Hướng dẫn sử dụng: Khởi tạo & Cấu hình Chiến dịch Callbot AI

Mục tiêu: Hướng dẫn chi tiết toàn bộ quy trình thiết lập một chiến dịch Callbot AI Auto Call (AI Call Agent) hoàn chỉnh trên nền tảng UCALL & Adahub CRM: từ khâu lựa chọn kịch bản hội thoại thông minh, nạp tệp số điện thoại khách hàng (xử lý trùng lặp và ghi đè tự động), thiết lập các giới hạn vận hành viễn thông, cho đến kích hoạt chuỗi tự động hóa mạnh mẽ sau cuộc gọi (AI Review bóc tách ý định, gửi báo cáo đa kênh tức thì, tự động kết bạn Zalo và tạo liên hệ CRM Contact).

I. Các Trường Hợp Sử Dụng Phổ Biến (Use Cases)

  • Kịch bản 1 — Lọc và Nuôi dưỡng Khách hàng Tiềm năng (Lead Qualification): Doanh nghiệp tải lên tệp 10.000 số điện thoại từ các chiến dịch Marketing/Facebook Ads. Callbot AI tự động gọi ra, trao đổi về nhu cầu mua sắm. Khách hàng nào phản hồi quan tâm sẽ được AI tự động gắn nhãn “Quan tâm”, gửi kết bạn Zalo và đồng bộ dữ liệu sang CRM Contact cho nhân viên Telesale gọi tư vấn ngay.
  • Kịch bản 2 — Nhắc Lịch hẹn & Xác nhận Tham gia Sự kiện: Phòng khám hoặc đơn vị tổ chức hội thảo cấu hình chiến dịch tự động gọi trước giờ hẹn 24 giờ để nhắc khách hàng. Nếu khách hàng báo bận hoặc hẹn hôm khác, hệ thống tự động ghi nhận ý định và gửi thông báo qua Telegram/Lark cho lễ tân.
  • Kịch bản 3 — Xác nhận Đơn hàng & Thông báo Vận chuyển: Tự động gọi cho người nhận để xác nhận địa chỉ giao hàng và số tiền thu hộ (COD), giúp giảm thiểu tối đa tỷ lệ hủy đơn hoặc bom hàng.

[!IMPORTANT] QUY TẮC AN TOÀN VIỄN THÔNG & PHÁP LÝ:

  • Tuân thủ khung giờ gọi: Hệ thống mặc định khuyến nghị thực hiện cuộc gọi trong khung giờ từ 08:30 đến 11:30 và 14:00 đến 17:30 từ Thứ Hai đến Thứ Bảy. Tuyệt đối không gọi sau 21:00 để tuân thủ quy định pháp luật về cuộc gọi rác và bảo vệ uy tín thương hiệu.
  • Hạn mức tài khoản viễn thông: Đảm bảo số dư trong ví dịch vụ hoặc số phút cước cuộc gọi của tổng đài đủ để chiến dịch không bị ngắt quãng giữa chừng.
  • Khử trùng số điện thoại: Hệ thống tự động đối soát với danh sách DNC (Do Not Call) để loại trừ các số điện thoại đã yêu cầu từ chối nhận cuộc gọi quảng cáo.

II. Hướng Dẫn Thao Tác Từng Bước

Đường dẫn truy cập: Tại thanh menu chính bên trái, chọn Chiến dịch ➔ Callbot (hoặc truy cập trực tiếp màn hình danh sách chiến dịch).

Giao diện danh sách Chiến dịch Callbot Màn hình danh sách chiến dịch Callbot hiển thị đầy đủ trạng thái, tiến độ và các công cụ thao tác.

Khởi Động Quy Trình Tạo Mới

  1. Tại góc trên bên phải màn hình danh sách, nhấn nút Tạo chiến dịch (hoặc bấm biểu tượng +).
  2. Hệ thống hiển thị hộp thoại pop-up lựa chọn loại kịch bản:

Modal chọn loại kịch bản Hộp thoại lựa chọn loại kịch bản: Kịch bản AI Call Agent hoặc Kịch bản Callbot thông thường.

