Cẩm nang Tổng hợp: Phân hệ Bán hàng (Sales Full Reference Guide)

Mục tiêu & Bối cảnh: Phân hệ Bán hàng (Sales) trong hệ sinh thái CRM Adahub và UCALL là trung tâm điều phối toàn bộ chu trình thương vụ: từ tiếp nhận nhu cầu, quản trị cơ hội qua kiến trúc Đa phễu (Multi-Pipeline), tra cứu danh mục sản phẩm, tính toán giá trị đơn hàng đến khi chốt đơn thành công và ghi nhận doanh thu thực tế.

Mục Lục Nội Dung

I. Tổng quan Chu trình Bán hàng & Quản lý Thương vụ (Sales Pipeline Overview)

Trong hoạt động bán hàng hiện đại (đặc biệt là mô hình B2B hoặc B2C giá trị cao), một thương vụ trải qua chuỗi các giai đoạn đàm phán nghiêm ngặt:

graph LR
    A["1. Cơ hội Bán hàng (Deal)<br/>(Định danh thương vụ & Phễu)"] --> B["2. Tư vấn Sản phẩm (Product)<br/>(Chọn danh mục & Đơn giá)"]
    B --> C["3. Đàm phán & Báo giá<br/>(Dự báo doanh thu có trọng số)"]
    C --> D["4. Chốt đơn & Ký Hợp đồng<br/>(Khởi tạo Đơn hàng - Order)"]
    D --> E["5. Doanh thu & Chăm sóc sau bán<br/>(Lưu vết hồ sơ 360 độ)"]

Mối Quan Hệ Giữa Các Thực Thể Trong Phân Hệ Bán Hàng

  • Cơ hội (Deal): Nắm giữ giá trị thương vụ dự kiến, tỷ lệ thành công (%), ngày kỳ vọng chốt và nhân viên phụ trách.
  • Sản phẩm (Product): Danh mục hàng hóa/dịch vụ định danh mã SKU, đơn giá niêm yết, đơn vị tính và chính sách chiết khấu.
  • Đơn hàng (Order): Chứng từ kinh tế chính thức ghi nhận số lượng sản phẩm, tổng thanh toán, phương thức trả tiền và tiến độ giao vận.
  • Khách hàng (Contact & Company): Đối tượng thụ hưởng và đối tác pháp nhân ký kết hợp đồng.

II. Quản lý Cơ hội Bán hàng (Deal / Opportunity) & Đa Phễu Bán hàng

Đường dẫn truy cập: Tại menu bên trái, chọn Bán hàng > Cơ hội (/dashboard/<mã_công_ty>/sales/opportunities).

1. Kiến Trúc Đa Phễu Bán Hàng (Multi-Pipeline Architecture)

  • Tách biệt chu kỳ bán hàng: Doanh nghiệp có thể thiết lập nhiều phễu kinh doanh độc lập (ví dụ: Phễu Khách hàng Doanh nghiệp B2B, Phễu Bán lẻ B2C, Phễu Gia hạn & Bán thêm - Upsell).
  • Giai đoạn (Stages) & Xác suất thành công: Mỗi phễu sở hữu danh sách các bước đàm phán riêng với tỷ lệ chốt đơn tương ứng (ví dụ: Tiếp cận 10%, Demo 30%, Báo giá 60%, Đàm phán hợp đồng 80%, Chốt đơn thành công 100%).

2. Dự Báo Doanh Thu Có Trọng Số (Weighted Forecast)

Hệ thống tự động tính toán dòng tiền kỳ vọng theo công thức: \(\text{Doanh thu kỳ vọng} = \text{Doanh thu dự kiến} \times \text{Tỷ lệ thành công (\%)}\) Chỉ số này giúp Ban Giám đốc dự phóng chính xác doanh thu thực tế sẽ về trong tháng hoặc quý kinh doanh.

3. Khởi Tạo & Quản Trị Cơ Hội Bán Hàng

  1. Bấm + Thêm cơ hội trên màn hình danh sách Deal.
  2. Khai báo các thông tin:
    • Tên cơ hội: Tiêu đề thương vụ (ví dụ: Triển khai giải pháp Callbot AI cho Ngân hàng ACB).
    • Phễu bán hàng & Giai đoạn: Chọn quy trình và bước chăm sóc hiện tại.
    • Doanh thu dự kiến: Giá trị hợp đồng ước tính (VNĐ).
    • Người phụ trách: Nhân viên kinh doanh theo đuổi deal.
    • Liên kết: Gắn với Khách hàng cá nhân (Contact) và Doanh nghiệp (Company).
  3. Sử dụng chế độ xem Kanban Deal để kéo thả thẻ chuyển đổi giai đoạn nhanh chóng.

