Hướng dẫn sử dụng: Màn hình Chi tiết Doanh nghiệp 360° (Detail View)

Mục tiêu: Cung cấp bức tranh toàn cảnh 360 độ về một khách hàng doanh nghiệp: Từ hồ sơ pháp nhân, lịch sử tương tác hợp nhất từ mọi nhân sự trực thuộc, các công cụ giao tiếp siêu tốc (Gọi điện, Gửi email, Ghi chú) cho đến mạng lưới Đối tượng liên kết (Liên hệ, Cơ hội, Đơn hàng, Phiếu ghi, Công việc, Lịch hẹn).

I. Tổng quan Kiến trúc 3 Cột trên Màn hình Chi tiết

Giao diện chi tiết Doanh nghiệp được thiết kế theo cấu trúc 3 cột chuẩn mực phục vụ quy trình làm việc liền mạch của nhân viên kinh doanh B2B:

┌────────────────────────┬───────────────────────────────┬────────────────────────┐
│   CỘT TRÁI (30%)       │       CỘT GIỮA (45%)          │    CỘT PHẢI (25%)      │
│   Hồ sơ Pháp nhân      │   Tác vụ Nhanh & Dòng TG      │   Đối tượng Liên kết   │
│ ────────────────────── │ ───────────────────────────── │ ────────────────────── │
│ • Mã công ty (CT-xxxx) │ [📞 Gọi điện] [✉️ Email] [···]│ • Liên hệ (Contacts)   │
│ • Mã số thuế, Loại hình│ • Thêm Callbot / Telesale /   │   (Chỉ định Liên hệ    │
│ • Địa chỉ trụ sở       │   Nhắn tin / Danh sách tĩnh   │    chính - Primary)    │
│ • Người phụ trách      │ • Soạn ghi chú (@mention)     │ • Cơ hội (Deals)       │
│ • Hành trình khách hàng│ • Dòng thời gian hợp nhất     │ • Đơn hàng (Orders)    │
│ • Nhãn dán (Tags)      │   (Cuộc gọi, Email, SMS...)   │ • Phiếu ghi (Tickets)  │
│                        │                               │ • Công việc & Lịch hẹn │
└────────────────────────┴───────────────────────────────┴────────────────────────┘

Tổng quan màn hình Chi tiết Doanh nghiệp 360 độ Bố cục 3 cột toàn diện của màn hình Chi tiết Doanh nghiệp trên CRM.

II. Hướng dẫn thao tác từng bước

Đường dẫn truy cập: Tại màn hình danh sách Doanh nghiệp, nhấp chuột trực tiếp vào Tên doanh nghiệp muốn xem (Đường dẫn: /dashboard/<mã_công_ty>/contacts/company/<company_id>).

1. Cột Trái — Hồ sơ Pháp nhân & Cập nhật Nhanh

Cột bên trái hiển thị toàn bộ thuộc tính định danh và pháp lý của tổ chức:

  • Mã công ty: Mã tự sinh CT-xxxx.
  • Hành trình khách hàng: Bấm trực tiếp vào nhãn trạng thái để chuyển nhanh giai đoạn (Ví dụ: từ Lead ấm lên Lead nóng).
  • Gán nhãn dán (Tags): Bấm nút + Gán thẻ để gắn các nhãn nghiệp vụ (Ví dụ: VIP, Đại lý cấp 1, Khu công nghiệp).
  • Thông tin pháp lý: Mã số thuế, Loại hình doanh nghiệp, Địa chỉ, Website, Số điện thoại chính, Email.
  • Nhân sự quản trị: Nhân viên phụ trách (Account Manager) và danh sách Nhân viên hỗ trợ (Support Staff).
  • Chỉnh sửa nhanh: Di chuột vào từng trường và nhấp vào biểu tượng cây bút để sửa thông tin ngay tại chỗ mà không cần chuyển trang.

Cột trái: Hồ sơ pháp nhân và thông tin định danh Cột trái quản lý thông tin pháp nhân, hành trình khách hàng và nhân sự quản trị.