  1. Nhấp chọn thẻ Kịch bản AI Call Agent để tận dụng toàn bộ khả năng hiểu ngữ cảnh và phản hồi tự nhiên của AI, sau đó nhấn Tạo chiến dịch. Hệ thống chuyển sang quy trình thiết lập 3 bước chuẩn:
graph LR
    Step1["BƯỚC 1: Thiết lập Kịch bản<br/>(Chọn mẫu từ kho / Tùy biến)"] --> Step2["BƯỚC 2: Tạo Danh sách Liên hệ<br/>(Nạp data, Ghi đè & Lọc trùng)"]
    Step2 --> Step3["BƯỚC 3: Cấu hình Vận hành & Tự động hóa<br/>(Khung giờ, Hotline, AI Review, Báo cáo)"]

Bước 1: Thiết Lập Kịch Bản Cuộc Gọi (Scenario Setup)

Kịch bản gọi là thành phần cốt lõi quyết định cách AI tương tác với khách hàng trong suốt cuộc đàm thoại.

Màn hình Thiết lập kịch bản cuộc gọi Giao diện bước 1 cho phép chọn kịch bản mẫu từ kho hoặc xây dựng kịch bản mới.

1. Lựa chọn Kịch bản từ Thư viện Mẫu

  • UCALL cung cấp sẵn kho kịch bản phong phú theo từng ngành nghề: Bất động sản, Thẩm mỹ / Spa, Giáo dục / Khóa học, Tài chính / Tín dụng, Bán lẻ / E-commerce, Khảo sát CSAT,…
  • Tìm kiếm: Nhập tên kịch bản hoặc ngành nghề vào thanh tìm kiếm ở phía trên để tìm nhanh kịch bản phù hợp.
  • Nhấp chuột vào thẻ kịch bản mong muốn để áp dụng cho chiến dịch.

Chọn kịch bản thành công Thẻ kịch bản được chọn hiển thị rõ ràng trên giao diện kèm các nút chức năng.

2. Tùy chỉnh hoặc Thay đổi Kịch bản

  • Chỉnh sửa kịch bản: Nhấn nút Sửa kịch bản để mở không gian thiết kế Botflow Designer, tùy chỉnh câu chào, prompt phản hồi của AI hoặc thêm các nhánh rẽ ý định. Sau khi chỉnh sửa, bắt buộc nhấn Xuất bản để lưu phiên bản mới.
  • Đổi sang kịch bản khác: Nếu muốn chọn lại kịch bản khác, nhấn nút Kịch bản khác ➔ Nhấn Đồng ý tại pop-up xác nhận để mở lại danh sách mẫu.

Hộp thoại xác nhận đổi kịch bản Hộp thoại xác nhận thay đổi kịch bản chiến dịch.

[!TIP] Nếu bạn muốn tự thiết kế một kịch bản hoàn toàn mới từ đầu với luồng tư duy riêng của doanh nghiệp, vui lòng xem hướng dẫn chi tiết tại Thiết kế Kịch bản AI Call Agent (Botflow Designer).

Khi kịch bản đã sẵn sàng, nhấn Tiếp tục ở góc trên cùng bên phải để chuyển sang Bước 2.

Bước 2: Tạo Danh Sách Liên Hệ (Contact List)

Tại bước này, hệ thống cung cấp 3 phương thức nạp danh sách số điện thoại linh hoạt tùy theo nguồn dữ liệu hiện có của doanh nghiệp:

Màn hình nạp dữ liệu danh sách khách hàng Giao diện nạp dữ liệu khách hàng với 3 tab phương thức và khung cấu hình quy tắc xử lý bên phải.

