Hướng dẫn sử dụng: Cấu hình Trường Dữ liệu & Quy tắc Phân bổ Lead
Mục tiêu: Hướng dẫn Quản trị viên và người quản lý thiết lập các trường thông tin tùy chỉnh (Custom Fields) phù hợp với đặc thù kinh doanh của từng doanh nghiệp (Bất động sản, Giáo dục, Y tế, Bán lẻ,…), đồng thời cấu hình cơ chế tự động chia lead và thu hồi lead về kho chung.
I. Hướng dẫn Tạo mới Trường Dữ liệu Tùy chỉnh (Từng bước có ảnh minh họa)
Hệ thống UCALL / Adahub cho phép mở rộng không giới hạn các trường dữ liệu để thu thập mọi thông tin cần thiết về khách hàng mà các trường mặc định chưa đáp ứng.
Bước 1: Truy cập Cài đặt Dữ liệu Khách hàng
- Bấm vào biểu tượng ⚙ Cài đặt ở góc trên bên phải thanh Header.
- Tại menu bên trái, chọn Cài đặt dữ liệu > chọn Khách hàng (Đường dẫn:
/dashboard/<mã_công_ty>/settings/general/customer).
Bước 1: Vào Cài đặt > Cài đặt dữ liệu trên thanh điều hướng bên trái.
Bước 2: Mở danh sách quản lý trường dữ liệu Khách hàng
Hệ thống sẽ hiển thị toàn bộ danh sách các trường dữ liệu mặc định và trường tùy chỉnh đang có của đối tượng Khách hàng.
Bước 2: Danh sách các trường dữ liệu khách hàng với các cột thuộc tính.
Bước 3: Mở hộp thoại Thêm mới trường
Trên trang Quản lý trường dữ liệu Khách hàng, bấm vào nút + Thêm mới ở góc trên bên phải màn hình.
Bước 3: Hộp thoại Thêm mới trường dữ liệu với các mục điền tên và nhóm trường.
Bước 4: Cấu hình Kiểu Dữ liệu và Thuộc tính điều khiển
- Tên trường: Nhập tên trường hiển thị trên giao diện (Ví dụ: “Nhu cầu mua”, “Diện tích mong muốn”, “Ngân sách dự kiến”).
- Nhóm dữ liệu: Lựa chọn nhóm gom trường (Ví dụ: Thông tin cơ bản, Thông tin cá nhân, Thông tin bổ sung).
- Kiểu dữ liệu: Lựa chọn 1 trong 17 kiểu dữ liệu chuyên sâu phù hợp (xem bảng chi tiết bên dưới).
- Thiết lập 4 thuộc tính điều khiển trường:
- Có sử dụng (Allow in form): BẬT để trường xuất hiện trên form; TẮT để tạm ẩn mà không làm mất dữ liệu cũ.
- Có bắt buộc (Is must fill): Buộc người dùng phải nhập thông tin này mới được phép lưu khách hàng mới.
- Hiển thị ở bảng (Default in table): Tự động xuất hiện làm một cột trên bảng danh sách khách hàng.
- Hiển thị ở Kanban (Default in Kanban): Hiển thị trường thông tin này trực tiếp trên mặt thẻ ở chế độ xem Kanban.
- Bấm Lưu lại để kích hoạt trường mới.
Bước 4: Lựa chọn kiểu nhập liệu phù hợp và bật/tắt các thuộc tính điều khiển.
II. Bảng Tra cứu 17 Kiểu Dữ liệu Được Hỗ trợ
| STT | Kiểu dữ liệu | Đặc điểm kỹ thuật & Ứng dụng thực tế |
|---|---|---|
| 1 | Nhập chữ (Single-line text) | Chuỗi ký tự ngắn tối đa 255 ký tự: Họ tên phụ, Số CCCD, Biển số xe. |
| 2 | Đoạn văn (Paragraph text) | Văn bản dài nhiều dòng không định dạng: Yêu cầu riêng của khách hàng. |
| 3 | Văn bản có định dạng (Rich text) | Hỗ trợ in đậm, nghiêng, màu sắc, danh sách: Bản ghi chú chi tiết. |
| 4 | Tự động kiểm tra cú pháp hòm thư hợp lệ ([email protected]). |
|
| 5 | Số điện thoại (Phone) | Chuẩn hóa số điện thoại, tích hợp sẵn icon click để gọi điện. |
| 6 | Địa chỉ URL | Kiểm tra cú pháp liên kết web (http://, https://): Link Facebook, Website. |
| 7 | File đính kèm | Cho phép tải lên tệp tin: Hợp đồng PDF, file thiết kế, ảnh chụp giấy tờ. |
| 8 | Số nguyên (Integer) | Chỉ cho phép nhập số nguyên không dấu: Số lượng con cái, Năm sinh. |
| 9 | Số thập phân (Decimal) | Số có dấu phẩy/chấm thập phân: Điểm tín nhiệm, Chiều cao, Cân nặng. |
| 10 | Phần trăm (Percentage) | Tự động hiển thị ký hiệu % (0 - 100%): Tỷ lệ chiết khấu riêng. |
| 11 | Ngày (Date) | Bộ chọn ngày/tháng/năm: Ngày sinh nhật, Ngày cấp chứng chỉ. |
