Hướng dẫn sử dụng: Quản lý Thao tác & Điều phối Lịch hẹn

Mục tiêu: Hướng dẫn sử dụng các công cụ điều phối và thao tác quản lý lịch hẹn trên hệ thống: cập nhật thông tin nhanh qua ngăn trượt (Quick View Drawer), đồng bộ Google Calendar 1-click, dời lịch họp trực quan trên Chế độ xem Lịch (Calendar View), rà soát phân loại theo nhóm nhân sự/trạng thái và hủy/xóa cuộc hẹn an toàn mà không làm gián đoạn lịch làm việc của khách hàng.

I. Các Trường hợp Sử dụng Phổ biến (Use Cases)

  • Kịch bản 1: Bàn giao lịch họp khi nhân viên nghỉ phép hoặc chuyển công tác: Một nhân viên nghỉ phép đột xuất, người quản lý mở bộ lọc chọn nhân sự đó trong tuần, mở ngăn trượt Xem nhanh để bàn giao Người phụ trách (Host) cho đồng nghiệp tiếp quản.
  • Kịch bản 2: Đóng cuộc họp và ghi chú kết quả sau khi trao đổi: Sau khi cuộc hẹn kết thúc thành công, nhân viên mở ngăn trượt, gõ biên bản tóm tắt vào ô Ghi chú nội bộ và đổi Trạng thái sang Đã hoàn thành.
  • Kịch bản 3: Dời lịch họp nhanh bằng kéo thả trực quan: Khách hàng báo bận và muốn dời lịch hẹn sang ngày khác, nhân sự mở giao diện Lịch làm việc (/work/calendar), chỉ cần kéo thả thẻ cuộc họp sang khung giờ mới để hệ thống tự động cập nhật và gửi email dời lịch cho khách hàng.

II. Quản Lý Thao Tác Trực Tiếp Trên Bảng Danh Sách

Đường dẫn truy cập: Tại màn hình Vận hành > Lịch hẹn (/work/meetings), mỗi dòng cuộc hẹn được trang bị thanh công cụ thao tác nhanh tại cột Hành động.

Bảng danh sách Lịch hẹn và cột Hành động Giao diện danh sách Lịch hẹn với 2 biểu tượng hành động chính: Xem chi tiết (ngăn trượt) và Đồng bộ Google Calendar.

1. Quản lý Thao tác theo Dòng (Row-level Actions)

Trên mỗi hàng dữ liệu của bảng, tại cột Hành động ở góc phải:

  • Biểu tượng Xem chi tiết (Con mắt): Nhấp để mở ngay Ngăn trượt Xem nhanh (Quick View Drawer) từ cạnh phải màn hình mà không làm rời khỏi ngữ cảnh danh sách.
  • Biểu tượng Đồng bộ Google Calendar (Cuốn lịch): Nhấp để kích hoạt đồng bộ hoặc mở trực tiếp sự kiện tương ứng trên Google Calendar của bạn.

Ngăn trượt Xem nhanh chi tiết Lịch hẹn Ngăn trượt Xem nhanh cho phép điều phối Host, đổi trạng thái, cập nhật ghi chú và quản lý liên kết.

III. Hướng Dẫn Thực Hiện Các Thao Tác Điều Phối

1. Cập Nhật Nhanh Thông Tin Cuộc Hẹn (Inline Edit & Drawer)

Cho phép cập nhật giá trị mới cho người phụ trách, thời gian họp hoặc trạng thái:

Bước 1: Mở Ngăn trượt Xem nhanh

  • Trên bảng danh sách, nhấp chuột trực tiếp vào dòng cuộc hẹn hoặc bấm biểu tượng con mắt ở cột Hành động.
  • Ngăn trượt trượt ra từ bên phải màn hình hiển thị toàn diện dữ liệu cuộc hẹn:

Hộp thoại Xem và Sửa chi tiết Lịch hẹn Giao diện ngăn trượt hỗ trợ chỉnh sửa tại chỗ tiêu đề, khung giờ, địa điểm và mô tả.

Bước 2: Cập nhật các trường dữ liệu cần điều chỉnh

  1. Bàn giao Người phụ trách (Host): Nhấp vào trường Người phụ trách, chọn nhân sự mới từ danh sách thả xuống để bàn giao cuộc họp.
  2. Cập nhật Trạng thái cuộc họp: Chọn một trong các trạng thái: Đã lên lịch, Đang họp, Đã hoàn thành, Đã hủy.
  3. Điều chỉnh Người tham gia: Nhấp thêm hoặc gỡ bớt nhân sự/email khách hàng tham gia.
  4. Nhập Ghi chú nội bộ: Gõ nội dung trao đổi, biên bản tóm tắt hoặc @mention đồng nghiệp tại khung ghi chú bên dưới.