Phương thức 1: Nhập từ File (Excel / CSV / TXT)

Phương thức này phù hợp khi bạn có sẵn file dữ liệu xuất từ phần mềm ngoài hoặc chạy quảng cáo:

  1. Nhấp chọn tab Nhập từ file.
  2. Kéo thả file từ máy tính vào vùng upload (hoặc bấm chọn file từ thư mục máy tính). Hệ thống hỗ trợ các định dạng .xlsx, .xls, .csv, .txt.
  3. Bạn có thể nhấn Tải file mẫu ở góc phải khung upload để tham khảo cấu trúc chuẩn (file chỉ gồm 1 sheet duy nhất, bắt buộc có cột phone hoặc sdt, các cột khác như name, email, address, variable sẽ được chuyển thành thuộc tính tùy biến).
  4. Nếu muốn dùng lại file đã tải lên trước đó, nhấn nút Chọn file từ thư viện:

Chọn file danh sách từ thư viện Cửa sổ chọn nhanh file danh bạ đã lưu trong thư viện hệ thống.

Thiết Lập Quy Tắc Xử Lý Dữ Liệu Khi Nạp File:

Tại khung cấu hình bên phải, tích chọn các quy tắc xử lý dữ liệu:

  • Ghi đè lên danh sách hiện tại: Hệ thống đối chiếu dữ liệu mới nhập với danh sách khách hàng sẵn có và xử lý theo trạng thái cuộc gọi:
    • Khách hàng Đã gọi thành công hoặc Đang chờ gọi lại sẽ được giữ nguyên.
    • Khách hàng Gọi thất bại sẽ được nạp lại để tiếp tục thử gọi.
    • Khách hàng Chưa gọi sẽ được thay thế bằng thông tin dữ liệu mới cập nhật.
  • Lưu file mới tải lên vào thư viện: Tự động lưu bản sao file vào kho thư viện chung để tái sử dụng cho các chiến dịch khác sau này.
  • Khi có nhiều số điện thoại trong 1 ô / 1 dòng: Thiết lập hành vi xử lý (ví dụ: Chỉ gọi số đầu tiên).
  • SĐT trùng với chiến dịch khác: Lựa chọn Cho phép gọi tất cả hoặc Lọc bỏ các số đã tồn tại trong các chiến dịch khác để tránh gọi làm phiền trùng lặp.

Quy tắc xử lý dữ liệu nhập Các tùy chọn kiểm soát ghi đè và lọc trùng số điện thoại.

Phương thức 2: Nhập từ Danh Sách Liên Hệ CRM

Phương thức này cho phép sử dụng lại các nhóm khách hàng (Segments/Lists) đã được phân loại sẵn trong phân hệ CRM Contact:

  1. Nhấp chọn tab Nhập từ danh sách liên hệ.
  2. Hệ thống hiển thị toàn bộ các nhóm khách hàng kèm số lượng liên hệ cụ thể.
  3. Sử dụng thanh tìm kiếm để tìm nhóm mong muốn và tích chọn hộp kiểm tương ứng.
  4. Tùy chọn cấu hình ghi đè và lọc trùng số điện thoại tương tự như phương thức 1.

Nhập từ danh sách liên hệ CRM Lựa chọn phân khúc khách hàng từ kho danh bạ CRM có sẵn.

Phương thức 3: Nhập từ Chiến Dịch Cũ

Phương thức này đặc biệt hữu hiệu để thực hiện chiến dịch gọi lại (Re-target / Follow-up) dựa trên kết quả của một chiến dịch đã kết thúc:

  1. Nhấp chọn tab Nhập từ chiến dịch khác.
  2. Tìm và tích chọn tên chiến dịch cũ cần lấy lại data.
  3. Sử dụng Cấu hình bộ lọc nâng cao để lọc chính xác nhóm khách hàng mục tiêu (Ví dụ: Chỉ lấy các số điện thoại có kết quả cuộc gọi cũ là “Không nhấc máy” hoặc “Máy bận” để gọi lại).

