Hướng dẫn sử dụng: Quản lý Danh sách & Chế độ xem Khách hàng

Mục tiêu: Giúp nhân viên kinh doanh, marketing và quản lý linh hoạt tùy biến không gian làm việc theo nhu cầu, lưu trữ các bộ lọc tìm kiếm thường dùng, phân quyền truy cập chế độ xem và chỉnh sửa dữ liệu siêu tốc trên bảng.

I. Các trường hợp sử dụng phổ biến (Use Cases)

  • Phân luồng khách hàng theo giai đoạn: Tạo chế độ xem riêng cho “Khách hàng mới chưa gọi”, “Khách hàng đang chăm sóc” và “Khách hàng VIP”.
  • Tùy biến bảng dữ liệu theo phòng ban: Đội ngũ Telesale chỉ cần hiển thị các cột Số điện thoại, Trạng thái cuộc gọi gần nhất, Ghi chú; đội ngũ Kế toán cần hiển thị Mã số thuế, Địa chỉ xuất hóa đơn, Doanh thu.
  • Thao tác cập nhật dữ liệu nhanh: Sử dụng tính năng sửa trực tiếp trên ô (Inline Edit) kết hợp Tự động lưu (Autosave) để cập nhật thông tin hàng chục khách hàng mà không cần mở từng trang chi tiết.

II. Hướng dẫn thao tác từng bước (Từng bước có ảnh minh họa)

Đường dẫn truy cập: Tại thanh menu bên trái, chọn Khách hàng > Cá nhân (hoặc truy cập đường dẫn: /dashboard/<mã_công_ty>/contacts/contact).

Tổng quan màn hình danh sách khách hàng Giao diện danh sách khách hàng với hệ thống View tabs, thanh công cụ tìm kiếm và bảng dữ liệu.

1. Quản lý Chế độ xem (Views) & Phân quyền truy cập

Chế độ xem (View) giúp bạn lưu lại toàn bộ cấu hình hiển thị gồm: Điều kiện lọc, Thứ tự sắp xếp (Sort) và Danh sách các cột trường dữ liệu hiển thị.

Bước 1: Bấm biểu tượng Thêm chế độ xem

Trên thanh tab Chế độ xem (phía trên bảng danh sách), bấm vào biểu tượng + Thêm chế độ xem (hoặc tab dấu cộng).

Bước 1: Bấm biểu tượng Thêm chế độ xem Bước 1: Bấm biểu tượng dấu cộng trên thanh tab chế độ xem.

Bước 2: Đặt tên và cấu hình kiểu hiển thị

Trong cửa sổ Đặt tên chế độ xem, cấu hình các thông số:

  1. Tên chế độ xem: Nhập tên gợi nhớ rõ ràng (Ví dụ: “Lead nóng trong ngày”, “Khách hàng khu vực TP.HCM”).
  2. Chọn kiểu chế độ xem:
    • Danh sách (List view): Dạng bảng tính hiển thị nhiều dòng và cột dữ liệu.
    • Kanban (Kanban view): Dạng các cột thẻ kéo thả theo trạng thái hành trình mua hàng.
  3. Bấm Lưu lại để tạo tab view mới.

Bước 2: Đặt tên và chọn kiểu chế độ xem Bước 2: Cửa sổ Đặt tên chế độ xem và lựa chọn kiểu hiển thị Danh sách hoặc Kanban.

Bước 3: Đổi tên, Sao chép hoặc Phân quyền Chế độ xem

Di chuột vào tên tab chế độ xem, bấm vào biểu tượng mũi tên hoặc ··· (Ba chấm) để mở menu quản trị:

  • Đổi tên chế độ xem: Nhập tên mới cho tab.
  • Sao chép chế độ xem: Nhân bản cấu hình view hiện tại để tạo ra một view biến thể khác mà không phải cấu hình lại từ đầu.
  • Cấu hình chế độ xem: Điều chỉnh quyền truy cập:
    • Công khai (Public): Toàn bộ nhân viên trong công ty đều nhìn thấy và sử dụng được tab này.
    • Riêng tư (Private): Chỉ duy nhất tài khoản của bạn nhìn thấy.
    • Theo nhóm / Vai trò (Role-based): Chỉ cấp quyền xem cho các phòng ban cụ thể.
  • Xóa chế độ xem: Xóa tab view (chỉ xóa cấu hình hiển thị, không làm mất dữ liệu khách hàng).

