Hướng dẫn sử dụng: Khối Hành Động & Điều Hướng Logic (Action & Logic Nodes)

Mục tiêu: Cung cấp cẩm nang chi tiết về toàn bộ danh mục các Khối Hành Động (Action Nodes) và Khối Điều Hướng Logic trong Flow Builder. Hướng dẫn thiết lập từng loại hành động thuộc nhóm CRM (Liên hệ, Công ty, Đơn hàng, Gán nhân viên, Callbot), nhóm Đa kênh (Email, Thông báo), và nhóm Logic (Hẹn giờ, Rẽ nhánh điều kiện, AI Agent, HTTP Request) nhằm đảm bảo dữ liệu xử lý trơn tru và chính xác 100%.

I. Tổng Quan & Phân Loại Các Khối Hành Động

Sau khi một luồng được kích nổ bởi khối Trigger, hệ thống sẽ thực thi tuần tự các Khối Hành Động (Action Nodes) theo đúng các liên kết dây dẫn trên bàn vẽ canvas.

Các khối hành động được phân chia khoa học thành 3 danh mục lớn:

graph TD
    ActionCatalog["DANH MỤC KHỐI HÀNH ĐỘNG & LOGIC"]
    ActionCatalog --> CRMAction["1. Nhóm CRM (9 Khối)"]
    ActionCatalog --> MultiChannelAction["2. Nhóm Đa Kênh (2 Khối)"]
    ActionCatalog --> LogicAction["3. Nhóm Logic & Điều Hướng (4 Khối)"]

    CRMAction --> CRM1["Liên hệ (Contact)"]
    CRMAction --> CRM2["Công ty (Company)"]
    CRMAction --> CRM3["Cơ hội bán hàng (Deal)"]
    CRMAction --> CRM4["Đơn hàng (Order)"]
    CRMAction --> CRM5["Công việc (Task)"]
    CRMAction --> CRM6["Lịch hẹn (Meeting)"]
    CRMAction --> CRM7["Phiếu ghi (Ticket)"]
    CRMAction --> CRM8["Gán nhân viên (Lead Assignment)"]
    CRMAction --> CRM9["Callbot (AI Auto-call)"]

    MultiChannelAction --> MC1["Email (Gửi thư tự động)"]
    MultiChannelAction --> MC2["Thông báo (In-app Notification)"]

    LogicAction --> L1["Hẹn giờ (Delay / Wait)"]
    LogicAction --> L2["Rẽ nhánh (Branching / Condition)"]
    LogicAction --> L3["AI Agent (Trí tuệ nhân tạo)"]
    LogicAction --> L4["HTTP Request (Gọi API / Webhook)"]

II. Nhóm Hành Động CRM (Core CRM Actions)

Nhóm CRM bao gồm 9 khối chuyên dụng phục vụ việc tạo mới, cập nhật, truy xuất dữ liệu và điều phối công việc nội bộ:

Danh mục các khối hành động CRM trong Autoflow Hình 1: Danh mục 9 khối hành động thuộc nhóm CRM trên thanh công cụ Flow Builder.

1. Khối “Gán nhân viên” (Lead Assignment - Tự Động Phân Bổ)

Mục tiêu: Tự động phân phối khách hàng tiềm năng cho đội ngũ nhân viên kinh doanh ngay khi có dữ liệu mới đổ về, đảm bảo công bằng và tốc độ phản hồi nhanh nhất.
Hành động: Tự động phân công 1 liên hệ (chia từng khách hàng lần lượt).
Quy tắc phân bổ hỗ trợ:
- Chia lần lượt theo thứ tự (Round-robin): Phân bổ tuần tự đều nhau cho từng nhân viên trong danh sách được chọn (Ví dụ: Khách 1 giao Sales A, Khách 2 giao Sales B, Khách 3 giao Sales C rồi quay lại Sales A).
- Chỉ định cố định: Luôn giao cho một nhân viên cụ thể theo chuyên môn hoặc khu vực địa lý.
3 Cổng Rẽ Nhánh Đầu Ra Của Node Gán Nhân Viên: Node Gán nhân viên có cấu trúc đặc biệt với 3 cổng xuất (Output ports) riêng biệt, cho phép bạn thiết lập các hành động tiếp theo tương ứng với từng kết quả:
1. Cổng 1: “Phân công thành công”: Kéo dây sang node tiếp theo (như node Thông báo) để báo cho nhân viên vừa được nhận khách.
2. Cổng 2: “Không có nhân viên thoả mãn”: Kéo dây cảnh báo cho Quản lý khi toàn bộ nhân sự trong nhóm đều đang nghỉ hoặc đã quá định mức nhận lead.
3. Cổng 3: “Không có liên hệ”: Xử lý khi dữ liệu đầu vào bị thiếu thông tin liên hệ.