Nhập từ chiến dịch cũ kèm bộ lọc nâng cao Trích xuất danh sách khách hàng từ chiến dịch cũ theo điều kiện kết quả cuộc gọi.

Xác Nhận Nạp Dữ Liệu

Sau khi chọn xong nguồn dữ liệu theo 1 trong 3 cách trên:

  1. Nhấn nút Thêm liên hệ vào chiến dịch ở góc dưới.
  2. Hệ thống tiến hành khử trùng, kiểm tra định dạng và hiển thị số lượng hợp lệ tại khung Tiến độ bên phải.
  3. Bạn có thể bấm nút Danh sách để mở bảng xem trước chi tiết các số thuê bao đã được nạp thành công.
  4. Nhấn nút Tiếp tục ở góc trên cùng bên phải để chuyển sang Bước 3.

Bước 3: Cấu Hình Vận Hành & Tự Động Hóa (Configuration & Automation)

Bước 3 là trung tâm điều phối toàn bộ tài nguyên viễn thông, quy tắc gọi lại và chuỗi hành động tự động sau khi kết thúc cuộc gọi.

Màn hình cấu hình vận hành chiến dịch Giao diện cấu hình vận hành tổng thể: Thời gian, giới hạn cuộc gọi, gọi lại và đầu số viễn thông.

1. Thiết Lập Chung (General Settings)

A. Chiến lược gửi (Send Strategy)

Hệ thống cung cấp 2 phương án:

  • Gọi ngay: Chiến dịch sẽ bắt đầu quay số tự động ngay sau khi bạn nhấn hoàn thành và kích hoạt. Phù hợp với các thông báo khẩn cấp hoặc tệp data nóng.
  • Đặt lịch gọi: Lên lịch chạy theo thời gian định trước:
    • Ngày bắt đầu chạy chiến dịch: Chọn ngày hệ thống bắt đầu quét danh sách.
    • Khung giờ chạy chiến dịch: Nhấn Thêm khung giờ chạy mới để giới hạn khoảng thời gian AI được phép gọi trong ngày (ví dụ: Ca sáng 08:30 - 11:30, Ca chiều 14:00 - 17:30). Ngoài khung giờ này, hệ thống sẽ tự động tạm ngưng gọi.
B. Giới hạn cuộc gọi & Ngân sách (Call Limits & Budget)
  • Giới hạn số cuộc gọi đồng thời (Concurrency Channels): Thiết lập số lượng cuộc gọi được thực hiện cùng một lúc (ví dụ: 5, 10, 30 cuộc gọi song song tùy theo gói cước tổng đài).
  • Giới hạn số cuộc gọi theo ngày: Đặt ngưỡng số cuộc gọi tối đa trong một ngày để kiểm soát tiến độ.
  • Giới hạn ngân sách theo ngày (VNĐ): Đặt hạn mức chi phí viễn thông tối đa cho phép tiêu hao trong ngày (ví dụ: 500,000 VND). Khi chạm ngưỡng này, hệ thống tự động tạm dừng chiến dịch để bảo toàn ngân sách.

Nhập giới hạn cuộc gọi và ngân sách Thiết lập số kênh gọi đồng thời, số cuộc tối đa và ngân sách ngày.

C. Cài đặt tự động gọi lại (Auto-Retry Rules)

Để không bỏ sót khách hàng tiềm năng, hệ thống hỗ trợ tự động quay số lại cho các trường hợp chưa kết nối thành công:

  • Tích chọn các tình huống cần gọi lại:
    • ☑ Gọi lại khi máy bận
    • ☑ Gọi lại khi vào hộp thư thoại
    • ☑ Gọi lại khi khách hàng không nghe máy
  • Số lần gọi lại tối đa: Chọn từ 1 đến 5 lần (khuyến nghị: 2 - 3 lần).
  • Khoảng thời gian giãn cách: Thời gian chờ giữa các lần gọi lại (ví dụ: Gọi lại sau 15 phút, 30 phút hoặc 1 giờ).