| 12 | Ngày & Giờ (Date & Time) | Chọn ngày và giờ chính xác: Giờ hẹn nhận bàn giao, Thời điểm tiếp cận. |
| 13 | Thời lượng (Duration) | Định dạng số giờ, phút hoặc giây: Thời gian dùng thử nghiệm. |
| 14 | Chọn một (Single select) | Danh sách thả xuống chỉ được chọn duy nhất 1 mục: Giới tính, Tình trạng hôn nhân. |
| 15 | Chọn nhiều (Multi select) | Danh sách cho phép chọn nhiều nhãn đồng thời: Sở thích, Kênh sản phẩm quan tâm. |
| 16 | Một tài khoản (Single User) | Chọn 1 nhân sự nội bộ trong công ty: Người phê duyệt, Quản lý phụ trách. |
| 17 | Nhiều tài khoản (Multiple Users) | Chọn nhiều nhân sự nội bộ: Đội ngũ nhân viên cùng hỗ trợ dự án. |
III. Cấu hình Tự động Phân công & Thu hồi Khách hàng
Tại màn hình Cài đặt Khách hàng, chuyển sang tab Cấu hình để thiết lập quy tắc vận hành lead tự động:
1. Quy tắc Phân công Lead tự động (Auto-assignment Rules)
- Mục đích: Khi có khách hàng mới đổ về từ Website, Form đăng ký, Facebook Lead Ads, Google Ads hoặc API, hệ thống sẽ tự động gán khách hàng cho nhân viên kinh doanh xử lý ngay lập tức mà không cần quản lý chia tay.
- Các phương thức phân bổ:
- Xoay vòng (Round-Robin): Lần lượt chia đều lead cho các nhân viên trong nhóm theo vòng tròn (Nhân viên A → B → C → A).
- Theo tỷ lệ phần trăm phân bổ: Chia lead theo năng lực của từng nhân sự (Ví dụ: Nhân viên Senior nhận 50%, Nhân viên Junior nhận 25%).
- Theo điều kiện lọc: Tự động chia lead miền Bắc cho nhóm Hà Nội, lead miền Nam cho nhóm TP.HCM.
2. Cơ chế Tự động Thu hồi Lead về Kho chung (Lead Recycling)
- Mục đích: Chống tình trạng nhân viên nhận lead nhưng bỏ quên, không liên hệ kịp thời, gây lãng phí chi phí marketing.
- Cơ chế hoạt động:
- Quản trị viên kích hoạt công tắc Tự động thu hồi khách hàng.
- Thiết lập điều kiện: “Nếu sau [X] ngày kể từ khi được phân công mà nhân viên không phát sinh bất kỳ tương tác nào (không có cuộc gọi kết nối, không có ghi chú mới)”.
- Hành vi hệ thống:
- Tự động hủy quyền phụ trách của nhân viên cũ.
- Thu hồi khách hàng về trạng thái “Chưa phân công” (Kho chung).
- Tự động gửi thông báo cho Quản lý hoặc tự động chia tiếp cho một nhân viên khác chăm sóc.
IV. Bảng Xử lý Sự cố Thường gặp (Troubleshooting)
| Vấn đề | Nguyên nhân | Hướng dẫn khắc phục |
|---|---|---|
| Không thấy trường mới tạo hiển thị trên form | Bạn chưa bật công tắc Có sử dụng (Allow in form) cho trường đó. | Vào lại trang Cài đặt trường dữ liệu, kiểm tra cột “Có sử dụng” và bật công tắc màu xanh. |
| Báo lỗi không cho lưu khách hàng mới | Có một trường dữ liệu đang bật thuộc tính Bắt buộc điền (Is must fill) nhưng bạn đang để trống. | Kiểm tra các trường có dấu sao đỏ * trên form và nhập đầy đủ thông tin trước khi lưu. |
| Lead mới không được tự động chia cho nhân viên | Nhân viên trong danh sách phân bổ đang ở trạng thái Tắt nhận lead hoặc danh sách phân công rỗng. | Kiểm tra tab Cấu hình phân công, đảm bảo danh sách nhân viên đang có ít nhất 1 người ở trạng thái hoạt động. |
V. Câu hỏi thường gặp (FAQs)
- Q: Xóa một trường dữ liệu tùy chỉnh thì dữ liệu cũ của khách hàng có bị mất không?
- A: Có. Nếu bạn xóa hoàn toàn trường dữ liệu, toàn bộ giá trị đã lưu trong trường đó ở tất cả khách hàng sẽ bị loại bỏ vĩnh viễn. Nếu chỉ muốn ẩn trường khỏi giao diện mà vẫn giữ dữ liệu, bạn chỉ cần TẮT công tắc Có sử dụng thay vì xóa trường.
- Q: Có thể đổi kiểu dữ liệu của một trường sau khi đã tạo không?
- A: Không khuyến khích. Việc thay đổi kiểu dữ liệu (ví dụ: từ Nhập chữ sang Số) có thể làm sai lệch dữ liệu đã nhập trước đó. Hãy tạo một trường mới với kiểu dữ liệu mong muốn nếu cần chuyển đổi.