Hướng dẫn sử dụng: Màn hình Chi tiết Công việc 360° (Detail View)

Mục tiêu: Giúp nhân viên và cấp quản lý nắm bắt toàn diện diễn biến của một đầu việc thông qua cửa sổ Drawer xem nhanh 360 độ: cập nhật thông tin tự động lưu (Autosave), đánh dấu hoàn thành siêu tốc, thẩm định và phê duyệt kết quả, thảo luận nội bộ qua Ghi chú và quản lý mạng lưới liên kết với Khách hàng, Doanh nghiệp, Cơ hội, Đơn hàng, Phiếu ghi.

I. Tổng Quan Cửa Sổ Drawer Chi Tiết Công Việc

Khác với các thực thể lớn mở toàn màn hình, Công việc được thiết kế dưới dạng Cửa sổ Drawer trượt mở từ cạnh phải màn hình. Thiết kế này mang lại lợi thế vượt trội về hiệu suất:

  • Người dùng có thể xem và xử lý chi tiết đầu việc mà không bị gián đoạn hay mất trang danh sách hiện tại.
  • Dễ dàng chuyển đổi linh hoạt giữa các dòng công việc khác nhau trong danh sách chỉ với một cú nhấp.

Cách mở Drawer chi tiết: Tại bảng danh sách công việc, nhấp chuột trực tiếp vào Tên công việc hoặc biểu tượng Xem chi tiết.

Tổng quan màn hình Drawer Chi tiết Công việc Bố cục cửa sổ Drawer xem nhanh với các khu vực: Header thao tác trạng thái, Thông tin chi tiết, Mạng lưới liên kết và Lịch sử hoạt động.

II. Các Thao Tác Trọng Tâm Trên Drawer Chi Tiết

1. Đánh dấu Hoàn thành siêu tốc & Cơ chế Mở lại (Reopen)

  • Thao tác nhanh: Trên thanh Header của Drawer, bấm vào nút Hoàn thành (hoặc tích vào ô tròn trước tên công việc).
    • Trạng thái công việc lập tức chuyển từ Đang làm sang Hoàn thành.
    • Thẻ trạng thái tự động chuyển sang màu xanh lá cây biểu thị hoàn tất.
  • Mở lại công việc (Reopen): Nếu công việc cần xử lý bổ sung hoặc chưa đạt yêu cầu, người dùng chỉ cần nhấp lại vào nút Hoàn thành một lần nữa. Hệ thống sẽ tự động đưa công việc quay trở về trạng thái Đang làm.

2. Quy trình Xác nhận & Phê duyệt Công việc (Approval Workflow)

Đối với các đầu việc có chỉ định Người duyệt, quy trình nghiệm thu diễn ra minh bạch:

  • Khi nhân viên hoàn thành công việc, Người duyệt sẽ nhận được chuông thông báo thẩm định.
  • Trong Drawer chi tiết, tại trường Xác nhận công việc, Người duyệt thực hiện đánh giá:
    • Đồng ý (Confirmed): Xác nhận kết quả đạt chuẩn, công việc chính thức được nghiệm thu.
    • Từ chối (Rejected): Trả lại yêu cầu xử lý lại nếu kết quả chưa đạt yêu cầu. Người duyệt có thể viết thêm lý do từ chối vào mục Ghi chú nội bộ.

3. Cơ chế Tự động lưu tức thì (Autosave Inline Editing)

Mọi thao tác chỉnh sửa thông tin trên Drawer đều được hệ thống áp dụng cơ chế tự động lưu:

  • Nhấp vào ô Tiêu đề, Mô tả, Người phụ trách, Người duyệt, Hạn chót… và chỉnh sửa nội dung.
  • Ngay khi bạn kết thúc nhập liệu hoặc nhấp chuột ra ngoài ô dữ liệu, hệ thống tự động ghi nhận thay đổi vào cơ sở dữ liệu mà không cần tìm kiếm nút “Lưu”.

Cập nhật thiết lập thông báo và thời hạn trên Drawer Chỉnh sửa trực tiếp thời gian hết hạn và cài đặt thông báo nhắc hẹn ngay trên Drawer.

III. Mạng Lưới Liên Kết Đối Tượng CRM 360 Độ

Khu vực Thông tin liên kết trên Drawer cho phép kết nối công việc với toàn bộ hệ sinh thái dữ liệu CRM:

Mạng lưới liên kết đối tượng CRM Khu vực quản lý liên kết với Khách hàng cá nhân, Doanh nghiệp, Cơ hội bán hàng, Đơn hàng và Phiếu ghi.