Cài đặt tự động gọi lại Cấu hình các điều kiện và tần suất tự động quay số lại.

D. Đầu số gọi điện (Hotline Configuration)
  • Chọn đầu số chính: Chọn số Hotline viễn thông đại diện của doanh nghiệp hiển thị trên máy khách hàng.
  • Sử dụng đầu số khác khi gọi lại: Một tính năng cực kỳ thông minh giúp tăng tỷ lệ nhấc máy. Khi bật tính năng này, bạn có thể gán các đầu số Hotline khác nhau cho từng lượt gọi lại:
    • Lượt gọi 1: Dùng Hotline chính (ví dụ: số bàn cố định).
    • Lượt gọi lại 2: Dùng Hotline phụ (ví dụ: số di động Viettel).
    • Lượt gọi lại 3: Dùng Hotline di động VinaPhone/MobiFone. Khách hàng thấy số lạ khác sẽ có xu hướng bắt máy cao hơn.

Cấu hình đầu số Hotline Chọn hotline hiển thị và thiết lập luân phiên đầu số cho các lần gọi lại.

E. Phân quyền Quản lý
  • Chỉ định tài khoản Quản lý chịu trách nhiệm duyệt chiến dịch.
  • Chọn các tài khoản Nhân viên được phân quyền theo dõi tiến độ và xử lý lead phát sinh từ chiến dịch này.

2. Thiết Lập Chuỗi Tự Động Hóa (Automation Actions)

Sau khi cuộc gọi kết thúc, hệ thống có thể tự động kích hoạt 4 tác vụ thông minh mà không cần con người can thiệp:

Menu cấu hình chuỗi tự động hóa 4 công cụ tự động hóa mạnh mẽ tích hợp ngay sau cuộc gọi của Callbot.

A. Phân loại bằng AI (AI Review - Ada Agent)

Tính năng này sử dụng mô hình trí tuệ nhân tạo Ada Agent để quét toàn bộ đoạn ghi âm và hội thoại của cuộc gọi, sau đó tự động phân tích và gắn nhãn Ý định (Intent) của khách hàng:

  • Bật công tắc Phân loại bằng AI.
  • Lựa chọn chế độ phân loại:
    • Tạo bởi Ada Agent: AI chỉ sử dụng bộ ý định chuẩn của Ada Agent, ghi đè nhãn cũ.
    • Tạo bởi Ada Agent và giữ nhãn dán cũ: AI giữ nguyên các nhãn đã có từ kịch bản từ khóa và bổ sung thêm ý định phân tích ngữ nghĩa mới.
  • Cấu hình điều kiện: Chọn AI Model xử lý, thời lượng cuộc gọi tối thiểu (ví dụ: từ 10 giây trở lên mới phân tích để tiết kiệm tài nguyên).
  • Kết quả: Các nhãn ý định như Quan tâm, Hẹn gọi lại, Không quan tâm, Bận máy sẽ xuất hiện tự động trên bảng báo cáo kèm giải thích lý do khi rê chuột (Hover).

Cấu hình AI Review Bật phân loại ý định tự động bằng Ada Agent.

B. Tự động Gửi Báo Cáo Đa Kênh

Hệ thống hỗ trợ gửi báo cáo tức thì qua 5 kênh truyền thông: Email, Zalo cá nhân, Zalo UCALL, Telegram, Lark:

