Hướng dẫn sử dụng: Cẩm Nang Khối Kích Hoạt (Trigger Nodes) — Khi Nào Luồng Tự Động Mới Chạy?

Dành cho người mới bắt đầu: Tài liệu này được viết theo cách đơn giản, dễ hiểu nhất, dành cho bất kỳ ai chưa từng dùng công cụ tự động hóa. Giúp bạn hiểu chính xác: Khối Kích Hoạt (Trigger) là gì?, Hành động nào trong thực tế sẽ làm cho luồng bắt đầu chạy?, Các trường bắt buộc phải điền (dấu *), và Cách xử lý “Giá trị đầu tiên” vs “Tất cả giá trị” khi dữ liệu có nhiều phần tử trùng khớp.

I. Khối Kích Hoạt (Trigger) Là Gì? (Giải Thích Đơn Giản Cho Người Mới)

Hãy tưởng tượng một chiếc chuông cửa thông minh:

Bình thường, chiếc chuông nằm im lìm, không phát ra tiếng động.
Chỉ khi có người nhấn ngón tay vào nút chuông, chuông mới reng lên và đèn trong nhà bật sáng.

Trong hệ thống Autoflow:

Hành động bấm nút chuông đó chính là “Trigger” (Khối Kích Hoạt).
Tiếng chuông reng và đèn bật sáng chính là các “Action” (Hành Động Tiếp Theo) như gửi tin nhắn, gọi Callbot, hoặc giao việc cho nhân viên.

[!IMPORTANT] QUY TẮC CỐT LÕI: Luồng tự động hoá (Autoflow) sẽ KHÔNG BAO GIỜ tự chạy nếu không có một sự kiện thực tế nào kích hoạt Trigger. Bạn bắt buộc phải cấu hình đúng Trigger để hệ thống biết chính xác: “Khi điều gì xảy ra thì tôi mới được chạy?”.

II. Khi Nào Thì Luồng Autoflow Mới Bắt Đầu Chạy? (Danh Sách Hành Động Thực Tế)

Tùy vào loại Trigger bạn chọn trên bàn vẽ Canvas, luồng sẽ kích hoạt khi có một trong các hành động đời thực sau đây phát sinh:

Danh mục các khối kích hoạt trong Autoflow Hình 1: Danh mục các khối Trigger gồm 3 nhóm chính: Hành động, CRM và Đa kênh.

graph TD
    TriggerStart["SỰ KIỆN NÀO LÀM FLOW BẮT ĐẦU CHẠY?"]
    
    TriggerStart --> E1["1. Hành động từ Con người<br/>(Sales / Khách hàng thao tác)"]
    TriggerStart --> E2["2. Hành động từ Thời gian<br/>(Đồng hồ hệ thống điểm giờ)"]
    TriggerStart --> E3["3. Hành động từ Kênh ngoài<br/>(Webhook / Ads / Bot cuộc gọi)"]

    E1 --> E1a["Sales bấm Tạo khách hàng / Đơn hàng mới"]
    E1 --> E1b["Sales sửa trạng thái Deal / Chuyển giai đoạn"]
    E1 --> E1c["Khách hàng điền Form trên Website / Landing Page"]

    E2 --> E2a["Đúng 08:30 sáng mỗi ngày (Hẹn lịch)"]
    E2 --> E2b["Trước ngày sinh nhật khách 3 ngày (Mốc ngày)"]
    E2 --> E2c["Sau khi giao hàng 2 ngày (Mốc ngày)"]

    E3 --> E3a["Khách gửi Lead từ Facebook Ads"]
    E3 --> E3b["Khách nghe máy xong cuộc gọi Callbot"]
    E3 --> E3c["Hệ thống phần mềm khác bắn API Webhook về"]

III. Chi Tiết 5 Dạng Sự Kiện Kích Hoạt Trên CRM (Thao Tác Thực Tế)

Khi chọn một Trigger thuộc nhóm CRM (ví dụ: Liên hệ, Công ty, Đơn hàng, Cơ hội bán hàng, Công việc, Lịch hẹn, Phiếu ghi), bạn sẽ thấy 5 lựa chọn hành động:

Cửa sổ chọn hành động kích hoạt trên thực thể Liên hệ Hình 2: Danh sách 5 dạng sự kiện kích phát của Trigger Liên hệ.

1. Hành động: “[Thực thể] mới được tạo”

Khi nào chạy?
- Nhân viên vào CRM bấm nút + Thêm khách hàng (hoặc + Tạo đơn hàng) rồi nhấn Lưu.
- Nhân viên tải lên danh sách từ file Excel (Import).
- Khách hàng nhắn tin vào Zalo OA / Fanpage lần đầu tiên và hệ thống tự tạo Liên hệ.
- Form trên Website Ladipage bắn dữ liệu về.
Ai nên dùng? Khi bạn muốn tiếp đón khách mới ngay lập tức (Gửi email chào mừng, phân công ngay cho Sales trực ca).