Mô hình luồng phức tạp với các cổng rẽ nhánh của Gán nhân viên và node Điều kiện Hình 2: Luồng thực tế minh họa các cổng đầu ra của Gán nhân viên (Phân công thành công, Không có nhân viên thỏa mãn, Không có liên hệ) và menu thêm node đa kênh/logic.

2. Phân Biệt Cốt Lõi: “Lấy Một Bản Ghi” (Giá Trị Đầu Tiên) vs “Lấy Danh Sách Bản Ghi” (Tất Cả Giá Trị)

Khi làm việc với các khối truy vấn dữ liệu CRM (như Liên hệ, Đơn hàng, Cơ hội), hệ thống cung cấp 2 hành động cần phân biệt rõ:

A. Hành Động: “Lấy một bản ghi” (Giá trị đầu tiên - Single Record)

Nguyên lý hoạt động: Khi bạn tìm kiếm (ví dụ: tìm khách hàng có số điện thoại 0988xxx), nếu trong CRM có nhiều bản ghi trùng nhau, hệ thống sẽ chỉ lấy đúng 1 bản ghi đầu tiên tìm thấy.
Khi nào nên dùng? Khi bước tiếp theo của bạn chỉ cần thao tác trên 1 đối tượng duy nhất (Ví dụ: Gán nhân viên phụ trách cho người này, hoặc gửi 1 tin nhắn thông báo). Dữ liệu đầu ra là các biến đơn lẻ (id, customer_name, phone_number).

B. Hành Động: “Lấy danh sách bản ghi” (Tất cả giá trị - Record List)

Nguyên lý hoạt động: Hệ thống thu thập toàn bộ tất cả các bản ghi thỏa mãn điều kiện lọc thành một mảng danh sách (Array).
Khi nào nên dùng? Khi bạn muốn nạp cả một danh sách khách hàng vào chiến dịch Callbot, gửi ZNS hàng loạt, hoặc tính toán tổng giá trị đơn hàng của khách hàng đó.

3. Khối “Chiến dịch Callbot” (AI Auto-Call Campaign)

Mục tiêu: Tự động nạp số điện thoại của khách hàng vào chiến dịch gọi tự động bằng trợ lý ảo AI Callbot.

Cấu hình khối Chiến dịch Callbot và cảnh báo trường bắt buộc Hình 3: Cửa sổ cấu hình node Chiến dịch Callbot với trường bắt buộc Chọn chiến dịch và tùy chọn xử lý trùng số.

Các trường cấu hình cốt lõi:
- * Chọn chiến dịch (* Bắt buộc): Nhấp chọn chiến dịch Callbot đã được tạo sẵn trên hệ thống. Nếu bỏ trống, hệ thống sẽ báo lỗi viền đỏ Vui lòng chọn chiến dịch.
- Công tắc: “Nếu trùng số điện thoại với khách hàng của chiến dịch thì bỏ qua và dừng flow”:
  - Khi BẬT: Nếu số điện thoại của khách hàng đã tồn tại trong chiến dịch Callbot đó, luồng sẽ tự động bỏ qua để tránh gọi phiền khách nhiều lần.
  - Khi TẮT: Khách hàng vẫn được thêm vào danh sách gọi lại bình thường.
- Mục: “Thêm khách hàng vào chiến dịch” (Nút +): Nhấn để ánh xạ các trường thông tin:
  - Số điện thoại: Ánh xạ biến ``.
  - Tên khách hàng: Ánh xạ biến ``.
  - Các biến động truyền vào kịch bản Bot: Ánh xạ mã đơn hàng, số tiền, tên sản phẩm để Bot đọc tự động.