2. Cột Giữa — Thanh Tác vụ Nhanh (Quick Actions Bar)

Nằm ở vị trí trên cùng của cột giữa là cụm công cụ giao tiếp trực tiếp giúp nhân viên kinh doanh kết nối ngay với đối tác:

Thanh tác vụ nhanh tại trang Chi tiết Doanh nghiệp Thanh công cụ tác vụ nhanh với các nút chức năng: Ghi chú, Gọi điện, Gửi email và Menu mở rộng (…).

Thao tác 1: Gọi điện trực tiếp (Click-to-Call)

  1. Bấm vào biểu tượng 📞 Điện thoại trên thanh tác vụ nhanh.
  2. Hệ thống tự động kích hoạt bàn phím tổng đài ảo VoIP và quay số trực tiếp tới Hotline doanh nghiệp (hoặc cho phép chọn gọi cho một trong các Người liên hệ của công ty).
  3. Trong cuộc gọi: Nhân viên có thể ghi chú trực tiếp nội dung đàm phán, chọn kết quả cuộc gọi (Đã nghe máy, Bận, Không nhấc máy).
  4. Sau khi gác máy: Cuộc gọi cùng file ghi âm (Audio recording) sẽ tự động được đồng bộ và lưu vào Dòng thời gian (Timeline).

Gọi điện trực tiếp qua tổng đài VoIP Tính năng Click-to-Call gọi điện siêu tốc và tự động ghi âm cuộc gọi.

Thao tác 2: Gửi email trực tiếp (Direct Email)

  1. Bấm vào biểu tượng ✉️ Hòm thư trên thanh tác vụ nhanh.
  2. Trình soạn thảo email chuyên nghiệp sẽ mở ra ngay trên giao diện:
    • Người nhận: Mặc định điền email công ty hoặc email của Người liên hệ chính.
    • Tiêu đề & Nội dung: Soạn thảo bằng trình biên tập Rich-text (in đậm, tạo danh sách, chèn bảng giá).
    • Đính kèm tệp: Bấm biểu tượng kẹp ghim để đính kèm file báo giá (PDF/Excel), hồ sơ năng lực (tối đa 20MB).
    • Chữ ký email: Tự động chèn chữ ký cá nhân đã cấu hình của nhân viên gửi.
  3. Bấm Gửi email để chuyển thư đi. Toàn bộ nội dung email gửi đi và phản hồi của khách hàng sẽ được lưu vết trên Dòng thời gian.

Soạn thảo và gửi email trực tiếp Giao diện gửi email trực tiếp với đầy đủ công cụ định dạng và tệp đính kèm.

Thao tác 3: Ghi chú trao đổi nội bộ (Internal Notes)

  1. Bấm vào biểu tượng 📝 Ghi chú (hoặc khung soạn thảo ghi chú ở giữa màn hình).
  2. Nhập nội dung biên bản cuộc họp hoặc thông tin cần lưu ý về khách hàng.
  3. Tính năng nhắc tên đồng nghiệp: Gõ ký tự @ kèm tên đồng nghiệp (Ví dụ: @Trần Minh Vương) để thông báo cho nhân sự liên quan cùng theo dõi case khách hàng này.
  4. Bấm Lưu ghi chú. Ghi chú này chỉ lưu hành nội bộ trên CRM và không gửi ra ngoài cho khách hàng.

Soạn thảo ghi chú trao đổi nội bộ Ghi chú nội bộ hỗ trợ đính kèm tệp và nhắc tên đồng nghiệp qua cú pháp @mention.

3. Cột Giữa — Menu Tác vụ Mở rộng (...)

Khi bấm vào biểu tượng ··· (Ba chấm) trên thanh tác vụ nhanh, hệ thống sẽ mở ra menu chứa 5 tác vụ kinh doanh nâng cao:

Menu tác vụ mở rộng ba chấm Menu mở rộng với 5 chức năng đẩy doanh nghiệp vào các kênh tiếp thị và chăm sóc tự động.

