Hướng dẫn sử dụng: Quản lý Khách hàng theo dạng Kanban (Kanban View)

Mục tiêu: Chế độ xem Kanban giúp trực quan hóa toàn bộ phễu khách hàng theo từng giai đoạn của hành trình mua hàng (Customer Journey). Đội ngũ kinh doanh và chăm sóc khách hàng có thể nắm bắt nhanh số lượng cơ hội, giá trị giao dịch kỳ vọng và dễ dàng cập nhật tiến trình bằng thao tác kéo thả thẻ trực quan.

I. Tổng quan Kiến trúc Bảng Kanban

Trong UCALL / Adahub CRM, bảng Kanban được tổ chức theo nguyên tắc:

  • Mỗi cột (Column): Tương ứng với một giai đoạn cụ thể trong phễu hành trình khách hàng.
  • Mỗi thẻ (Card): Tương ứng với một khách hàng cá nhân (Contact) với các trường thông tin nhận diện cốt lõi hiển thị trực tiếp trên mặt thẻ.

Các giai đoạn hành trình mua hàng tiêu chuẩn:

  1. Chưa xác định: Khách hàng mới được nạp vào hệ thống qua form, import hoặc API nhưng chưa được phân loại.
  2. Mới đăng ký (New Lead): Khách hàng vừa đăng ký quan tâm sản phẩm/dịch vụ, chờ liên hệ đầu tiên.
  3. Lead lạnh (Cold Lead): Đã liên hệ nhưng chưa phát sinh nhu cầu cấp thiết hoặc đang tham khảo thêm.
  4. Lead ấm (Warm Lead): Đã trao đổi, khách hàng có sự quan tâm rõ rệt và phản hồi tích cực.
  5. Lead nóng (Hot Lead): Đang trong giai đoạn tư vấn chuyên sâu, gửi báo giá hoặc chuẩn bị ký hợp đồng.
  6. Thanh toán / Đã chốt (Won): Khách hàng đã phát sinh đơn hàng thành công hoặc hoàn tất thanh toán.
  7. Khách hàng thân thiết (Loyal Customer): Khách hàng đã mua hàng nhiều lần, tham gia chương trình chăm sóc định kỳ.
  8. Không tiềm năng (Lost / Unqualified): Khách hàng sai thông tin, không có nhu cầu hoặc từ chối dịch vụ.

II. Hướng dẫn Thao tác trên Bảng Kanban

Đường dẫn truy cập: Từ màn hình Danh sách khách hàng (/dashboard/<mã_công_ty>/contacts/contact), nhấp vào tab Chế độ xem có định dạng Kanban, hoặc tạo một Chế độ xem mới với kiểu hiển thị là Kanban.

1. Kéo thả thẻ để cập nhật trạng thái (Drag & Drop)

  • Để chuyển khách hàng sang giai đoạn chăm sóc tiếp theo, bạn chỉ cần nhấp giữ chuột vào thẻ khách hàng và kéo sang cột mục tiêu, sau đó thả chuột.
  • Hệ thống sẽ tự động cập nhật trường Hành trình khách hàng ngay lập tức và ghi nhận lịch sử thay đổi vào Dòng thời gian (Timeline) của khách hàng đó.

[!TIP] Tự động kích hoạt hành động: Khi một thẻ được chuyển sang cột mới (Ví dụ từ “Lead ấm” sang “Lead nóng”), hệ thống có thể kết hợp với phân hệ Adaflow để tự động gửi thông báo cho Quản lý hoặc tạo công việc (Task) nhắc nhở gọi lại cho Sales.

2. Xem và chỉnh sửa thông tin nhanh từ Thẻ

Trên mỗi thẻ Contact, bạn có thể thực hiện:

  • Xem tóm tắt thông tin: Mặt thẻ hiển thị Họ tên, Số điện thoại, Email, Nhãn dán (Tag), Người phụ trách và Doanh thu tích lũy.
  • Mở màn hình chi tiết 360°: Bấm trực tiếp vào Họ tên khách hàng trên thẻ để mở giao diện chi tiết toàn diện.
  • Gọi điện 1-click: Bấm biểu tượng 📞 ngay trên thẻ để kích hoạt bàn phím tổng đài gọi ngay.

3. Tìm kiếm và Lọc dữ liệu trên Bảng Kanban

Tại thanh công cụ phía trên bảng Kanban:

  • Thanh tìm kiếm: Gõ tên, số điện thoại hoặc email để lọc các thẻ khớp điều kiện trên toàn bộ các cột.
  • Lọc theo Người phụ trách: Xem riêng các thẻ khách hàng thuộc quyền quản lý của cá nhân bạn hoặc một nhân viên cụ thể.
  • Lọc theo Danh sách liên hệ / Nhãn dán (Tags): Tập trung vào các phân khúc khách hàng mục tiêu cho từng chiến dịch.

4. Cấu hình các Trường thông tin hiển thị trên Mặt thẻ Kanban

Quản trị viên có thể tùy biến những trường thông tin nào được phép xuất hiện trên mặt thẻ:

  1. Vào Cài đặt > Cài đặt dữ liệu > Khách hàng (/settings/general/customer).
  2. Tìm đến trường dữ liệu mong muốn (Ví dụ: Nguồn lead, Ngân sách, Sản phẩm quan tâm).
  3. BẬT thuộc tính Hiển thị ở Kanban (Default in Kanban).
  4. Bấm Lưu. Ngay lập tức thông tin này sẽ xuất hiện trên mọi thẻ của bảng Kanban.

III. Bảng Xử lý Sự cố Thường gặp (Troubleshooting)

Hiện tượng Nguyên nhân Hướng dẫn khắc phục
Kéo thả thẻ sang cột khác nhưng thẻ tự nhảy về chỗ cũ Kết nối mạng bị gián đoạn hoặc tài khoản của bạn bị giới hạn quyền sửa trường Hành trình khách hàng. Kiểm tra kết nối mạng, tải lại trang hoặc liên hệ Quản trị viên để kiểm tra phân quyền vai trò (Role Permission).
Mặt thẻ không hiển thị trường dữ liệu mong muốn Trường dữ liệu đó chưa được kích hoạt tùy chọn Hiển thị ở Kanban. Truy cập Cài đặt dữ liệu Khách hàng, chỉnh sửa trường và bật công tắc Hiển thị ở Kanban.
Một số cột hành trình không hiển thị trên Kanban Chế độ xem hiện tại đang có bộ lọc loại trừ một số trạng thái hành trình nhất định. Kiểm tra bộ lọc nâng cao trên view hiện tại hoặc bấm Đặt lại bộ lọc.

IV. Câu hỏi thường gặp (FAQs)

  • Q: Có thể tạo thêm các cột hành trình mới trên Kanban không?
    • A: Có. Quản trị viên có thể tùy chỉnh danh sách các giai đoạn hành trình khách hàng trong phần Cài đặt danh mục / Hành trình khách hàng để phù hợp với phễu bán hàng đặc thù của doanh nghiệp.
  • Q: Một Chế độ xem có thể vừa là Danh sách vừa là Kanban không?
    • A: Mỗi tab Chế độ xem (View) được cố định một kiểu hiển thị (Danh sách hoặc Kanban) khi tạo. Tuy nhiên, bạn có thể dễ dàng tạo 2 tab song song (Ví dụ: “Khách hàng miền Bắc - Bảng” và “Khách hàng miền Bắc - Kanban”) dùng chung bộ lọc.