4. Các Khối Bản Ghi: Liên Hệ, Công Ty, Cơ Hội, Đơn Hàng

Mỗi khối thực thể CRM hỗ trợ 3 dạng hành động chính:

Tạo mới bản ghi: Tạo ra một đối tượng mới trên CRM và tự động liên kết với đối tượng ở node trước.
Cập nhật bản ghi: Thay đổi các trường giá trị (Ví dụ: Đổi trạng thái khách sang Đang liên hệ, cập nhật giai đoạn cơ hội sang Chốt hợp đồng).
Lấy dữ liệu bản ghi: Truy vấn lại thông tin mới nhất của bản ghi sau một khoảng thời gian chờ để làm điều kiện rẽ nhánh.

5. Các Khối Điều Phối: Công Việc, Lịch Hẹn, Phiếu Ghi

Tạo công việc (Task): Tự động sinh việc cần làm cho nhân viên, thiết lập hạn chót (Deadline) tương đối (Ví dụ: Sau thời điểm kích hoạt 4 giờ) và mức độ ưu tiên.
Tạo lịch hẹn (Meeting): Đặt lịch hẹn tự động với khách, tạo đường link họp trực tuyến (Google Meet) và gửi lời mời qua email.
Tạo phiếu ghi (Ticket): Tự động mở Ticket hỗ trợ khi khách hàng phản hồi khiếu nại hoặc khi cuộc gọi Callbot thất bại.

III. Nhóm Hành Động Đa Kênh (Omnichannel Actions)

Nhóm Đa kênh hỗ trợ phát thông điệp và thông báo ra các kênh truyền thông:

Danh mục các khối hành động Đa kênh trong Autoflow Hình 3: Danh mục khối hành động Đa kênh bao gồm Email và Thông báo.

1. Khối “Email” (Gửi Email Tự Động)

Người nhận (* Bắt buộc): Nhập địa chỉ email cố định hoặc chọn biến động ``.
Tiêu đề thư (* Bắt buộc): Tiêu đề email gửi đến khách hàng (hỗ trợ chèn biến tên khách).
Nội dung email (* Bắt buộc): Soạn thảo bằng trình soạn thảo Rich-text hoặc mã HTML tùy biến.
Tài khoản gửi: Chọn địa chỉ SMTP/Mail server đã tích hợp trên CRM.

2. Khối “Thông báo” (In-app Push Notification)

Mục tiêu: Gửi thông báo nổi ngay trong giao diện ứng dụng web/mobile app cho nhân viên phụ trách.
Người nhận (* Bắt buộc): Chọn nhân viên cụ thể hoặc biến ``.
Nội dung thông báo (* Bắt buộc): Nhập lời nhắn (Ví dụ: Khách hàng [Tên] vừa đăng ký tư vấn mới, vui lòng liên hệ ngay!).

IV. Nhóm Khối Điều Hướng Logic (Logic & Workflow Controls)

Nhóm Logic là bộ não điều phối luồng quy trình, quyết định khi nào nên chờ, khi nào nên rẽ nhánh và khi nào cần kết nối ra ngoài:

Danh mục các khối hành động Logic trong Autoflow Hình 4: Danh mục 4 khối hành động Logic: Hẹn giờ, Rẽ nhánh, AI Agent và HTTP Request.

