Hướng dẫn sử dụng: Tổng quan Quản lý Khách hàng Doanh nghiệp (Company)

Mục tiêu: Phân hệ Doanh nghiệp (Company) trong hệ thống CRM của UCALL và Adahub được thiết kế chuyên biệt cho mô hình kinh doanh B2B (Business-to-Business). Tính năng này giúp tổ chức quản lý toàn diện các pháp nhân khách hàng/đối tác, theo dõi danh sách người liên hệ trực thuộc, hợp nhất dòng thời gian tương tác đa kênh, quản lý cơ hội và đơn hàng trên một hồ sơ 360 độ duy nhất.

I. Tổng quan Mô hình Quản lý Khách hàng Doanh nghiệp (B2B)

Trong mô hình kinh doanh B2B, một quyết định mua hàng thường trải qua chu kỳ đàm phán dài và liên quan đến nhiều nhân sự trong một tổ chức (Giám đốc, Trưởng phòng Thu mua, Kế toán, Kỹ thuật viên). CRM giải quyết bài toán này thông qua cấu trúc dữ liệu phân tầng:

  • Doanh nghiệp (Company): Là pháp nhân công ty độc lập, định danh thông qua Tên công ty, Số điện thoại chính, Mã số thuế, Loại hình tổ chức, Quy mô nhân sự và Địa chỉ trụ sở.
  • Người liên hệ (Contacts): Là từng cá nhân cụ thể trực thuộc doanh nghiệp. Một công ty có thể gắn kết với nhiều liên hệ cá nhân với các chức vụ và quyền hạn khác nhau.
  • Người liên hệ chính (Primary Contact): Là nhân sự đại diện giao dịch chính của công ty, tự động được gợi ý khi khởi tạo báo giá, gửi email hoặc ký kết đơn hàng.
  • Dòng thời gian Hợp nhất (Unified Timeline): Toàn bộ cuộc gọi, tin nhắn, email và ghi chú trao đổi với bất kỳ nhân sự nào thuộc công ty đều được tổng hợp về trang Chi tiết Doanh nghiệp.

Tổng quan không gian Quản lý Khách hàng Doanh nghiệp (B2B) Không gian làm việc tập trung quản lý Khách hàng Doanh nghiệp với đầy đủ thông tin pháp nhân và bộ lọc đa năng.

II. Mục lục Hệ thống Tài liệu Hướng dẫn Chuyên đề

Để thuận tiện tra cứu và triển khai theo từng nghiệp vụ thực tế, bộ tài liệu hướng dẫn sử dụng phân hệ Doanh nghiệp được tổ chức thành 6 bài chuyên đề chuyên sâu:

graph TD
    Portal["CỔNG THÔNG TIN: TỔNG QUAN DOANH NGHIỆP<br/>(overview.md)"] --> M1["1. Danh sách & Chế độ xem<br/>(list_and_views.md)"]
    Portal --> M2["2. Khởi tạo & Cập nhật<br/>(create_and_edit.md)"]
    Portal --> M3["3. Màn hình Chi tiết 360°<br/>(detail_360.md)"]
    Portal --> M4["4. Thao tác Hàng loạt<br/>(bulk_actions.md)"]
    Portal --> M5["5. Nhập & Xuất Dữ liệu<br/>(import_export.md)"]
    Portal --> M6["6. Cấu hình Trường Dữ liệu<br/>(custom_fields_settings.md)"]

1. Quản lý Danh sách & Chế độ xem (List & Views)

  • Thiết lập các tab Chế độ xem (View) theo dạng Danh sách (Table) hoặc Kanban; phân quyền hiển thị (Công khai, Riêng tư, Theo vai trò).
  • Quản lý phễu doanh nghiệp theo các bước Hành trình khách hàng trên bảng Kanban.
  • Tùy biến cột thông tin pháp nhân, sắp xếp thứ tự và ghim cột cố định (Freeze column).
  • Chỉnh sửa dữ liệu trực tiếp trên bảng (Inline Edit) với cơ chế tự động lưu (Autosave).
  • Tìm kiếm nhanh và bộ lọc nâng cao đa điều kiện kết hợp (AND/OR).

Quản lý Doanh nghiệp theo Chế độ xem Kanban Trực quan hóa quy trình chăm sóc khách hàng doanh nghiệp theo phễu giai đoạn trên bảng Kanban.

2. Khởi tạo & Cập nhật Hồ sơ Doanh nghiệp

  • Quy trình tạo mới doanh nghiệp thủ công và tự động cấp mã định danh duy nhất (CT-xxxx).
  • Cơ chế chống trùng lặp dữ liệu: Tự động phát hiện và cảnh báo trùng lặp duy nhất theo Số điện thoại.
  • Thiết lập thông tin pháp nhân: Loại hình doanh nghiệp (TNHH, Cổ phần, DNTN, Hợp danh), Mã số thuế, Địa chỉ trụ sở, Quy mô.
  • Phân công Nhân viên phụ trách (Account Manager) và Nhân viên hỗ trợ (Support Staff).

Biểu mẫu Khởi tạo Doanh nghiệp mới Biểu mẫu khai báo thông tin pháp nhân doanh nghiệp, loại hình tổ chức và nhân sự phụ trách.