  • Cách 1 — Báo cáo sau chiến dịch: Tự động tổng hợp và gửi báo cáo hiệu suất toàn diện ngay khi chiến dịch chạy xong hoặc hết khung giờ gọi trong ngày.
  • Cách 2 — Báo cáo sau cuộc gọi (Báo cáo ý định nóng): Bật tùy chọn Khi kết thúc cuộc gọi để nhận thông báo tức thì đối với các cuộc gọi có giá trị cao.
    • Thiết lập điều kiện gửi: Chỉ gửi thông báo khi: Ý định = Quan tâm VÀ Thời lượng >= 20s.
    • Ví dụ kịch bản: Khi khách hàng nói “Anh quan tâm dự án này, gửi tài liệu qua cho anh”, ngay khi cúp máy, hệ thống sẽ bắn một tin nhắn báo cáo kèm thông tin khách hàng, số điện thoại và file ghi âm vào nhóm Telegram/Lark của phòng kinh doanh để nhân viên chốt deal ngay lập tức!
  • Gửi thử (Test Send): Luôn nhấn nút Gửi thử sau khi cấu hình để nhận tin nhắn mẫu, đảm bảo Bot Telegram, Lark hoặc nhóm Zalo đã kết nối thông suốt.

Cấu hình gửi báo cáo đa kênh Tùy chọn kênh gửi báo cáo: Email, Zalo, Telegram, Lark.

C. Tự động Kết Bạn Zalo (Zalo Friend Automation)
  • Bật công tắc Kết bạn Zalo.
  • Chọn tài khoản gửi: Sử dụng Zalo cá nhân của nhân viên (đã tích hợp vào hệ thống) hoặc Zalo UCALL.
  • Bật Lời mời kết bạn: Nhập câu chào kết bạn cá nhân hóa.
  • Tự động gửi tin nhắn Zalo: Tích chọn gửi tin nhắn văn bản / tài liệu tự động ngay sau khi khách hàng đồng ý chấp nhận lời mời kết bạn.
  • Thiết lập điều kiện: Chỉ gửi lời mời khi khách hàng đạt điều kiện: Ý định = Quan tâm hoặc Có phản hồi bot. Khách từ chối sẽ không gửi để tránh vi phạm chính sách Zalo.

Cấu hình tự động kết bạn Zalo Tự động gửi lời mời kết bạn và tin nhắn Zalo chăm sóc khách hàng.

D. Tự động Tạo Liên Hệ CRM (Auto-create Contact)

Tự động chuyển hóa người nghe cuộc gọi thành hồ sơ khách hàng chính thức trên CRM:

  • Bật công tắc Tự động tạo liên hệ.
  • Gán giá trị trường (Field Mapping): Ánh xạ các trường dữ liệu từ cuộc gọi sang thuộc tính của hồ sơ Contact:
Trường Hồ Sơ CRM Contact Dữ Liệu Lấy Từ Chiến Dịch Callbot
Số điện thoại Số điện thoại người nghe
Họ và tên Họ tên trong danh sách nạp vào hoặc tên do AI nhận diện
Email Email khách hàng (nếu có trong file nạp)
Địa chỉ Tỉnh thành / Địa chỉ
Ghi chú Tóm tắt nội dung cuộc gọi do AI Review ghi nhận
  • Thiết lập điều kiện kích hoạt: Chỉ tạo Contact khi cuộc gọi thỏa mãn tiêu chuẩn chất lượng (ví dụ: Ý định = Quan tâm hoặc Hẹn gọi lại, thời lượng đàm thoại từ 25 giây trở lên). Điều này giúp dữ liệu CRM luôn sạch, không bị rác bởi các số không nghe máy.

Cấu hình tự động tạo liên hệ CRM Ánh xạ trường thông tin tự động tạo Contact CRM từ kết quả Callbot.

3. Hoàn Tất và Xem Trước (Finish & Preview)

Sau khi hoàn tất cấu hình, nhấn nút Hoàn thành ở góc trên cùng bên phải màn hình. Hệ thống sẽ lưu toàn bộ thông số và chuyển sang màn hình Xem trước (Preview):

Màn hình Xem trước chiến dịch Màn hình Xem trước hiển thị đầy đủ kịch bản, danh sách liên hệ, thông số cấu hình và các nút điều khiển.