1. Khối “Hẹn giờ” (Delay / Wait)

Ý nghĩa: Trì hoãn việc thực thi của bước tiếp theo trong một khoảng thời gian xác định.
Tham số cấu hình:
- * Thời gian chờ: Nhập số nguyên dương (Ví dụ: 15, 30, 2).
- * Đơn vị thời gian: Chọn từ danh sách: Phút, Giờ, hoặc Ngày.
Use case: Chờ 15 phút sau khi khách điền form mới kích hoạt cuộc gọi Callbot; chờ 3 ngày sau khi giao hàng mới gửi tin nhắn khảo sát độ hài lòng.

2. Khối “Rẽ nhánh” (Branching / Condition)

Ý nghĩa: Phân tách luồng thành các nhánh độc lập dựa trên điều kiện logic (IF - THEN - ELSE).
Nguyên tắc cấu hình:
- Nhánh 1 (IF): Nếu thỏa mãn điều kiện A ➔ Đi theo nhánh trên.
- Nhánh Mặc định (ELSE): Nếu không thỏa mãn bất kỳ điều kiện nào ➔ Đi theo nhánh dưới.
Ví dụ: Nếu Khách hàng có Tổng chi tiêu > 10.000.000 VNĐ ➔ Đi sang nhánh phân công cho Trưởng phòng; Nếu không ➔ Đi sang nhánh phân công cho Chuyên viên.

3. Khối “AI Agent” (Trí Tuệ Nhân Tạo)

Ý nghĩa: Sử dụng mô hình ngôn ngữ lớn (LLM AI) để đọc dữ liệu đầu vào, phân tích cảm xúc, tóm tắt nội dung cuộc gọi hoặc tự động sinh kịch bản email phản hồi mang tính cá nhân hóa cao.
Tham số cấu hình:
- * Lệnh yêu cầu (Prompt): Hướng dẫn AI cần làm gì với dữ liệu nhận được.
- Dữ liệu đầu vào: Ánh xạ transcript cuộc gọi, ghi chú hoặc nội dung tin nhắn.

4. Khối “HTTP Request” (Gọi Webhook / API Ra Ngoài)

Ý nghĩa: Đồng bộ dữ liệu sang phần mềm thứ ba (ERP, Kế toán, Zalo OA ngoài, Google Sheet, Zapier) qua giao thức REST API.
Tham số cấu hình:
- * Phương thức HTTP: Chọn GET, POST, PUT, DELETE, hoặc PATCH.
- * URL Endpoint: Đường dẫn API của hệ thống tiếp nhận (Ví dụ: https://api.erp.vn/v1/customers).
- Headers: Thiết lập Authorization: Bearer <token>, Content-Type: application/json.
- Request Body: Soạn thảo chuỗi JSON ánh xạ biến từ CRM:
```
{
  "phone": "",
  "name": "",
  "order_code": ""
}
```

