Cẩm nang Tổng hợp: Phân hệ Thanh toán & Quản lý Ví (Wallet Full Reference Guide)

Mục tiêu & Bối cảnh: Phân hệ Thanh toán (Wallet & Billing) đóng vai trò trung tâm điều phối tài chính cho mọi dịch vụ thoại tự động, viễn thông và thuê bao phần mềm của doanh nghiệp trên UCALL và Adahub. Cẩm nang này hợp nhất toàn diện 4 chuyên đề nghiệp vụ: Quản lý hạ tầng ví trả trước, công cụ tính giá và thanh toán VietQR tự động, nạp cước viễn thông và mua số riêng, cùng cơ chế bảo vệ ngân sách nhân viên và đối soát tiêu hao chi tiết từng block 6 giây.

Mục Lục Nội Dung

I. Tổng quan Kiến trúc Hạ tầng Ví & Dịch vụ Tài chính (Wallet Overview)

Phân hệ Thanh toán quản lý 4 cấu phần dịch vụ cốt lõi thông qua giao diện tập trung:

graph TD
    User["Doanh nghiệp / Quản trị viên"] --> Header["Icon Thanh toán (Header)"]
    Header --> Tab1["1. Thanh toán (Gói cước & Ví)"]
    Header --> Tab2["2. Báo cáo (Tiêu hao & Đối soát)"]
    Header --> Tab3["3. Giao dịch (Nhật ký block 6s)"]
    Header --> Tab4["4. Đơn hàng (Lịch sử nạp tiền)"]
    Header --> Sub5["5. Giới hạn ngân sách nhân viên"]

    Tab1 --> V1["Ví Callbot (CB2 - CB200)"]
    Tab1 --> V2["Ví Cước viễn thông (PBX/SIP)"]
    Tab1 --> V3["Gói Kịch bản & Ghi âm"]
    Tab1 --> V4["Thuê bao CRM (Theo năm)"]
    Tab1 --> V5["Mua số riêng Hotline"]

1. Bảng So Sánh 4 Cấu Phần Dịch Vụ Cốt Lõi

Cấu phần Loại hình Cơ chế tính phí Thời hạn / Chu kỳ Mục đích sử dụng
Ví Callbot AI Ví trả trước theo gói Trừ tiền theo từng block 6 giây cuộc gọi 45 ngày – 12 tháng (kèm chính sách FIFO) Chi trả cho bot thoại AI tự động gọi ra
Ví Cước viễn thông Ví trả trước linh hoạt Trừ trực tiếp theo cước nhà mạng viễn thông Duy trì theo số dư thực tế (không hết hạn) Chi trả cước viễn thông cho cuộc gọi ra/vào
Gói Kịch bản & Ghi âm Gói tài nguyên hỗ trợ Phí mua một lần (Combo/Lẻ) Không giới hạn thời gian Chuyên gia UCALL hỗ trợ dựng và thu âm kịch bản
Thuê bao CRM Thuê bao phần mềm Phí cố định theo số lượng nhân viên (Seat)/Năm 1 năm / Gia hạn định kỳ Sử dụng không gian làm việc CRM, Omni-chat, Phân hệ Sale

2. Ba Nguyên Tắc Tài Chính Sống Còn

  • Chính sách FIFO (First-In, First-Out): Khi mua nhiều gói Callbot cùng lúc, gói mới tự động kích hoạt khi gói cũ cạn số dư, HOẶC sau 06 tháng kể từ ngày thanh toán.
  • Nguyên tắc tính cước Block 6 giây: Thời lượng cuộc gọi làm tròn lên theo công thức: $\text{Số block} = \lceil \text{Thời lượng (giây)} / 6 \rceil$.
  • Cơ chế An toàn Ngân sách (Budget Guard): Ngăn chặn một nhân viên hoặc chiến dịch tiêu dùng hết toàn bộ số dư của công ty.

II. Nạp tiền Ví Callbot AI, Bảng giá & Thanh toán VietQR Tự động

Đường dẫn truy cập: Nhấp vào icon Ví Thanh toán ở góc trên bên phải màn hình > chọn tab Thanh toán > sub-tab Callbot.

Màn hình tổng quan ví Callbot Hình 1: Thông tin số dư khả dụng, hạn sử dụng và danh sách gói cước Callbot.

1. Kiểm Tra Số Dư Khả Dụng & Hạn Dùng

  • Thẻ Số dư: Hiển thị tổng số tiền khả dụng (ví dụ: 39.060.840 đ).
  • Thẻ Ngày hết hạn: Hiển thị mốc hết hạn của gói hiện tại (ví dụ: 09/10/2026 10:44).
  • Thẻ Gói mua: Bấm Xem đầy đủ để tra cứu danh sách gói đang chờ kích hoạt tuần tự.

2. Sử Dụng Công Cụ Tính Giá (Price Calculator)

  1. Tại mục “Ví Callbot của tôi”, bấm vào liên kết Công cụ tính giá (icon máy tính).
  2. Lựa chọn cấu hình:
    • Mô hình Callbot: Standard Callbot, Advanced Callbot, AI Call Agent.
    • Loại cuộc gọi: Gọi hàng loạt (160 đ/block) hoặc Gọi từng cuộc (180 đ/block).
    • Tính năng thoại: Nhận diện giọng nói VAD, Chuyển tiếp nhân viên, Đầu số riêng.
  3. Hệ thống tự động tính ra đơn giá chính xác trên mỗi block 6 giây.

