêu đề, Hạn chót (Deadline), Mức độ ưu tiên (Thấp / Trung bình / Cao), Người thực hiện > Bấm Lưu.
b. Tạo Lịch hẹn (Appointment)
- Mục đích: Lên lịch họp trực tiếp hoặc hẹn gặp online qua Google Meet/Zoom.
- Thao tác: Bấm
+Thêm tại mục Lịch hẹn > Chọn Thời gian bắt đầu - kết thúc, Địa điểm/Link họp, Nội dung cuộc họp, Thành viên tham gia > Bấm Lưu. Hệ thống hỗ trợ gửi thông báo nhắc hẹn trước giờ G.
c. Tạo Đơn hàng (Order)
- Mục đích: Khởi tạo đơn mua sản phẩm/dịch vụ trực tiếp từ hồ sơ khách hàng.
- Thao tác: Bấm
+Thêm tại mục Đơn hàng > Chọn Sản phẩm trong kho, Số lượng, Đơn giá, Áp dụng chiết khấu/Mã giảm giá, Chọn Phương thức thanh toán và Đơn vị vận chuyển > Bấm Tạo đơn hàng.
d. Tạo Cơ hội Bán hàng (Deal / Opportunity)
- Mục đích: Đưa khách hàng vào quy trình phễu bán hàng (Sales Pipeline) để quản trị doanh thu dự kiến.
- Thao tác: Bấm
+Thêm tại mục Cơ hội > Nhập Tên cơ hội, Chọn Quy trình bán hàng (Pipeline), Giai đoạn hiện tại (Tiếp cận -> Demo -> Báo giá -> Đàm phán), Giá trị cơ hội (VND), Ngày kỳ vọng chốt > Bấm Lưu.
e. Tạo Phiếu ghi Hỗ trợ (Ticket)
- Mục đích: Ghi nhận khiếu nại, phản ánh chất lượng dịch vụ hoặc yêu cầu hỗ trợ kỹ thuật từ khách hàng.
- Thao tác: Bấm
+Thêm tại mục Phiếu ghi > Nhập Tiêu đề sự cố, Phân loại nhóm lỗi, Mức độ khẩn cấp (SLA), Nhân sự chịu trách nhiệm xử lý > Bấm Tạo phiếu ghi.
f. Tạo & Liên kết Doanh nghiệp (Company)
- Mục đích: Dành cho mô hình kinh doanh B2B; gắn khách hàng cá nhân này vào pháp nhân doanh nghiệp tương ứng.
- Thao tác: Bấm
+Thêm tại mục Công ty > Tìm kiếm công ty có sẵn trên hệ thống hoặc bấm Tạo công ty mới (Nhập Tên công ty, Mã số thuế, Website, Quy mô). Sau khi gắn, khách hàng sẽ giữ vai trò người liên hệ (Contact Person) của công ty đó.
V. Cấu hình Hệ thống & Trường Dữ liệu Tùy chỉnh (Custom Fields)
Hệ thống cho phép mở rộng các trường thông tin không giới hạn để phù hợp với từng ngành nghề kinh doanh đặc thù (Bất động sản, Giáo dục, Y tế, Tài chính, Bán lẻ,…).
Đường dẫn truy cập: Bấm biểu tượng ⚙ Cài đặt ở góc trên bên phải thanh Header > chọn Cài đặt dữ liệu > Khách hàng (Đường dẫn: /dashboard/<mã_công_ty>/settings/general/customer).
Giao diện quản lý danh sách các trường dữ liệu tùy chỉnh của Khách hàng.
1. Bảng 17 Kiểu Dữ liệu Được Hỗ trợ
Khi bấm nút + Thêm mới, hệ thống cung cấp 17 kiểu dữ liệu chuyên sâu:
Hộp thoại cấu hình trường dữ liệu tùy chỉnh với tên trường, nhóm dữ liệu và kiểu nhập liệu.
