Hướng dẫn sử dụng: Nhập & Xuất Dữ liệu Khách hàng (Import & Export)

Mục tiêu: Hướng dẫn chi tiết quy trình đưa hàng loạt dữ liệu khách hàng từ file Excel/CSV vào hệ thống UCALL/Adahub một cách chính xác, xử lý triệt để trùng lặp số điện thoại/email, cũng như trích xuất dữ liệu ra file phục vụ báo cáo và lưu trữ.

I. Hướng dẫn Nhập Khách hàng từ File Excel / CSV (Import Wizard)

Tính năng Import cho phép bạn nạp hàng ngàn khách hàng vào hệ thống chỉ trong vài phút thông qua quy trình 3 bước chuẩn mực:

Đường dẫn truy cập: Từ màn hình Danh sách khách hàng (/dashboard/<mã_công_ty>/contacts/contact), bấm vào nút Nhập file ở góc trên bên phải (hoặc truy cập trực tiếp: /dashboard/<mã_công_ty>/contacts/import).

Bước 1: Tải file lên & Chọn danh sách đích (Upload File)

  1. Chuẩn bị file dữ liệu:
    • Hệ thống hỗ trợ các định dạng: .xlsx, .xls, .csv với dung lượng tối đa 20MB.
    • Bấm vào liên kết Tải file mẫu trên màn hình để tải file Excel tiêu chuẩn của hệ thống về máy tính.
    • Sao chép dữ liệu khách hàng của bạn vào đúng các cột trong file mẫu (Họ tên, Số điện thoại, Email, Tỉnh thành, Nguồn lead,…).
  2. Kéo thả hoặc chọn file: Bấm vào khung tải lên để chọn file dữ liệu từ máy tính của bạn.
  3. Chọn Danh sách khách hàng mục tiêu: Chọn một danh sách liên hệ để gom nhóm toàn bộ tập dữ liệu vừa nhập (hoặc bấm tạo danh sách mới).
  4. Bấm Tiếp tục.

[!IMPORTANT] Định dạng số điện thoại chuẩn: Đảm bảo cột số điện thoại không bị mất số 0 ở đầu (chuyển định dạng cột sang dạng Text trong Excel trước khi lưu). Các số điện thoại hợp lệ tại Việt Nam gồm 10 chữ số (Ví dụ: 0912345678 hoặc 84912345678).

Bước 2: Ghép nối Cột dữ liệu (Column Mapping)

Hệ thống sẽ hiển thị bảng đối chiếu giữa các cột trong file Excel của bạn với các trường dữ liệu tương ứng trên hệ thống:

  1. Kiểm tra tự động: Hệ thống tự động nhận diện các cột có tên trùng khớp (Ví dụ: cột “Họ tên” trong file Excel tự động ghép với trường “Họ và tên” trên CRM).
  2. Ghép nối thủ công: Đối với các cột chưa được ghép tự động, nhấp vào danh sách thả xuống ở cột bên phải để chọn trường tương ứng trên hệ thống.
  3. Bỏ qua cột: Nếu có những cột thông tin trong file Excel không cần nhập vào CRM, bạn có thể chọn “Bỏ qua cột này”.
  4. Bấm Tiếp tục.

Bước 3: Cấu hình Kiểm tra Trùng lặp (Duplicate Handling)

Đây là bước then chốt giúp bảo vệ tính toàn vẹn và sạch sẽ của cơ sở dữ liệu:

  1. Chọn Tiêu chí kiểm tra trùng lặp:
    • Số điện thoại (Phone): Khuyên dùng nhất; khách hàng có cùng số điện thoại sẽ bị phát hiện trùng.
    • Email: Khách hàng có cùng địa chỉ email sẽ bị phát hiện trùng.
    • Cả Số điện thoại và Email: Trùng một trong hai thông tin sẽ bị coi là trùng lặp.
  2. Lựa chọn Hành vi xử lý khi phát hiện trùng lặp:
    • Bỏ qua bản ghi trùng (Khuyên dùng): Giữ nguyên dữ liệu khách hàng cũ trên hệ thống, không nhập bản ghi trùng từ file Excel vào.
    • Cập nhật đè dữ liệu mới: Giữ lại khách hàng cũ nhưng cập nhật đè các trường thông tin mới từ file Excel vào hồ sơ đó.
    • Cho phép tạo trùng: Vẫn tạo mới khách hàng bình thường dù đã trùng số điện thoại.
  3. Gán Nhân viên phụ trách mặc định: Chọn nhân viên sẽ tự động nhận số lead này sau khi nhập, hoặc để hệ thống tự động chia theo quy tắc Round-Robin.
  4. Bấm Hoàn tất nhập liệu.