3. Quy Trình Nạp Tiền & Thanh Toán VietQR Tự Động

  1. Chọn gói cước Callbot mong muốn (CB2, CB5, CB10, CB20, CB50, CB100, CB200).
  2. Tích chọn Yêu cầu xuất hóa đơn VAT nếu cần (nhập Tên công ty, MST, Địa chỉ, Email nhận HĐĐT).
  3. Bấm Mua ngay để mở cửa sổ thanh toán.
  4. Quét mã VietQR trên ứng dụng ngân hàng. Hệ thống tự động gạch nợ và cộng số dư trong vòng 1-3 phút.

III. Nạp Cước Viễn thông, Thuê Số Hotline Riêng & Gói Thuê bao CRM

1. Nạp Tiền Vào Ví Cước Viễn Thông

[!WARNING] Nếu ví Cước viễn thông cạn tiền (< 0đ), toàn bộ cuộc gọi Callbot và Telesale sẽ bị nhà mạng ngắt kết nối ngay lập tức dù ví Callbot vẫn còn tiền. Luôn duy trì số dư tối thiểu từ 200.000 VNĐ.

  1. Vào tab Thanh toán > sub-tab Cước viễn thông.
  2. Chọn mức nạp nhanh (200.000 đ, 500.000 đ, 1.000.000 đ… 20.000.000 đ).
  3. Bấm Nạp tiền và quét mã VietQR để hoàn tất.

Màn hình nạp ví cước viễn thông Hình 2: Giao diện quản lý số dư ví cước viễn thông và các mức nạp tiền nhanh.

2. Đăng Ký Mua & Thuê Số Hotline Riêng

  • Vào sub-tab Mua số riêng để chọn đầu số cố định hoặc di động của các nhà mạng lớn (Viettel, VNPT, Mobifone).
  • Số riêng giúp định danh thương hiệu doanh nghiệp và nâng cao tỷ lệ bắt máy lên tới 35%.

3. Mua Thêm Tài Khoản CRM (CRM Seats)

  • Vào sub-tab Gói CRM, chọn số lượng tài khoản nhân viên cần mở rộng theo năm.
  • Hệ thống tự động tính toán số tiền theo chu kỳ thuê bao còn lại của tổ chức.

IV. Quản trị Ngân sách Nhân viên & Trung tâm Báo cáo Đối soát Tiêu hao

1. Giới Hạn Ngân Sách Theo Nhân Viên (Budget Limits)

  1. Tại màn hình ví Callbot, bật công tắc Giới hạn theo nhân viên.
  2. Phân bổ hạn mức chi tiêu tối đa cho từng tài khoản kinh doanh (ví dụ: cấp 2.000.000 đ/tháng cho nhân viên A).
  3. Khi nhân viên dùng hết ngân sách được cấp, chiến dịch của nhân viên đó sẽ tạm dừng cho đến khi được duyệt bổ sung hạn mức.

2. Trung Tâm Báo Cáo & Đối Soát Tiêu Hao (Reports & Audit)

  • Tab Báo cáo: Biểu đồ trực quan hóa chi phí theo ngày, tuần, tháng, phân tích tỷ trọng giữa cước viễn thông và chi phí bot thoại.
  • Tab Giao dịch: Nhật ký chi tiết đối soát từng cuộc gọi: Mốc thời gian, Số nhận, Thời lượng cuộc gọi, Số block tiêu hao và Số tiền bị trừ.
  • Tab Đơn hàng: Tra cứu lịch sử nạp tiền, tải biên lai và theo dõi trạng thái xuất hóa đơn VAT điện tử.

V. Bảng Xử lý Sự cố Thanh toán & Giao dịch (Troubleshooting) & FAQs

1. Bảng Xử lý Sự cố

Hiện tượng / Thông báo lỗi Nguyên nhân cốt lõi Hướng dẫn khắc phục cụ thể
Đã chuyển khoản nhưng ví chưa được cộng tiền Khách hàng quên nhập hoặc nhập sai cú pháp Nội dung chuyển khoản (Mã đơn hàng). Liên hệ Hotline hỗ trợ của UCALL kèm ảnh chụp biên lai ngân hàng để kế toán kiểm tra đối soát thủ công.
Ví Callbot còn tiền nhưng cuộc gọi không thực hiện được Ví Cước viễn thông bị âm tiền khiến nhà mạng từ chối kết nối hạ tầng thoại. Truy cập sub-tab Cước viễn thông và nạp tối thiểu 200.000 VNĐ để kích hoạt lại cuộc gọi.
Chiến dịch của nhân viên bị dừng dù công ty còn tiền Nhân viên đã sử dụng hết hạn mức ngân sách được phân bổ riêng. Quản trị viên vào mục Giới hạn ngân sách để nâng hạn mức chi tiêu cho nhân viên đó.
Không tìm thấy hóa đơn VAT điện tử Doanh nghiệp chưa tích chọn “Yêu cầu xuất hóa đơn” khi tạo đơn hàng thanh toán. Gửi thông tin pháp nhân và mã đơn hàng cho bộ phận CSKH để hỗ trợ xuất bổ sung trong kỳ kê khai thuế.

2. Câu hỏi thường gặp (FAQs)

  • Q: Tiền trong ví Cước viễn thông có bị hết hạn theo chu kỳ không?
    • A: Không. Số dư ví Cước viễn thông được bảo lưu vĩnh viễn theo số dư thực tế và chỉ bị trừ khi phát sinh cuộc gọi thành công.
  • Q: Có thể rút lại tiền từ ví Callbot về tài khoản ngân hàng không?
    • A: Theo chính sách dịch vụ trả trước, số dư ví không được quy đổi thành tiền mặt. Doanh nghiệp có thể gia hạn thời gian sử dụng bằng cách mua thêm gói mới trước ngày hết hạn.