| STT | Kiểu dữ liệu | Mô tả chi tiết & Ví dụ ứng dụng |
|---|---|---|
| 1 | Nhập chữ (Single-line text) | Chuỗi ký tự ngắn: Họ tên phụ, Mã số CCCD, Biển số xe. |
| 2 | Đoạn văn (Paragraph text) | Văn bản dài nhiều dòng: Ghi chú đặc biệt, Yêu cầu kỹ thuật. |
| 3 | Văn bản có định dạng (Rich text) | Văn bản hỗ trợ định dạng in đậm, nghiêng, màu chữ, danh sách gạch đầu dòng. |
| 4 | Định dạng chuẩn hòm thư điện tử, có kiểm tra cú pháp hợp lệ. | |
| 5 | Số điện thoại (Phone) | Chuẩn hóa số điện thoại, tích hợp click để gọi trực tiếp. |
| 6 | Địa chỉ URL | Đường dẫn website, link Facebook cá nhân, link hồ sơ mạng xã hội. |
| 7 | File đính kèm | Cho phép tải lên tệp tài liệu: Hợp đồng PDF, ảnh CCCD, hồ sơ năng lực. |
| 8 | Số nguyên (Integer) | Số nguyên không dấu phẩy: Số lượng con cái, Năm sinh, Số chi nhánh. |
| 9 | Số thập phân (Decimal) | Số có dấu thập phân: Chiều cao, cân nặng, điểm đánh giá tín nhiệm. |
| 10 | Phần trăm (Percentage) | Định dạng tỷ lệ phần trăm (0% - 100%): Tỷ lệ chiết khấu riêng, Tỷ lệ hoa hồng. |
| 11 | Ngày (Date) | Ngày tháng năm: Ngày sinh nhật, Ngày cấp phép kinh doanh. |
| 12 | Ngày & Giờ (Date & Time) | Mốc thời gian chính xác: Giờ hẹn nhận nhà, Thời điểm tiếp cận gần nhất. |
| 13 | Thời lượng (Duration) | Khoảng thời gian: Thời gian dùng thử sản phẩm (Số giờ/phút). |
| 14 | Chọn một (Single select) | Danh sách thả xuống chỉ được chọn 1 giá trị: Giới tính, Tình trạng hôn nhân. |
| 15 | Chọn nhiều (Multi select) | Danh sách chọn nhiều nhãn: Sở thích, Kênh quan tâm, Nhu cầu sản phẩm. |
| 16 | Một tài khoản (Single User) | Chọn 1 nhân viên trong tổ chức: Người phê duyệt, Quản lý trực tiếp. |
| 17 | Nhiều tài khoản (Multiple Users) | Chọn nhiều nhân viên: Nhóm nhân sự hỗ trợ dự án. |
2. Thuộc tính Điều khiển Trường Dữ liệu
Mỗi trường dữ liệu có 4 thuộc tính cấu hình quan trọng:
- Có sử dụng (Allow in form): Bật để kích hoạt trường trên hệ thống; tắt để tạm ẩn mà không làm mất dữ liệu lịch sử.
- Có bắt buộc (Is must fill): Buộc người dùng phải nhập thông tin này mới được phép lưu khách hàng mới.
- Hiển thị ở bảng (Default in table): Tự động xuất hiện làm một cột mặc định trên bảng danh sách khách hàng.
- Hiển thị ở Kanban (Default in Kanban): Hiển thị trường thông tin này trực tiếp trên mặt thẻ ở chế độ xem Kanban.
3. Cấu hình Tự động Phân công & Thu hồi Khách hàng
Tại tab Cấu hình trong trang Cài đặt Khách hàng:
- Quy tắc Phân công Lead tự động (Auto-assignment): Thiết lập cơ chế tự động chia khách hàng mới từ Web form, Facebook Lead Ads, Google Ads hoặc API cho đội ngũ Sales theo hình thức Xoay vòng (Round-Robin) hoặc Theo tỷ lệ phần trăm phân bổ.
- Cơ chế Thu hồi Khách hàng (Lead Recycling): Nếu nhân viên phụ trách không phát sinh tương tác (không gọi điện, không có ghi chú mới) sau khoảng thời gian quy định (Ví dụ: 3 ngày), hệ thống tự động thu hồi khách hàng về “Kho chung” để phân bổ cho nhân viên khác, tránh bỏ quên khách hàng tiềm năng.
VI. Tính năng Mở rộng: Nhập & Xuất Dữ liệu (Import / Export)
1. Quy trình Nhập Khách hàng từ Excel/CSV (Import Wizard)
Truy cập: Từ danh sách khách hàng > Bấm nút Nhập file (Đường dẫn: /dashboard/<mã_công_ty>/contacts/import).
Quy trình nhập liệu chuẩn gồm 3 bước:
- Bước 1 - Tải file lên (Upload file):
- Hỗ trợ định dạng
.xlsx,.xls,.csv(dung lượng tối đa 20MB). - Bấm Tải file mẫu để tải template chuẩn của hệ thống về máy tính.
- Chọn Danh sách khách hàng mục tiêu để nạp dữ liệu vào.
- Hỗ trợ định dạng
- Bước 2 - Ghép nối trường dữ liệu (Column Mapping):
- Hệ thống tự động nhận diện cột hoặc cho phép bạn tự ghép nối cột trong Excel với các trường tương ứng trên UCALL (Tên, SĐT, Email, Tỉnh thành, Ghi chú…).
- Bước 3 - Cấu hình kiểm tra trùng lặp (Duplicate Resolution):
- Tiêu chí kiểm tra trùng: Theo Số điện thoại hoặc Email.
- Hành vi xử lý:
- Bỏ qua bản ghi trùng: Giữ nguyên dữ liệu cũ, không nhập bản ghi trùng.
- Cập nhật đè thông tin mới: Giữ số điện thoại nhưng ghi đè các thông tin mới từ file Excel vào khách hàng cũ.