Bước 3: Lưu trữ và Tự động Đồng bộ

  • Hệ thống áp dụng cơ chế Tự động lưu (Autosave) khi chỉnh sửa trên ngăn trượt.
  • Mọi thay đổi về thời gian hoặc địa điểm sẽ tự động đồng bộ sang Google Calendar của Host và gửi email cập nhật tới người tham gia.

2. Dời Lịch Họp Trực Quan Trên Chế Độ Xem Lịch (Calendar View)

Để điều phối và sắp xếp lịch họp cho toàn đội ngũ một cách bao quát nhất:

  1. Truy cập Chế độ xem Lịch: Mở menu Vận hành > Lịch (/work/calendar) hoặc bấm icon chuyển đổi dạng lịch.
  2. Bao quát khung giờ: Chọn chế độ xem Tuần hoặc Tháng để thấy các khoảng trống thời gian (Free slots) của nhóm.
  3. Kéo thả dời lịch (Drag & Drop): Nhấp giữ chuột vào thẻ cuộc họp và kéo thả sang một ngày hoặc khung giờ mới.
  4. Xác nhận dời lịch: Hộp thoại xác nhận xuất hiện, bấm Đồng ý. Hệ thống tự động cập nhật thời gian mới và gửi thông báo dời lịch tới khách hàng.

3. Xóa / Hủy Cuộc Hẹn An Toàn

[!WARNING] CẢNH BÁO AN TOÀN KHI XÓA LỊCH HẸN:

  • Thao tác Xóa lịch hẹn sẽ loại bỏ hoàn toàn bản ghi khỏi CRM và không thể khôi phục tự động.
  • Toàn bộ sự kiện tương ứng đã đồng bộ sang Google Calendar của người phụ trách và người tham gia sẽ tự động bị xóa bỏ hoặc gửi email hủy lịch.
  • Vui lòng kiểm tra kỹ thông tin cuộc họp trước khi bấm xác nhận xóa!

Các bước thực hiện:

  1. Mở ngăn trượt Xem nhanh của cuộc hẹn cần xóa.
  2. Nhấp vào biểu tượng menu ba chấm ... ở góc trên cùng bên phải ngăn trượt.
  3. Chọn mục Xóa cuộc hẹn (có biểu tượng thùng rác màu đỏ).
  4. Hộp thoại cảnh báo xác nhận xuất hiện:

Hộp thoại xác nhận xóa an toàn Hộp thoại cảnh báo rủi ro yêu cầu xác nhận trước khi tiến hành xóa vĩnh viễn cuộc hẹn.

  1. Nhấp nút Xác nhận xóa để thực thi hoặc bấm Hủy để quay lại an toàn.

IV. Bảng Xử lý Sự cố Thường gặp (Troubleshooting)

Hiện tượng lỗi / Vấn đề Nguyên nhân cốt lõi Hướng dẫn khắc phục cụ thể
Không thấy icon Xóa trong menu ba chấm Tài khoản của bạn bị giới hạn phân quyền, không có quyền Xóa lịch hẹn trên hệ thống. Liên hệ Quản trị viên để kiểm tra lại quyền trong Cài đặt > Vai trò & Phân quyền > Lịch hẹn.
Sau khi đổi Người phụ trách, người mới không thấy sự kiện trên Google Calendar Nhân sự tiếp nhận mới chưa liên kết tài khoản Google Calendar trong Cài đặt cá nhân. Yêu cầu nhân sự tiếp nhận vào Cài đặt > Thông tin cá nhân > Tích hợp lịch để kết nối Google Calendar trước.
Đã bấm xóa lịch hẹn nhưng trên điện thoại vẫn còn sự kiện Ứng dụng Google Calendar trên điện thoại chưa kích hoạt cơ chế Sync (đồng bộ) dữ liệu mạng mới nhất. Kéo vuốt màn hình ứng dụng Google Calendar trên điện thoại từ trên xuống dưới để làm mới dữ liệu đồng bộ.

V. Câu hỏi Thường gặp (FAQs)

  • Q1: Khi đổi trạng thái sang “Đã hủy” thì thư mời có gửi thông báo cho khách hàng không?
    • A: Có. Hệ thống sẽ tự động cập nhật trạng thái hủy cuộc họp sang Google Calendar và Google sẽ gửi email cập nhật sự kiện bị hủy tới người tham gia.
  • Q2: Tôi có thể lọc toàn bộ cuộc hẹn của một nhân sự để quản lý cùng lúc không?
    • A: Có. Bạn sử dụng bộ lọc Nhân viên trên thanh công cụ bảng để lọc ra toàn bộ lịch của nhân sự đó, sau đó mở từng cuộc họp để rà soát hoặc bàn giao.
  • Q3: Có thể hoàn tác (Undo) lại thao tác xóa lịch hẹn không?
    • A: Không. Thao tác xóa cuộc hẹn là vĩnh viễn trên cơ sở dữ liệu. Nếu cần lên lại lịch, bạn cần bấm + Thêm lịch hẹn để khởi tạo cuộc họp mới.