V. Bảng Ma Trận Tổng Hợp: Trường Bắt Buộc Của Từng Action Node

Tên Khối Hành Động	Nhóm Phân Loại	Trường Bắt Buộc Điền (`*`)	Trường Tùy Chọn (Optional)	Giá Trị Đầu Ra Sau Thực Thi
Gán nhân viên	CRM	`* Quy tắc gán` (Chia đều/Cố định), `* Danh sách nhân viên tiếp nhận`	Bỏ qua nhân viên ngoài ca, Giới hạn lead tối đa/ngày	`assigned_user_id`, `assigned_user_name`, `assigned_time`
Chiến dịch Callbot	CRM	`* Chọn chiến dịch`, `* Số điện thoại khách hàng`	Tên khách hàng, Bỏ qua số trùng, Biến kịch bản	`call_job_id`, `campaign_id`, `schedule_time`
Cập nhật dữ liệu	CRM	`* Bản ghi mục tiêu`, `* Trường cần cập nhật`	Giá trị mới (Nhập tĩnh hoặc ánh xạ biến)	Bản ghi CRM sau cập nhật (`updated_fields`)
Tạo công việc	CRM	`* Tiêu đề công việc`, `* Người phụ trách`	Mô tả, Thời hạn hoàn thành, Mức độ ưu tiên	`task_id`, `created_date`, `status`
Tạo lịch hẹn	CRM	`* Tên lịch hẹn`, `* Thời gian bắt đầu`	Thời gian kết thúc, Địa điểm, Link họp online	`meeting_id`, `meeting_url`
Tạo phiếu ghi	CRM	`* Tiêu đề phiếu ghi`	Mô tả chi tiết, Người xử lý, Phân loại lỗi	`ticket_id`, `ticket_code`, `status`
Email	Đa kênh	`* Địa chỉ nhận`, `* Tiêu đề`, `* Nội dung email`	Tài khoản gửi (SMTP), Đính kèm file	`email_status`, `sent_time`, `message_id`
Thông báo	Đa kênh	`* Người nhận`, `* Nội dung thông báo`	Loại thông báo, Âm thanh cảnh báo	`notification_id`, `is_read`
Hẹn giờ	Logic	`* Thời gian chờ`, `* Đơn vị thời gian`	-	`delayed_duration`, `resumed_timestamp`
Rẽ nhánh	Logic	`* Biểu thức điều kiện (Toán tử + Giá trị)`	Nhóm điều kiện phụ (AND/OR)	`matched_branch` (Nhánh A / Nhánh mặc định)
AI Agent	Logic	`* Lệnh Prompt`, `* Dữ liệu nguồn`	Ngưỡng nhiệt độ (Temperature), Định dạng đầu ra	`ai_response_text`, `ai_tokens_used`
HTTP Request	Logic	`* Phương thức HTTP`, `* API Endpoint URL`	Headers, Request Body JSON, Query Params	`http_status_code`, `response_body` (dạng JSON)

VI. Bảng Xử Lý Sự Cố Thường Gặp (Troubleshooting)

Hiện tượng lỗi / Vấn đề	Nguyên nhân cốt lõi	Hướng dẫn khắc phục cụ thể
Node Callbot báo lỗi viền đỏ “Vui lòng chọn chiến dịch”	Chưa chọn chiến dịch cụ thể trong danh sách dropdown ở tab Cài đặt.	Nhấp vào ô Chọn chiến dịch, chọn một chiến dịch Callbot đang ở trạng thái Hoạt động; đảm bảo chiến dịch đó có kịch bản hợp lệ.
Khối Gán nhân viên không giao lead cho ai	Toàn bộ nhân viên được chọn đều đã đạt giới hạn nhận lead trong ngày hoặc đang tắt trạng thái trực ca.	Mở tab Cài đặt của node Gán nhân viên, kiểm tra lại danh sách nhân sự; tăng hạn mức nhận lead hoặc tắt tùy chọn kiểm tra ca làm việc nếu cần giao gấp.
Node HTTP Request trả về mã lỗi 400 hoặc 500	Request Body sai cú pháp định dạng JSON (thừa dấu phẩy, thiếu dấu ngoặc kép) hoặc URL API bị sai.	Kiểm tra kỹ cấu trúc JSON trong Request Body; copy JSON sang công cụ kiểm tra (như JSONLint) để đảm bảo định dạng chuẩn; kiểm tra Headers `Content-Type: application/json`.

VII. Câu Hỏi Thường Gặp (FAQs)

Q: Nếu số điện thoại của khách hàng không hợp lệ thì node Callbot xử lý thế nào?
- A: Hệ thống sẽ tự động ghi nhận lượt chạy bước đó là Thất bại (Failed) với lý do “Số điện thoại không đúng định dạng”, và tiếp tục xử lý các nhánh tiếp theo (nếu có) mà không làm sập luồng.
Q: Có thể gộp nhiều hành động vào cùng một node được không?
- A: Không. Mỗi node đại diện cho một tác vụ độc lập duy nhất. Để thực hiện nhiều hành động (Ví dụ: Vừa cập nhật khách, vừa tạo công việc, vừa gửi email), hãy nối các node tuần tự hoặc kéo nhiều dây song song từ cùng một cổng xuất.
Q: Thời gian chờ tối đa của node Hẹn giờ là bao lâu?
- A: Hệ thống hỗ trợ thời gian chờ tối đa lên đến 90 ngày.