- Cho phép tạo trùng: Vẫn tạo khách hàng mới dù trùng số điện thoại.
- Bấm Hoàn tất để tiến hành nhập dữ liệu và nhận báo cáo kết quả (Số bản ghi thành công / thất bại).
2. Xuất Dữ liệu ra File Excel (Export)
- Trên bảng danh sách, sử dụng bộ lọc để lọc ra tập khách hàng cần xuất (hoặc tích chọn các dòng cụ thể).
- Bấm nút Xuất file trên thanh công cụ.
- Chọn các trường thông tin cần xuất ra file.
- Bấm Tải xuống. File Excel sẽ được tạo và tải về máy tính của bạn.
VII. Bảng Xử lý Sự cố Thường gặp (Troubleshooting)
| Vấn đề / Thông báo lỗi | Nguyên nhân cốt lõi | Hướng dẫn khắc phục cụ thể |
|---|---|---|
| Không bấm được nút Gọi điện (Click-to-Call) | Chưa đăng ký tài khoản tổng đài VoIP hoặc máy nhánh (Extension) của nhân viên đang ở trạng thái Offline. | Kiểm tra biểu tượng bàn phím tổng đài góc màn hình, đăng nhập lại máy nhánh SIP hoặc liên hệ Quản trị viên để cấp quyền nghe gọi. |
| Dữ liệu sửa trên bảng không được lưu lại | Nút gạt Tự động lưu (Autosave) đang TẮT và bạn chưa bấm nút “Lưu thay đổi”. | Bật công tắc Tự động lưu ở góc phải bảng, hoặc kiểm tra thanh thông báo màu vàng phía trên để bấm nút Lưu thay đổi. |
| Không thể xóa khách hàng | Tài khoản của bạn không được cấp quyền Xóa trong phân quyền vai trò (Role Permission). | Liên hệ Quản trị viên của tổ chức để mở quyền “Xóa dữ liệu khách hàng” trong phần Cài đặt phân quyền thành viên. |
| Không thêm được khách hàng vào Callbot | Khách hàng không có số điện thoại hợp lệ hoặc chiến dịch Callbot đã dừng hoạt động. | Kiểm tra định dạng số điện thoại của khách hàng; đảm bảo chiến dịch Callbot đích đang ở trạng thái Đang chạy (Running). |
| Báo lỗi khi nhập file Excel (Import Failed) | Tiêu đề cột trong file Excel không khớp với cấu hình mapping hoặc file chứa ký tự đặc biệt/số điện thoại sai định dạng. | Tải lại file mẫu tiêu chuẩn từ hệ thống, sao chép dữ liệu vào đúng các cột và kiểm tra định dạng số điện thoại trước khi upload lại. |
VIII. Câu hỏi thường gặp (FAQs)
- Q: Nếu lỡ bấm xóa nhầm khách hàng thì có thể khôi phục lại từ Thùng rác không?
- A: Hoàn toàn không. Hệ thống UCALL thực hiện cơ chế xóa dứt điểm để bảo vệ tính đồng nhất dữ liệu và quyền riêng tư. Khi đã xác nhận xóa, toàn bộ dữ liệu tương tác, cuộc gọi, ghi chú sẽ bị loại bỏ vĩnh viễn và không thể khôi phục.
- Q: Một khách hàng có thể liên kết với nhiều Đơn hàng và Cơ hội bán hàng không?
- A: Có. Khách hàng có quan hệ 1-N (Một - Nhiều) với Đơn hàng, Cơ hội, Công việc và Phiếu ghi. Bạn có thể tạo không giới hạn các giao dịch liên quan trong suốt vòng đời của khách hàng.
- Q: Có thể phân quyền cho nhân viên chỉ xem được khách hàng do chính họ phụ trách không?
- A: Có. Trong phần Cài đặt phân quyền thành viên, Quản trị viên có thể thiết lập quyền xem dữ liệu theo phạm vi: Toàn bộ công ty, Theo phòng ban/nhóm, hoặc Chỉ khách hàng được phân công phụ trách.
- Q: Khi thêm khách hàng vào chiến dịch Callbot, bot có tự động gọi ngay lập tức không?
- A: Thời điểm gọi phụ thuộc vào cấu hình của Chiến dịch Callbot đó (ví dụ: khung giờ gọi cho phép từ 8:00 - 18:00). Nếu chiến dịch đang chạy và nằm trong khung giờ làm việc, bot sẽ lập tức đưa số điện thoại vào hàng đợi gọi tự động.
- Q: Khách hàng Cá nhân khác gì với Khách hàng Doanh nghiệp?
- A: Khách hàng Cá nhân là một con người cụ thể với số điện thoại và email cá nhân. Khách hàng Doanh nghiệp là một pháp nhân công ty. Trong mô hình B2B, bạn có thể tạo một Công ty và gắn nhiều Khách hàng Cá nhân vào công ty đó với các chức vụ tương ứng (Giám đốc, Kế toán, Trưởng phòng thu mua…).