Bước 3: Mở menu quản trị tab chế độ xem Bước 3: Menu tùy chọn: Đổi tên, Sao chép, Cấu hình chế độ xem và Xóa.

Bước 4: Lưu cấu hình vào Chế độ xem

Mỗi khi bạn thực hiện thay đổi bộ lọc, sắp xếp lại cột hoặc ẩn/hiện trường thông tin, biểu tượng Lưu chế độ xem (chiếc đĩa mềm) sẽ sáng lên cạnh tên tab. Bấm nút này để cập nhật vĩnh viễn cấu hình vào view.

Bước 4: Bấm nút Lưu chế độ xem Bước 4: Bấm vào biểu tượng đĩa mềm để lưu cấu hình bộ lọc, sắp xếp và cột vào view hiện tại.

2. Thiết lập Bộ lọc & Lọc nâng cao (Advanced Filters)

Bước 1: Mở giao diện Lọc nâng cao

Trên thanh công cụ phía trên bảng danh sách, bấm vào nút Lọc nâng cao.

Bước 1: Bấm nút Lọc nâng cao trên thanh công cụ Bước 1: Bấm nút Lọc nâng cao để mở ngăn thiết lập điều kiện.

Bước 2: Thiết lập các dòng điều kiện ghép nối logic

  1. Bấm + Thêm điều kiện:
    • Chọn trường: Chọn bất kỳ trường dữ liệu mặc định hoặc trường tùy chỉnh nào (Tỉnh/Thành phố, Giới tính, Doanh thu, Lần tương tác cuối…).
    • Toán tử: Lựa chọn phép so sánh phù hợp (Bằng, Không bằng, Chứa, Không chứa, Trong khoảng, Đã có dữ liệu, Chưa có dữ liệu).
    • Giá trị so sánh: Nhập giá trị văn bản hoặc chọn từ danh sách.
  2. Ghép nối điều kiện logic:
    • Chọn VÀ (AND): Khách hàng phải đồng thời thỏa mãn tất cả các tiêu chí.
    • Chọn HOẶC (OR): Khách hàng chỉ cần thỏa mãn một trong các tiêu chí.

Bước 2: Thiết lập điều kiện lọc VÀ / HOẶC Bước 2: Thêm các dòng điều kiện lọc và lựa chọn logic VÀ / HOẶC.

Bước 3: Áp dụng và xem kết quả lọc

Bấm nút Áp dụng. Bảng dữ liệu sẽ lập tức lọc ra danh sách khách hàng thỏa mãn các điều kiện vừa thiết lập.

Bước 3: Áp dụng và xem kết quả lọc trên bảng Bước 3: Kết quả danh sách khách hàng sau khi áp dụng bộ lọc nâng cao.

3. Tùy chỉnh Cột hiển thị & Sắp xếp (Sort & Columns)

Bước 1: Mở cửa sổ Cấu hình cột

Bấm vào biểu tượng Bánh răng / Cột ở góc trên bên phải của bảng dữ liệu.

Bước 1: Mở cửa sổ Cấu hình cột Bước 1: Bấm biểu tượng bánh răng ở góc phải bảng.

Bước 2: Tùy chỉnh ẩn hiện và sắp xếp vị trí cột

  1. Ẩn / Hiện cột: Tích chọn ô vuông trước tên trường để hiển thị, hoặc bỏ tích để ẩn cột khỏi bảng.
  2. Sắp xếp thứ tự cột: Nhấn giữ biểu tượng ⋮⋮ cạnh tên trường và kéo thả lên/xuống để thay đổi vị trí cột từ trái sang phải trên màn hình.
  3. Ghim cột cố định (Freeze column): Chọn ghim cố định các cột nhận diện (như Cột chọn, Tên khách hàng, Số điện thoại) để khi cuộn ngang bảng, các thông tin này luôn cố định bên trái màn hình.
  4. Bấm Áp dụng.

Bước 2: Tùy chỉnh ẩn hiện và kéo thả cột Bước 2: Danh sách các cột cho phép tích chọn và kéo thả thứ tự.

4. Chỉnh sửa Trực tiếp trên Bảng (Inline Edit) & Tự động lưu (Autosave)

UCALL cho phép bạn chỉnh sửa dữ liệu trực tiếp như một bảng tính Excel mà không cần phải bấm vào mở trang chi tiết của từng khách hàng:

Bước 1: Nhấp đúp vào ô để sửa dữ liệu

  • Nhấp đúp chuột vào ô dữ liệu cần chỉnh sửa (Họ tên, SĐT, Email, Người phụ trách, Hành trình, Nhãn dán, Ghi chú,…).
  • Nhập giá trị mới hoặc chọn từ danh sách lựa chọn.
  • Nhấn phím Enter hoặc nhấp chuột ra ngoài ô để hoàn tất việc sửa.