2. Hành động: “[Thực thể] được cập nhật”

Khi nào chạy? Khi một bản ghi cũ đã có sẵn trên hệ thống bị chỉnh sửa thông tin.
Cần chú ý:
- Nếu bạn không giới hạn trường, bất cứ ai vào sửa một chữ trong phần Ghi chú hoặc đổi Địa chỉ thì luồng cũng sẽ chạy.
- Khuyên dùng: Tại tab Cài đặt, hãy chọn đúng trường cần giám sát (Ví dụ: Chỉ chạy khi trường Trạng thái liên hệ hoặc Giai đoạn cơ hội thay đổi).

3. Hành động: “[Thực thể] cập nhật thoả mãn điều kiện”

Khi nào chạy? Bản ghi bị chỉnh sửa VÀ giá trị mới phải đáp ứng đúng tiêu chí bạn đặt ra.
Ví dụ thực tế:
- Nhân viên sửa giá trị đơn hàng từ 5 triệu lên 25 triệu.
- Bạn đặt điều kiện: Tổng tiền đơn hàng > 20.000.000 VNĐ.
- ➔ Luồng sẽ chạy vì giá trị mới đã thỏa mãn điều kiện. Nếu sửa thành 15 triệu, luồng sẽ KHÔNG chạy.

4. Hành động: “[Thực thể] bị xóa”

Khi nào chạy? Khi một người dùng trên CRM bấm vào nút Xóa một khách hàng, một đơn hàng hoặc một hợp đồng.
Ai nên dùng? Dùng cho Quản lý / Giám đốc để nhận thông báo cảnh báo tức thì khi có nhân viên lỡ tay hoặc cố tình xóa dữ liệu quan trọng.

5. Hành động: “Tại thời điểm của 1 trường dữ liệu” (Kích hoạt theo lịch hẹn / ngày sinh)

Khi nào chạy? Luồng không chạy ngay lúc tạo khách, mà nằm chờ đến đúng mốc thời gian được lưu trong hồ sơ khách hàng.
Ví dụ thực tế:
- Trong hồ sơ khách hàng có trường Ngày sinh nhật là 15/10.
- Bạn cấu hình: Trước 3 ngày vào lúc 09:00 sáng.
- ➔ Đúng 09:00 sáng ngày 12/10, luồng sẽ tự động thức dậy và chạy lệnh gửi mã giảm giá sinh nhật cho khách!

IV. Giải Thích Rõ Ràng: “Giá Trị Đầu Tiên” vs “Tất Cả Giá Trị” Là Gì?

Đây là phần mà rất nhiều người mới bắt đầu cảm thấy bối rối. Hãy đọc kỹ ví dụ sau:

Tình Huống Thực Tế:

Khách hàng Nguyễn Văn A có 3 số điện thoại lưu trong hồ sơ:

0988.111.222 (Số chính)
0912.333.444 (Số phụ)
0903.555.666 (Số cơ quan)

Và anh A đã từng mua 5 đơn hàng khác nhau trên hệ thống của bạn.

graph TD
    DataPool["DỮ LIỆU CỦA KHÁCH HÀNG A"]
    DataPool --> Phones["Danh sách 3 Số điện thoại"]
    DataPool --> Orders["Danh sách 5 Đơn hàng"]

    Phones --> FirstVal["GIÁ TRỊ ĐẦU TIÊN (First Value)<br/>Chỉ lấy đúng 1 số: 0988.111.222"]
    Phones --> AllVal["TẤT CẢ GIÁ TRỊ (All Values)<br/>Lấy cả 3 số điện thoại"]

    FirstVal --> UseCase1["Dùng cho Callbot gọi điện,<br/>hoặc gửi Zalo cá nhân"]
    AllVal --> UseCase2["Dùng cho xuất báo cáo tổng hợp,<br/>hoặc kiểm tra trùng lặp toàn bộ"]

1. “Giá Trị Đầu Tiên” (First Value / Lấy một bản ghi)

Là gì? Hệ thống chỉ bốc ra đúng 1 phần tử đầu tiên (phần tử số 1) trong danh sách tìm thấy, bỏ qua tất cả các phần tử còn lại.
Khi nào BẮT BUỘC dùng?
- Khi bước tiếp theo chỉ có thể nhận duy nhất một giá trị đơn lẻ.
- Ví dụ: Cột Số điện thoại gọi Callbot chỉ có thể gọi cho một số máy tại một thời điểm. Bạn bắt buộc phải chọn Giá trị đầu tiên (Số chính) để Bot quay số.
- Khi dùng node Lấy một bản ghi (Get Record): Hệ thống tìm xem khách hàng này có đơn hàng nào không, và chỉ lấy ra đơn hàng mới nhất để kiểm tra trạng thái.