Bước 4: Theo dõi Tiến trình & Báo cáo Kết quả

  • Hệ thống sẽ tiến hành nhập liệu ngầm trên máy chủ. Bạn có thể tiếp tục làm việc bình thường mà không cần giữ cửa sổ trình duyệt mở.
  • Khi hoàn tất, hệ thống hiển thị thông báo kết quả chi tiết:
    • Tổng số bản ghi trong file: Ví dụ 1,000 dòng.
    • Số bản ghi nhập thành công: 980 dòng.
    • Số bản ghi bị lỗi / trùng bị bỏ qua: 20 dòng.
  • Bạn có thể bấm nút Tải file lỗi để xem chi tiết lý do từng dòng bị thất bại (Ví dụ: sai định dạng số điện thoại, thiếu trường bắt buộc).

II. Hướng dẫn Xuất Dữ liệu Khách hàng (Export)

Tính năng Xuất dữ liệu phục vụ mục đích sao lưu dữ liệu, báo cáo định kỳ hoặc phân tích trên các công cụ BI:

Các bước thực hiện:

  1. Tại màn hình Danh sách khách hàng, sử dụng các bộ lọc hoặc chế độ xem để lọc ra đúng tập khách hàng cần trích xuất (Ví dụ: “Khách hàng VIP đã mua hàng trong tháng”).
  2. Tích chọn các khách hàng cần xuất, hoặc không tích gì nếu muốn xuất toàn bộ kết quả của bộ lọc hiện tại.
  3. Bấm vào nút Xuất file trên thanh công cụ phía trên bảng.
  4. Trong cửa sổ cấu hình xuất dữ liệu:
    • Chọn phạm vi xuất: Tất cả các dòng thỏa mãn bộ lọc hoặc Chỉ các dòng được tích chọn.
    • Chọn các trường dữ liệu cần xuất: Tích chọn các cột thông tin cần lấy ra file Excel (Họ tên, SĐT, Email, Doanh thu, Người phụ trách, Ngày tạo,…). Có thể bấm Chọn tất cả.
  5. Bấm Tải xuống. Hệ thống sẽ tạo file .xlsx và tự động tải về thư mục Downloads trên máy tính của bạn.

[!WARNING] Quyền hạn bảo mật khi xuất file: Tính năng Xuất file có thể bị giới hạn hoặc ẩn hoàn toàn tùy theo phân quyền của Quản trị viên đối với tài khoản của bạn, nhằm phòng chống rủi ro rò rỉ dữ liệu khách hàng của doanh nghiệp.

III. Bảng Xử lý Sự cố Thường gặp (Troubleshooting)

Sự cố Nguyên nhân cốt lõi Hướng dẫn khắc phục cụ thể
File tải lên báo lỗi “Định dạng không được hỗ trợ” File đang ở định dạng .doc, .pdf, .numbers hoặc .csv sử dụng mã hóa font không tương thích (Non-UTF8). Mở file bằng Excel, chọn Save As và lưu lại dưới định dạng chuẩn Excel Workbook (.xlsx) hoặc CSV UTF-8.
Số điện thoại bị mất số 0 đầu tiên khi nhập File Excel đang để định dạng cột ở dạng Number thay vì Text, khiến Excel tự động xóa số 0 ở đầu. Chọn toàn bộ cột số điện thoại trong Excel, chọn Format Cells → chuyển sang định dạng Text, thêm lại số 0 rồi lưu file trước khi upload.
Nút “Xuất file” bị mờ hoặc không nhìn thấy Tài khoản của bạn không được Quản trị viên cấp quyền “Xuất dữ liệu khách hàng” trong phần phân quyền vai trò. Liên hệ Quản trị viên cấp cao của tổ chức để yêu cầu cấp quyền Export nếu phục vụ công việc chính đáng.

IV. Câu hỏi thường gặp (FAQs)

  • Q: Dung lượng file tối đa cho một lần nhập là bao nhiêu?
    • A: Dung lượng tối đa là 20MB cho mỗi lần tải lên. Với file Excel thuần text, dung lượng này tương đương khoảng 50,000 đến 100,000 dòng dữ liệu.
  • Q: Nếu trong lúc đang import mà tôi vô tình tắt trình duyệt thì quá trình nhập có bị dừng lại không?
    • A: Không. Tiến trình nhập liệu chạy hoàn toàn ngầm trên máy chủ của UCALL. Bạn có thể an tâm tắt trình duyệt hoặc chuyển sang làm tác vụ khác; hệ thống sẽ gửi thông báo chuông khi quá trình nạp dữ liệu hoàn tất.