  1. Thêm vào chiến dịch callbot:
    • Mở modal lựa chọn kịch bản AI Callbot (Ví dụ: Khảo sát độ hài lòng, Mời tham dự hội thảo, Nhắc gia hạn gói dịch vụ).
    • Doanh nghiệp và số điện thoại liên hệ đại diện sẽ được đưa vào hàng đợi gọi tự động của Callbot AI.
  2. Thêm vào chiến dịch telesale:
    • Đưa doanh nghiệp vào chiến dịch gọi điện của đội ngũ Telesale.
    • Hệ thống sẽ tự động phân bổ cho nhân viên trực thuộc chiến dịch gọi theo danh sách kịch bản đã định.
  3. Thêm vào chiến dịch nhắn tin:
    • Lựa chọn gửi tin qua SMS Brandname hoặc Zalo ZNS thông báo chính sách mới, mã ưu đãi hoặc thông báo xác nhận.
  4. Thêm vào danh sách tĩnh (Static List):
    • Chọn danh sách tĩnh có sẵn (Ví dụ: “Danh sách khách hàng triển lãm 2026”, “Danh sách đối tác xây dựng”) hoặc tạo nhanh danh sách tĩnh mới để gom nhóm đối tác.
  5. Gửi email với mẫu có sẵn (Email Templates):
    • Chọn một mẫu email đã được thiết kế sẵn từ thư viện mẫu (Ví dụ: Thư ngỏ hợp tác B2B, Báo giá giải pháp tiêu chuẩn).
    • Hệ thống tự động điền các trường biến động (Merge tags) như: Tên công ty, Tên người đại diện, Ngày gửi vào đúng vị trí trong thư, giúp tiết kiệm thời gian soạn thảo.

4. Cột Giữa — Dòng Thời Gian Hợp Nhất (Unified Timeline)

  • Tổng hợp tương tác đa nguồn: Dòng thời gian hiển thị theo thứ tự thời gian giảm dần (mới nhất ở trên), ghi nhận tất cả hoạt động:
    • Lịch sử cuộc gọi đến/đi (kèm trình phát nghe lại file ghi âm và thời lượng cuộc gọi).
    • Lịch sử email gửi đi và email khách hàng trả lời.
    • Lịch sử tin nhắn SMS/Zalo.
    • Nhật ký thay đổi hệ thống (Ai đã cập nhật người phụ trách, đổi hành trình lúc nào).
  • Bộ lọc hoạt động: Nhấp vào thanh tìm kiếm hoặc bộ lọc trên đầu Timeline để lọc xem riêng: Chỉ xem cuộc gọi, Chỉ xem ghi chú, hoặc Chỉ xem đơn hàng.

Dòng thời gian tương tác hợp nhất Dòng thời gian hợp nhất toàn bộ tương tác của tất cả người liên hệ trực thuộc công ty.

5. Cột Phải — Đối Tượng Liên Kết (Linked Objects)

Cột bên phải là trung tâm kết nối doanh nghiệp với toàn bộ các thực thể kinh doanh khác trong hệ sinh thái CRM:

Cột phải: Danh mục các Đối tượng liên kết Cột phải hiển thị đầy đủ các Đối tượng liên kết: Liên hệ, Cơ hội, Đơn hàng, Phiếu ghi, Công việc, Lịch hẹn.

A. Liên hệ (Contacts) & Người liên hệ chính (Primary Contact)

Một công ty có thể có nhiều người liên hệ đại diện ở các phòng ban khác nhau:

  1. Bấm vào nút + Thêm liên hệ tại mục Liên hệ:
    • Cách 1 - Liên kết người có sẵn: Gõ tên hoặc số điện thoại của khách hàng cá nhân đã có trên CRM và chọn để gắn vào công ty.
    • Cách 2 - Tạo mới liên hệ: Nhập nhanh Họ tên, Số điện thoại, Email và Chức vụ (Ví dụ: Trưởng phòng Mua hàng).
  2. Cấu hình Người liên hệ chính (Primary Contact):
    • Trong danh sách các liên hệ, bấm vào biểu tượng ngôi sao hoặc menu bên cạnh liên hệ quan trọng nhất, chọn Đặt làm liên hệ chính.
    • Liên hệ chính sẽ có huy hiệu Chính (Primary) nổi bật. Khi gửi email hoặc tạo báo giá/đơn hàng cho công ty, hệ thống sẽ tự động điền thông tin người này làm người đại diện pháp nhân.

Chỉ định Người liên hệ chính Gắn huy hiệu Người liên hệ chính (Primary Contact) đại diện cho doanh nghiệp.