2. “Tất Cả Giá Trị” (All Values / Lấy danh sách bản ghi)

Là gì? Hệ thống gom toàn bộ các phần tử tìm thấy thành một mảng danh sách (Array).
Khi nào BẮT BUỘC dùng?
- Khi bạn muốn nạp cả một danh sách khách hàng vào một chiến dịch (Ví dụ: Tìm tất cả khách hàng ở Hà Nội và nạp toàn bộ 100 người vào chiến dịch gọi Callbot).
- Khi bạn muốn tính tổng số tiền của tất cả các đơn hàng mà khách hàng đó đã mua trong năm.
- Khi dùng node Lấy danh sách bản ghi: Trả về tập hợp nhiều dòng dữ liệu để chuyển qua vòng lặp xử lý lần lượt.

V. Các Trường Bắt Buộc Phải Có (Ký Hiệu Dấu `*` Màu Đỏ)

[!WARNING] CẢNH BÁO XÁC THỰC: Nếu bạn bỏ trống bất kỳ trường nào có dấu sao đỏ *, hệ thống sẽ:

Đổi viền ô nhập thành màu đỏ cảnh báo.

Hiện dòng chữ nhắc nhở: Vui lòng nhập... hoặc Vui lòng chọn....

Chặn hoàn toàn nút “Xuất bản” để ngăn chặn việc quy trình bị lỗi giữa chừng khi chạy thật.

Cảnh báo lỗi xác thực viền đỏ khi thiếu trường bắt buộc Hình 3: Giao diện cảnh báo lỗi xác thực khi chưa chọn chiến dịch bắt buộc.

Bảng Tra Cứu Các Trường Bắt Buộc Của Từng Nhóm Trigger:

Nhóm Trigger	Loại Trigger Cụ Thể	Trường BẮT BUỘC Phải Điền (`*`)	Điều Gì Xảy Ra Nếu Bỏ Trống?
CRM	Liên hệ, Công ty, Đơn hàng, Cơ hội, Công việc, Lịch hẹn, Phiếu ghi	`* Hành động kích hoạt`	Canvas không biết cần lắng nghe sự kiện nào ➔ Bị chặn xuất bản.
CRM	Kích hoạt theo mốc ngày	`* Trường thời gian`, `* Khoảng thời gian (Trước/Sau N ngày/giờ)`	Không thể xác định thời điểm thức dậy của luồng ➔ Báo lỗi viền đỏ.
Hành động	Hẹn lịch (Schedule / Cron)	`* Chu kỳ lặp` (Hàng ngày/Hàng tuần), `* Khung giờ` (Ví dụ: 08:30)	Hệ thống không biết khi nào cần chạy ➔ Luồng không bao giờ chạy.
Hành động	Catch hook (Webhook)	`* Phương thức tiếp nhận` (POST/GET)	Hệ thống không thể tiếp nhận gói tin từ bên ngoài ➔ Báo lỗi kết nối.
Đa kênh	Khách hàng Callbot	`* Chọn chiến dịch Callbot`	Trợ lý ảo không biết thuộc về chiến dịch nào để gọi ➔ Báo lỗi `Vui lòng chọn chiến dịch`.
Đa kênh	Facebook Lead Ads	`* Trang Fanpage`, `* Biểu mẫu Form quảng cáo`	Không biết lấy lead từ bài quảng cáo nào ➔ Báo lỗi viền đỏ.

VI. Hướng Dẫn Thực Hành Cho Người Mới: Từng Bước Cấu Hình Trigger Hoàn Chỉnh

Hãy cùng làm theo kịch bản hoàn chỉnh chuẩn mực: “Khi có khách hàng mới (Trigger) ➔ Chờ 5 phút (Logic) ➔ Tự động phân công cho Sales (Action)”:

graph LR
    Step1["BƯỚC 1: TRIGGER<br/>Liên hệ mới được tạo"] --> Step2["BƯỚC 2: LOGIC<br/>Hẹn giờ: Chờ 5 phút"]
    Step2 --> Step3["BƯỚC 3: ACTION<br/>Gán nhân viên theo thứ tự"]
    Step3 --> Step4["BƯỚC 4: NOTIFY<br/>Gửi thông báo in-app cho Sales"]

Bước 1: Đặt Khối Trigger Lên Canvas

Nhìn sang thanh công cụ bên trái màn hình.
Bấm vào nút màu vàng có biểu tượng tia sét: Trigger.
Nhấp chuột vào mục: Liên hệ. Thẻ node xuất hiện trên bàn vẽ với số thứ tự 1.