III. Kiểm Thử Cuộc Gọi & Kích Hoạt Vận Hành

Trước khi bấm chạy hàng loạt, bạn bắt buộc nên thực hiện thao tác Gọi thử (Test Call) để trực tiếp trải nghiệm giọng đọc, độ trễ và luồng rẽ nhánh của AI.

1. Thao Tác Gọi Thử Demo

Tại màn hình Xem trước, nhấn nút Gọi thử (icon điện thoại):

Hộp thoại lựa chọn phương thức gọi thử Hộp thoại kiểm thử kịch bản cuộc gọi.

  • Cách 1 — Gọi thử qua App (WebRTC): Hệ thống khởi tạo cuộc gọi thoại trực tiếp ngay trên trình duyệt web của bạn qua tai nghe/micro máy tính. Thao tác này hoàn toàn miễn phí cước viễn thông, dùng để kiểm tra câu chữ và giọng đọc của AI.
  • Cách 2 — Gọi thử qua Số điện thoại: Nhập số điện thoại di động của bạn và nhấn Gọi ngay. Tổng đài sẽ quay số trực tiếp đến máy điện thoại của bạn, giúp bạn đánh giá chuẩn xác nhất chất lượng âm thanh viễn thông thực tế và cơ chế hiển thị Hotline.

2. Kích Hoạt Chạy Chiến Dịch (Run Campaign)

Sau khi gọi thử và đảm bảo mọi thông số đều chính xác:

Cách 1: Chạy trực tiếp từ màn hình Xem trước

  • Nhấn nút Chạy chiến dịch ở góc trên cùng bên phải màn hình:

Nút Chạy chiến dịch Nút Chạy chiến dịch màu xanh nổi bật ở góc trên bên phải.

Cách 2: Bật công tắc từ màn hình Danh sách Chiến dịch

  1. Quay lại menu Chiến dịch ➔ Callbot.
  2. Tìm dòng chiến dịch vừa tạo.
  3. Tại cột Trạng thái, gạt công tắc chuyển từ trạng thái Khởi tạo (hoặc Đã dừng) sang trạng thái Đang chạy:

Bật công tắc trạng thái chiến dịch Gạt công tắc chuyển trạng thái chiến dịch sang Đang chạy.

Hệ thống lập tức khởi động tiến trình quay số tự động theo đúng khung giờ và giới hạn kênh đã cài đặt. Bạn có thể theo dõi tiến độ hoàn thành cuộc gọi thời gian thực ngay tại cột Tiến độ hoặc nhấn nút Báo cáo để mở trung tâm phân tích chuyên sâu.