  • Các đối tượng hỗ trợ liên kết:
    • Liên hệ (Contact): Khách hàng cá nhân phát sinh nhu cầu.
    • Công ty (Enterprise / Company): Pháp nhân doanh nghiệp đối tác.
    • Cơ hội (Deal): Thương vụ kinh doanh đang đàm phán.
    • Đơn hàng (Order): Đơn đặt hàng hoặc hợp đồng cần theo dõi.
    • Phiếu ghi (Ticket): Yêu cầu kỹ thuật hoặc khiếu nại dịch vụ.
  • Thêm liên kết mới:
    • Bấm vào nút + Thêm liên kết bên cạnh tên đối tượng tương ứng.
    • Tìm kiếm theo tên hoặc mã định danh của bản ghi trong danh sách popup > Chọn bản ghi và bấm Xác nhận.
  • Gỡ bỏ liên kết: Bấm vào biểu tượng dấu nhân ✕ bên cạnh thẻ đối tượng để hủy liên kết an toàn (thao tác này chỉ gỡ mối quan hệ liên kết, không xóa bản ghi gốc).
  • Điều hướng nhanh: Nhấp chuột trực tiếp vào tên đối tượng liên kết để mở ngay hồ sơ chi tiết của đối tượng đó trên tab mới.

IV. Ghi Chú Nội Bộ & Dòng Thời Gian Lịch Sử Hoạt Động

1. Ghi chú nội bộ (Internal Notes)

Khu vực Ghi chú là không gian thảo luận chuyên môn dành riêng cho nội bộ doanh nghiệp:

  • Nhập nội dung trao đổi, tiến độ gọi điện, phản hồi của khách hàng hoặc lý do xin dời hạn chót.
  • Bấm Gửi ghi chú để lưu vết thảo luận.
  • Khách hàng sẽ hoàn toàn không nhìn thấy các nội dung ghi chú nội bộ này.

Khu vực Ghi chú nội bộ trên Drawer Khung nhập và hiển thị các ghi chú thảo luận tiến độ công việc giữa các nhân sự.

2. Dòng thời gian Lịch sử hoạt động (Audit Activity Timeline)

Tính năng kiểm toán tự động ghi nhận minh bạch toàn bộ các thay đổi phát sinh trên công việc:

  • Ghi lại chính xác mốc thời gian (ngày, giờ, phút) và người thực hiện hành động.
  • Các sự kiện được ghi vết bao gồm:
    • Khởi tạo công việc mới.
    • Thay đổi người phụ trách chính hoặc người hỗ trợ.
    • Cập nhật thời hạn hết hạn (Deadline).
    • Chuyển đổi trạng thái (Đang làm ➔ Hoàn thành hoặc mở lại).
    • Thẩm định duyệt (Đồng ý / Từ chối).
    • Thêm mới hoặc gỡ bỏ các liên kết đối tượng CRM.

Dòng thời gian Lịch sử hoạt động Nhật ký kiểm toán ghi vết minh bạch toàn bộ lịch sử thay đổi của công việc.

V. Bảng Xử Lý Sự Cố Thường Gặp (Troubleshooting)

Hiện tượng lỗi / Vấn đề Nguyên nhân cốt lõi Hướng dẫn khắc phục cụ thể
Bấm hoàn thành công việc nhưng hệ thống báo lỗi không cho phép Bạn đang là nhân sự hỗ trợ hoặc tài khoản không có quyền Sửa công việc này do hạn chế phân quyền vai trò. Liên hệ Nhân viên phụ trách chính hoặc Quản trị viên để được cấp quyền hoặc bàn giao quyền xử lý.
Không tìm thấy khách hàng hoặc công ty khi bấm thêm liên kết Bản ghi khách hàng/công ty đó đang bị hạn chế xem theo phân quyền vai trò, hoặc từ khóa tìm kiếm chưa chính xác. Kiểm tra lại số điện thoại/tên đầy đủ của khách hàng; đảm bảo tài khoản của bạn có quyền xem khách hàng đó.
Ghi chú nội bộ sau khi gửi không hiển thị trên danh sách Đường truyền internet bị gián đoạn tạm thời hoặc phiên làm việc của tài khoản đã hết hạn. Tải lại trang (F5) và gửi lại nội dung ghi chú.

VI. Câu Hỏi Thường Gặp (FAQs)

  • Q: Một công việc có thể liên kết đồng thời với cả Khách hàng cá nhân và Doanh nghiệp không?
    • A: Có. Hệ thống hỗ trợ đa liên kết (Many-to-Many). Bạn có thể gắn một công việc với 1 Doanh nghiệp, 1 hoặc nhiều Khách hàng (người đại diện của doanh nghiệp đó), kèm theo Cơ hội bán hàng và Đơn hàng liên quan.
  • Q: Khi xóa một công việc thì các liên kết với Khách hàng hay Đơn hàng có bị mất không?
    • A: Không. Thao tác xóa công việc chỉ loại bỏ bản ghi công việc đó, hoàn toàn không làm mất hay ảnh hưởng đến dữ liệu gốc của Khách hàng, Doanh nghiệp, Đơn hàng hay Cơ hội bán hàng.
  • Q: Có thể đính kèm ảnh chụp trực tiếp vào phần Ghi chú nội bộ không?
    • A: Có. Khung soạn thảo Ghi chú hỗ trợ dán ảnh trực tiếp từ khay nhớ tạm (Ctrl+V) hoặc tải tệp ảnh từ máy tính lên.