Bước 2: Chọn Sự Kiện Kích Hoạt & Bộ Lọc

Nhấp chuột vào thẻ Liên hệ 1 để mở bảng điều khiển bên phải.
Tại tab Trigger, chọn: Liên hệ mới được tạo.
Chuyển sang tab Cài đặt: Nếu muốn chỉ chạy cho khách có số điện thoại, nhấn + Thêm điều kiện lọc > Chọn Danh sách số điện thoại > Chọn toán tử Không rỗng.
Chuyển sang tab Đầu ra: Kiểm tra xem các trường biến id, customer_name, phone_number đã sẵn sàng chưa.

Bước 3: Thêm Khối Logic “Hẹn Giờ” (Bước Đệm Điều Hướng)

Nhấp vào biểu tượng Logic (màu cam) ở thanh bên trái > Chọn Hẹn giờ.
Nhấp vào thẻ Hẹn giờ 2 > Tab Cài đặt: Nhập số 5, chọn đơn vị Phút.
Kéo dây từ cổng xuất bên phải của Liên hệ 1 sang cổng nhận bên trái của Hẹn giờ 2.

Bước 4: Thêm Khối Action “Gán Nhân Viên” (Hành Động Nghiệp Vụ)

Nhấp vào biểu tượng CRM (màu xanh dương) ở thanh bên trái > Chọn Gán nhân viên.
Nhấp vào thẻ Gán nhân viên 3 > Tab Cài đặt:
- * Quy tắc gán: Chọn Chia lần lượt theo thứ tự (Round-robin).
- * Danh sách nhân viên: Tích chọn các nhân viên kinh doanh trực ca.
Kéo dây từ cổng xuất của Hẹn giờ 2 sang cổng nhận của Gán nhân viên 3.

Bước 5: Kiểm Tra Lỗi & Xuất Bản Luồng

Kiểm tra toàn bộ các ô trên canvas: Không còn ô nào có viền đỏ báo lỗi thiếu trường bắt buộc (*).
Bấm nút Xuất bản (màu xanh đậm) ở góc trên bên phải màn hình.
Khi có thông báo xanh Đã xuất bản thành công, quy trình tự động hoá đã chính thức hòa mạng và sẵn sàng phục vụ!

VII. Bảng Xử Lý Sự Cố Khi Cấu Hình Trigger (Troubleshooting)

Hiện tượng lỗi / Thắc mắc	Nguyên nhân cốt lõi	Cách xử lý dứt điểm
Tôi đã tạo khách hàng mới trên CRM nhưng luồng vẫn không chịu chạy?	1. Bạn mới chỉ bấm “Lưu” mà chưa bấm nút Xuất bản ở góc trên bên phải màn hình Canvas. 2. Công tắc luồng ngoài danh sách đang ở chế độ Tắt (Không hoạt động).	1. Vào lại màn hình thiết kế luồng và bấm nút Xuất bản (màu xanh đậm). 2. Ra màn hình danh sách, gạt công tắc luồng sang màu xanh (Hoạt động).
Luồng chạy đi chạy lại hàng trăm lần không dừng (Vòng lặp vô tận)?	Bạn chọn Trigger là Liên hệ được cập nhật, nhưng ở node số 2 bạn lại chọn hành động Cập nhật số điện thoại cho liên hệ, khiến hệ thống cứ cập nhật xong lại tự kích hoạt lại chính nó!	Đổi Trigger sang dạng Liên hệ cập nhật thoả mãn điều kiện, và chỉ theo dõi một trường dữ liệu duy nhất mà node phía sau không đụng đến.
Tại sao hệ thống chỉ gọi cho số điện thoại đầu tiên của khách?	Do cấu hình mapping ở node gọi điện đang ở chế độ mặc định Giá trị đầu tiên (First element).	Nếu khách có nhiều số và bạn muốn gọi hết, hãy dùng node Lấy danh sách bản ghi hoặc kiểm tra số phụ trong nhánh điều kiện rẽ nhánh.

VIII. Câu Hỏi Thường Gặp Của Người Mới (FAQs)

Q: Một người không biết lập trình có tự tạo được luồng tự động hoá không?
- A: Hoàn toàn được! Autoflow được thiết kế theo dạng No-Code (kéo thả trực quan). Bạn chỉ cần chọn ô có sẵn, chọn sự kiện bằng tiếng Việt và kéo dây nối lại với nhau.
Q: Có thể sửa đổi Trigger sau khi luồng đã chạy được không?
- A: Được. Bạn có thể vào sửa bất kỳ lúc nào. Trong lúc bạn đang sửa bản nháp, luồng cũ vẫn tiếp tục chạy bình thường. Chỉ khi bạn bấm Xuất bản thì Trigger mới bắt đầu có hiệu lực.
Q: Dấu sao đỏ * có ý nghĩa gì?
- A: Dấu sao đỏ biểu thị đây là thông tin bắt buộc. Nếu bạn không điền hoặc không chọn, hệ thống không thể biết phải thực hiện thế nào và sẽ từ chối lưu xuất bản.