Bước 1: Nhấp đúp vào ô để sửa dữ liệu Bước 1: Nhấp đúp vào ô để chuyển sang trạng thái biên tập trực tiếp.

Bước 2: Bật / Tắt công tắc Tự động lưu (Autosave)

Tại góc trên bên phải của bảng có công tắc Tự động lưu (Autosave):

Bước 2: Bật hoặc tắt công tắc Tự động lưu Bước 2: Công tắc Tự động lưu (Autosave) ở góc trên bên phải bảng.

Chế độ Hành vi của hệ thống Khuyến nghị áp dụng
BẬT (Autosave ON) Dữ liệu sau khi sửa được tự động lưu lên máy chủ ngay lập tức khi bạn rời khỏi ô (Blur/Enter). Khi cần xử lý nhanh từng khách hàng đơn lẻ trong quá trình trực điện thoại.
TẮT (Autosave OFF) Các ô được chỉnh sửa sẽ hiển thị viền nổi bật (Pending changes). Dữ liệu chỉ được cập nhật chính thức khi bạn bấm nút Lưu thay đổi trên thanh thông báo. Khi cần rà soát sửa đổi hàng loạt ô trước khi lưu, tránh vô tình gõ nhầm.

5. Thao tác Nhanh trên từng Dòng (Row Quick Actions)

Tại mỗi dòng khách hàng, rê chuột sang các biểu tượng thao tác nhanh ở đầu dòng hoặc cuối dòng:

  • Gọi điện 1-click (Click-to-Call): Bấm vào biểu tượng 📞 Điện thoại. Hệ thống sẽ kích hoạt bàn phím ảo (Softphone) hoặc tổng đài VoIP tích hợp để quay số trực tiếp đến khách hàng mà nhân viên không cần gõ số thủ công.
  • Ghi chú nhanh (Quick Note): Bấm vào biểu tượng 📝 Ghi chú để mở cửa sổ popover, nhập nhanh nội dung tóm tắt vừa trao đổi và lưu lại vào nhật ký khách hàng.
  • Xem chi tiết: Bấm trực tiếp vào tên khách hàng để chuyển hướng sang màn hình chi tiết 360 độ.

III. Bảng Xử lý Sự cố Thường gặp (Troubleshooting)

Hiện tượng Nguyên nhân Hướng dẫn xử lý
Sửa dữ liệu trên ô xong nhưng f5 lại mất Nút gạt Tự động lưu (Autosave) đang TẮT và bạn chưa bấm nút “Lưu thay đổi” màu xanh trên thanh thông báo. Bật công tắc Tự động lưu hoặc luôn chú ý bấm nút Lưu thay đổi trước khi rời trang.
Không tìm thấy khách hàng dù đã nhập đúng số điện thoại Chế độ xem hiện tại đang có bộ lọc (Filter) làm ẩn khách hàng đó đi. Bấm nút Đặt lại bộ lọc hoặc chuyển sang tab chế độ xem “Tất cả khách hàng” rồi tìm kiếm lại.
Không kéo thả được thứ tự cột Bảng đang ở trạng thái cuộn ngang hoặc màn hình đang bị zoom không chuẩn. Đặt lại tỉ lệ zoom trình duyệt về 100% hoặc mở cửa sổ Cấu hình cột để sắp xếp bằng danh sách.

IV. Câu hỏi thường gặp (FAQs)

  • Q: Xóa một Chế độ xem (View) có làm mất dữ liệu khách hàng không?
    • A: Không. Chế độ xem chỉ là một bộ lọc và cấu hình giao diện hiển thị. Việc tạo mới, chỉnh sửa hoặc xóa View hoàn toàn không ảnh hưởng đến dữ liệu khách hàng trong hệ thống.
  • Q: Một Chế độ xem có thể chia sẻ cho người khác cùng dùng không?
    • A: Có. Khi tạo hoặc cấu hình view, bạn chỉ cần chọn quyền truy cập là Công khai (Public) hoặc chọn theo Phòng ban / Vai trò để đồng nghiệp cùng nhìn thấy và sử dụng.