B. Cơ hội bán hàng (Deals)

  • Bấm + Thêm cơ hội để tạo dự án hoặc gói thầu mới đang đàm phán với doanh nghiệp.
  • Điền tên dự án, giai đoạn phễu bán hàng, giá trị kỳ vọng (VNĐ) và ngày dự kiến chốt hợp đồng.

C. Đơn hàng (Orders)

  • Bấm + Tạo đơn hàng để lên đơn bán lẻ hoặc hợp đồng cung ứng.
  • Chọn sản phẩm trong kho hàng, áp dụng bảng giá, chiết khấu và theo dõi tiến độ thanh toán/công nợ của công ty.

D. Phiếu ghi Hỗ trợ (Tickets)

  • Bấm + Tạo phiếu ghi khi doanh nghiệp gửi yêu cầu bảo hành, bảo trì hoặc báo lỗi hệ thống.
  • Gán nhân viên kỹ thuật xử lý và theo dõi thời hạn cam kết SLA.

E. Công việc (Tasks) & Lịch hẹn (Meetings)

  • Công việc: Giao nhiệm vụ cho nhân viên (Ví dụ: “Gửi lại hợp đồng bản cứng trước 17h thứ Sáu”).
  • Lịch hẹn: Lên lịch họp trực tiếp tại văn phòng đối tác hoặc họp trực tuyến qua Google Meet/Zoom, có thông báo nhắc lịch tự động trước 15-30 phút.

III. Bảng Xử lý Sự cố Thường gặp (Troubleshooting)

Hiện tượng lỗi Nguyên nhân cốt lõi Hướng dẫn khắc phục cụ thể
Bấm biểu tượng Gọi điện nhưng không đổ chuông Tài khoản chưa được cấp máy nhánh (Extension) tổng đài hoặc thiết bị tai nghe/micro chưa được cấp quyền trên trình duyệt. Kiểm tra trạng thái máy nhánh ở góc trên màn hình CRM; cấp quyền Micro trên thanh địa chỉ trình duyệt (Allow Microphone).
Không gửi được email từ màn hình chi tiết Hòm thư cá nhân/công ty chưa được kết nối SMTP/IMAP hoặc doanh nghiệp chưa có địa chỉ email nào. Vào Cài đặt cá nhân để kiểm tra kết nối hòm thư gửi; bổ sung địa chỉ email hợp lệ cho công ty hoặc Người liên hệ chính.
Gắn người liên hệ vào công ty nhưng bị báo lỗi Người liên hệ đó đang được gắn làm đại diện duy nhất cho một công ty khác có ràng buộc chặt. Mở hồ sơ khách hàng cá nhân đó, kiểm tra mục Công ty trực thuộc để gỡ bỏ hoặc chuyển đổi liên kết phù hợp.

IV. Câu hỏi thường gặp (FAQs)

  • Q: Một Doanh nghiệp có thể có 2 Người liên hệ chính cùng lúc không?
    • A: Không. Tại một thời điểm, mỗi doanh nghiệp chỉ có duy nhất 1 Người liên hệ chính để đảm bảo tính chính xác khi hệ thống tự động điền người đại diện ký kết vào Đơn hàng và Báo giá. Khi bạn chọn một người mới làm liên hệ chính, người cũ sẽ tự động trở về trạng thái liên hệ thông thường.
  • Q: Cuộc gọi tới người liên hệ cá nhân có hiển thị trên Dòng thời gian của công ty không?
    • A: Có. Bất kỳ cuộc gọi nào phát sinh với các cá nhân trực thuộc doanh nghiệp đều được cơ chế Hợp nhất tương tác của CRM tự động đẩy bản ghi và file ghi âm về Dòng thời gian của Doanh nghiệp mẹ.
  • Q: Tính năng “Gửi email với mẫu có sẵn” lấy dữ liệu từ đâu để điền vào thư?
    • A: Hệ thống tự động bóc tách các trường dữ liệu trên hồ sơ Doanh nghiệp (Tên công ty, Hotline, Địa chỉ) và thông tin của Người liên hệ chính (Họ tên, Chức vụ, Email) để thay thế vào các biến merge tags trong mẫu email.