3. Màn hình Chi tiết Doanh nghiệp 360° (Detail View)

  • Cột trái - Hồ sơ định danh: Cập nhật thông tin nhanh, chuyển đổi giai đoạn hành trình B2B, gắn nhãn phân loại (Tags).
  • Thanh tác vụ nhanh (Quick Actions Bar):
    • Gọi điện trực tiếp (Click-to-Call) qua VoIP tới Hotline công ty.
    • Gửi email trực tiếp với trình soạn thảo Rich-text.
    • Ghi chú trao đổi nội bộ (@mention đồng nghiệp).
  • Menu tác vụ mở rộng (...):
    • Thêm doanh nghiệp vào Chiến dịch Callbot AI.
    • Thêm doanh nghiệp vào Chiến dịch Telesale.
    • Thêm doanh nghiệp vào Chiến dịch Nhắn tin (SMS/ZNS).
    • Thêm doanh nghiệp vào Danh sách tĩnh (Static List).
    • Gửi email với mẫu thiết kế có sẵn (Email Templates).
  • Cột giữa - Dòng thời gian Tổng hợp: Nhật ký tương tác hợp nhất từ tất cả người liên hệ trực thuộc công ty.
  • Cột phải - Đối tượng liên kết (Linked Objects): Quản lý Liên hệ (chỉ định Người liên hệ chính - Primary Contact), Cơ hội bán hàng (Deals), Đơn hàng (Orders), Phiếu ghi hỗ trợ (Tickets), Công việc (Tasks), Lịch hẹn (Meetings).

Màn hình Chi tiết Doanh nghiệp 360 độ Bố cục 3 cột toàn diện: Hồ sơ pháp nhân, Tác vụ giao tiếp & Dòng thời gian, Mạng lưới đối tượng liên kết.

4. Thao tác Hàng loạt trên Doanh nghiệp (Bulk Actions)

  • Kích hoạt thanh công cụ nổi khi chọn từ 2 doanh nghiệp trở lên trên danh sách.
  • Sửa hàng loạt (Bulk Edit): Bàn giao nhân viên phụ trách, cập nhật hành trình khách hàng hoặc loại hình công ty đồng loạt.
  • Thêm nhiều doanh nghiệp vào danh sách tĩnh phục vụ tiếp thị.
  • Gửi email hàng loạt tới các doanh nghiệp được chọn.
  • Xóa hàng loạt dữ liệu & Cảnh báo an toàn ([!WARNING]): Quy định bảo vệ dữ liệu và ảnh hưởng tới các đối tượng liên kết khi xóa vĩnh viễn.

Thanh công cụ Thao tác hàng loạt Thanh công cụ nổi kích hoạt khi chọn nhiều doanh nghiệp phục vụ sửa, bàn giao hoặc gửi email hàng loạt.

5. Nhập & Xuất Dữ liệu Doanh nghiệp (Import & Export)

  • Quy trình Nhập dữ liệu danh sách công ty từ file Excel/CSV qua Wizard 3 bước:
    • Bước 1: Tải file mẫu chuẩn CRM và tải lên hệ thống.
    • Bước 2: Ghép nối cột dữ liệu (Column Mapping).
    • Bước 3: Cấu hình quy tắc kiểm tra trùng lặp theo Số điện thoại (Bỏ qua / Ghi đè / Cho phép tạo trùng).
  • Xuất dữ liệu doanh nghiệp ra file Excel theo đúng bộ lọc và các cột được phân quyền xem.

Công cụ Nhập & Xuất Dữ liệu Doanh nghiệp Quy trình Import/Export chuẩn hóa hỗ trợ đối soát trùng lặp theo số điện thoại và báo cáo chi tiết.

6. Cấu hình Trường Dữ liệu Doanh nghiệp trong Cài đặt (Custom Fields Settings)

  • Truy cập trang Cài đặt dữ liệu Doanh nghiệp (/settings/general/company).
  • Quản lý danh sách trường dữ liệu mặc định và trường tùy biến.
  • Tạo mới trường dữ liệu tùy chỉnh: Đặt tên, chọn nhóm, chọn kiểu dữ liệu (Text, Number, Date, Single/Multi Option, User, File,…).
  • Thiết lập 4 thuộc tính điều khiển trường: Có sử dụng (Allow in form), Có bắt buộc (Must fill), Hiển thị ở bảng (Default in table), Hiển thị ở Kanban (Default in Kanban).

Quản lý Cấu hình Trường Dữ liệu Doanh nghiệp Giao diện quản lý các trường dữ liệu tùy chỉnh và 4 thuộc tính điều khiển nhập liệu/hiển thị.

III. Bảng Đối Chiếu: Khách Hàng Cá Nhân (B2C) vs Khách Hàng Doanh Nghiệp (B2B)

Tiêu chí so sánh Khách hàng Cá nhân (contact) Khách hàng Doanh nghiệp (company)
Bản chất thực thể Một cá nhân cụ thể. Một tổ chức, công ty hoặc đối tác pháp nhân.
Mã định danh Tự động cấp mã tiền tố KH-xxxx. Tự động cấp mã tiền tố CT-xxxx.
Cơ chế chống trùng Thường kiểm tra Số điện thoại / Email cá nhân. Chỉ kiểm tra trùng lặp theo Số điện thoại công ty.
Quan hệ nhân sự Trực thuộc 0 hoặc 1 Công ty chính. Liên kết với Nhiều Người liên hệ (Contacts); có 1 Liên hệ chính (Primary Contact).
Hồ sơ Dòng thời gian Chỉ ghi nhận tương tác của cá nhân đó. Hợp nhất tương tác của tất cả nhân sự thuộc công ty.
Thông tin pháp lý Ngày sinh, Giới tính, CMND/CCCD. Mã số thuế, Loại hình doanh nghiệp, Quy mô nhân sự, Website.
Đường dẫn truy cập /dashboard/<mã_công_ty>/contacts/contact /dashboard/<mã_công_ty>/contacts/company