Cẩm nang Tổng hợp: Phân hệ Vận hành (Operations Full Reference Guide)

Mục tiêu & Bối cảnh: Phân hệ Vận hành (Operations) trong CRM Adahub là không gian điều phối công việc và thời gian làm việc hàng ngày của nhân sự. Cẩm nang này hợp nhất 3 cấu phần quan trọng: Lịch làm việc tập trung (Calendar), Quản lý cuộc hẹn với khách hàng (Meeting) và Theo dõi tiến độ công việc (Task), giúp tổ chức chuẩn hóa quy trình tác nghiệp và loại bỏ hoàn toàn tình trạng trôi việc hoặc trùng lịch.

Mục Lục Nội Dung

I. Tổng quan Không gian Vận hành Tập trung (Operations Overview)

Trong thực tế doanh nghiệp, lịch biểu của một nhân sự là sự đan xen giữa các đầu việc cần làm (Task) và các cuộc gặp gỡ khách hàng/nội bộ (Meeting). Phân hệ Vận hành mang lại một điểm chạm duy nhất:

graph TD
    A["Không Gian Vận Hành Tập Trung (Operations)"] --> B["1. Lịch Làm Việc (Calendar)<br/>(Xem theo Tháng, Tuần, Ngày)"]
    A --> C["2. Lịch Hẹn (Meeting)<br/>(Gặp gỡ khách hàng & Link Meet)"]
    A --> D["3. Công Việc (Task)<br/>(Hạn chót & Phê duyệt kết quả)"]

    B -->|Hiển thị trực quan| E["Kế hoạch làm việc hàng ngày của nhân sự"]
    C -->|Đồng bộ tự động| B
    D -->|Đồng bộ tự động| B

II. Quản lý Lịch làm việc Tập trung (Calendar View)

Đường dẫn truy cập: Tại menu bên trái, chọn Vận hành > Lịch (/dashboard/<mã_công_ty>/calendar).

1. Bật/Tắt Bộ Lọc Hiển Thị Trên Calendar

Tại thanh công cụ phía trên màn hình lịch, người dùng có thể bật hoặc tắt hiển thị theo nhu cầu:

  • 🟦 Công việc (Task): Hiển thị các deadline và tác vụ cần xử lý.
  • 🟩 Lịch hẹn (Meeting): Hiển thị các cuộc họp demo, gặp mặt đối tác.

2. Tạo Nhanh Công Việc & Lịch Hẹn Bằng Chuột Phải

Người dùng có thể tạo nhanh sự kiện trực tiếp trên giao diện lịch:

  1. Di chuyển chuột đến ngày cần tạo trên bảng lịch.
  2. Nhấn chuột phải vào ô ngày tương ứng.
  3. Chọn:
    • Thêm mới Công việc
    • Thêm mới Lịch hẹn
  4. Nhập thông tin cần thiết và bấm Lưu. Dữ liệu sẽ hiển thị ngay trên ô ngày đã chọn.

3. Các Chế Độ Xem Lịch

  • Xem theo Tháng (Month): Bức tranh toàn cảnh về mật độ công việc và cuộc hẹn trong tháng.
  • Xem theo Tuần (Week): Phân chia chi tiết theo từng khung giờ trong ngày (08:00 - 18:00).
  • Xem theo Ngày (Day): Kế hoạch chi tiết từng giờ giúp nhân sự tập trung xử lý dứt điểm.

III. Quản lý & Điều phối Cuộc hẹn (Meeting Operations)

Đường dẫn truy cập: Tại menu bên trái, chọn Vận hành > Lịch hẹn (/dashboard/<mã_công_ty>/crm_meeting).

1. Lên Lịch Cuộc Hẹn với Khách Hàng

  • Tự động làm tròn thời gian bắt đầu lên nấc 30 phút gần nhất.
  • Tự động sinh link Google Meet: Chỉ với 1 cú nhấp chuột mà không cần mở tab bên ngoài.
  • Gửi thư mời tự động (.ics): Hệ thống gửi email kèm file lịch đến tất cả khách hàng và nhân viên tham gia.

2. Đồng Bộ Hai Chiều với Google Calendar

  • Nhân viên liên kết tài khoản Gmail một lần duy nhất tại mục Cài đặt cá nhân. Mọi cuộc hẹn tạo từ CRM sẽ tự động xuất hiện trên ứng dụng Lịch trên điện thoại.

IV. Phân công & Giám sát Công việc Vận hành (Task Operations)

Đường dẫn truy cập: Tại menu bên trái, chọn Vận hành > Công việc (/dashboard/<mã_công_ty>/work/tasks).

1. Phân Công Trách Nhiệm Rõ Ràng

  • Người phụ trách chính: Nhân sự trực tiếp giải quyết công việc.
  • Người duyệt (Approver): Quản lý thẩm định chất lượng trước khi nghiệm thu.
  • Nhân viên hỗ trợ: Các đồng nghiệp phối hợp.

2. Quy Trình Nghiệm Thu & Phê Duyệt

  • Nhân viên hoàn thành bấm Gửi phê duyệt kèm ghi chú bằng chứng.
  • Người duyệt bấm Đồng ý để hoàn thành hoặc Từ chối kèm lý do yêu cầu chỉnh sửa.

V. Câu hỏi Thường gặp & Bảng Xử lý Sự cố (FAQs)

1. Bảng Xử lý Sự cố

Hiện tượng Nguyên nhân Hướng dẫn khắc phục
Không thấy công việc hiển thị trên Calendar Nút gạt bộ lọc “Công việc” trên màn hình Lịch đang bị tắt. Bấm vào nút “Công việc” ở thanh công cụ Calendar để bật hiển thị.
Nhấp chuột phải vào ngày trên Calendar không hiện menu Trình duyệt đang bật chặn menu ngữ cảnh hoặc bạn nhấp ngoài phạm vi ô ngày. Nhấp chuột vào giữa vùng trống của ô ngày trên màn hình lịch.

2. Câu hỏi thường gặp (FAQs)

  • Q: Các cuộc hẹn tạo từ hồ sơ khách hàng có tự động hiển thị trên Calendar không?
    • A: Có. Mọi cuộc hẹn và công việc được tạo từ màn hình Chi tiết khách hàng (Contact 360°) đều tự động liên kết và xuất hiện đồng bộ trên Calendar chung của nhân sự phụ trách.