IV. Bảng Xử Lý Sự Cố Thường Gặp (Troubleshooting)

Hiện tượng lỗi / Sự cố Nguyên nhân cốt lõi Hướng dẫn khắc phục cụ thể
Không tải được file danh sách khách hàng lên ở Bước 2 • File sai định dạng hoặc có nhiều hơn 1 sheet.
• File thiếu cột tiêu đề bắt buộc (phone hoặc sdt).
• Dung lượng file vượt quá giới hạn hoặc định dạng số điện thoại chứa ký tự đặc biệt lạ.		 • Tải file mẫu chuẩn bằng cách bấm nút Tải file mẫu.
• Đảm bảo file chỉ có đúng 1 sheet dữ liệu duy nhất và tên cột số điện thoại là phone.
• Lưu file dưới dạng .xlsx chuẩn trước khi tải lại.
Nút “Hoàn thành” ở Bước 3 bị mờ (Disable) Một số trường bắt buộc chưa được điền thông tin (chưa chọn đầu số Hotline, chưa chọn người quản lý, hoặc khung giờ gọi bị lỗi). Kiểm tra lại các mục có dấu sao đỏ * tại Bước 3, đặc biệt là mục Đầu số gọi điện và Chiến lược gửi.
Chiến dịch đang chạy nhưng dừng đột ngột • Đã chạm giới hạn ngân sách ngày (Daily Budget Limit).
• Đã chạm giới hạn số cuộc gọi tối đa trong ngày.
• Đã hết khung giờ chạy cho phép trong ngày.
• Số dư cước viễn thông trong ví không đủ.		 • Vào phần Cài đặt chiến dịch để kiểm tra lại giới hạn ngân sách ngày.
• Kiểm tra đồng hồ hiện tại có nằm ngoài khung giờ chạy không.
• Kiểm tra số dư tài khoản tại mục Ví & Thanh toán.
Không nhận được tin nhắn báo cáo qua Telegram / Lark • Chưa thêm Bot vào nhóm chat hoặc chưa cấp quyền gửi tin cho Bot.
• Chat ID hoặc Webhook URL bị sai lệch.
• Điều kiện gửi báo cáo quá chặt chẽ nên không có cuộc gọi nào thỏa mãn.		 • Mở nhóm Telegram/Lark, kiểm tra Bot đã là thành viên của nhóm chưa.
• Nhấn nút Gửi thử tại phần cấu hình báo cáo để kiểm tra thông tuyến.
• Nới lỏng điều kiện lọc cuộc gọi tại mục thiết lập gửi báo cáo.
Khách hàng quan tâm nhưng không thấy tự động tạo Contact CRM • Chưa bật tính năng Tự động tạo liên hệ hoặc chưa gán giá trị trường (Field Mapping).
• Cuộc gọi chưa thỏa mãn điều kiện thời lượng hoặc ý định đã đặt ra.		 • Kiểm tra lại bảng ánh xạ trường tại Bước 3 (phải ánh xạ tối thiểu cột Số điện thoại).
• Kiểm tra điều kiện tạo Contact xem thời lượng cuộc gọi thực tế có đạt ngưỡng cấu hình không.

V. Câu Hỏi Thường Gặp (FAQs)

  • Q1: Tôi có thể nạp thêm số điện thoại khi chiến dịch đang chạy không?
    • A: Hoàn toàn được. Bạn chỉ cần nhấn vào biểu tượng Chỉnh sửa của chiến dịch trên danh sách, chuyển đến Bước 2 và tiếp tục nạp thêm file mới. Hệ thống sẽ tự động ghép thêm các số mới vào hàng đợi gọi tiếp theo mà không làm gián đoạn tiến trình đang chạy.
  • Q2: Cơ chế ghi đè dữ liệu hoạt động như thế nào nếu cùng một số điện thoại được nạp 2 lần?
    • A: Nếu số điện thoại đã gọi thành công hoặc đang nằm trong hàng đợi gọi lại (Auto-Retry), hệ thống sẽ bảo toàn trạng thái cũ. Nếu số đó trước đó bị gọi thất bại, hệ thống sẽ nạp lại để gọi thử đợt mới. Nếu số chưa tới lượt gọi, dữ liệu thông tin cá nhân mới sẽ ghi đè lên dữ liệu cũ.
  • Q3: Nếu chiến dịch kết thúc mà vẫn còn số chưa gọi do hết khung giờ thì sao?
    • A: Hệ thống sẽ tự động chuyển các số còn lại sang trạng thái chờ. Đến đúng khung giờ chạy cho phép của ngày hôm sau, hệ thống sẽ tự động kích hoạt gọi tiếp cho đến khi quét hết toàn bộ danh sách.
  • Q4: Có giới hạn số lần gọi lại (Auto-Retry) cho một khách hàng không?
    • A: Bạn có thể tùy chỉnh số lần gọi lại từ 1 đến tối đa 5 lần. Để tránh gây phiền hà cho khách hàng và tối ưu cước viễn thông, mức thiết lập khuyến nghị tối ưu nhất là 2 đến 3 lần, với khoảng cách giãn cách tối thiểu từ 30 phút trở lên.