III. Quản lý Danh mục Sản phẩm & Dịch vụ (Product Catalog)

Đường dẫn truy cập: Tại menu bên trái, chọn Bán hàng > Sản phẩm (/dashboard/<mã_công_ty>/sales/products).

1. Khởi Tạo Sản Phẩm Chuẩn Mực

  • Khai báo Mã sản phẩm (SKU), Tên sản phẩm, Đơn vị tính (Chiếc, Bộ, Năm, Tháng).
  • Thiết lập Giá bán niêm yết và Giá vốn (phục vụ tính toán biên lợi nhuận).
  • Phân loại danh mục hàng hóa (Phần mềm, Thiết bị viễn thông, Gói dịch vụ tư vấn).

2. Đồng Bộ Sản Phẩm Vào Báo Giá & Đơn Hàng

  • Khi nhân viên bán hàng soạn thảo đơn hàng hoặc deal, chỉ cần chọn nhanh sản phẩm từ danh mục có sẵn. Hệ thống sẽ tự động điền đơn giá, thuế VAT và cho phép áp dụng mức chiết khấu được duyệt.

IV. Quản lý Đơn hàng & Chứng từ Giao dịch (Order Management)

Đường dẫn truy cập: Tại menu bên trái, chọn Bán hàng > Đơn hàng (/dashboard/<mã_công_ty>/sales/orders).

1. Khởi Tạo Đơn Hàng Từ Cơ Hội Hoặc Trực Tiếp

  1. Bấm nút + Thêm đơn hàng (hoặc chuyển đổi từ một Deal đã chốt thành công).
  2. Thêm các sản phẩm từ kho, điều chỉnh số lượng và mức giảm giá.
  3. Chọn Phương thức thanh toán (Chuyển khoản ngân hàng, Tiền mặt, Cổng thanh toán).
  4. Xác nhận trạng thái đơn hàng: Đang xử lý, Chờ thanh toán, Hoàn thành, Đã hủy.

2. Lưu Vết Hồ Sơ Khách Hàng 360 Độ

  • Ngay khi đơn hàng hoàn thành, hệ thống tự động cập nhật các trường tính toán tự động của khách hàng: Tổng doanh thu tích lũy, Số đơn hàng thành công, Thời gian mua gần nhất.

V. Bảng Xử lý Sự cố Thường gặp & FAQs

1. Bảng Xử lý Sự cố

Hiện tượng Nguyên nhân Hướng dẫn khắc phục
Doanh thu dự báo không hiển thị trên Dashboard Deal chưa được nhập “Doanh thu dự kiến” hoặc “Ngày kỳ vọng chốt”. Kiểm tra và điền đầy đủ 2 trường này trên form chi tiết Deal.
Không chọn được sản phẩm khi tạo đơn hàng Sản phẩm đang ở trạng thái ngừng kinh doanh hoặc nhân viên chưa được cấp quyền xem module Sản phẩm. Liên hệ Quản trị viên để kiểm tra trạng thái kích hoạt của sản phẩm.
Đơn hàng đã thanh toán nhưng doanh thu khách hàng không tăng Đơn hàng chưa được chuyển sang trạng thái “Thành công / Hoàn thành”. Mở đơn hàng và cập nhật trạng thái sang Hoàn thành.

2. Câu hỏi thường gặp (FAQs)

  • Q: Một khách hàng có thể có nhiều Cơ hội (Deals) cùng lúc không?
    • A: Có. Khách hàng có thể tham gia nhiều thương vụ khác nhau cho từng dòng sản phẩm hoặc từng đợt mở rộng hợp đồng.
  • Q: Có thể tạo thêm các giai đoạn mới trong Phễu bán hàng không?
    • A: Quản trị viên có thể vào phần Cài đặt > Phễu bán hàng để tùy biến số lượng và tên các giai đoạn phù hợp với chu kỳ thực tế.