Hướng dẫn sử dụng tính năng Calendar (Lịch làm việc)

Mở và xem lịch làm việc, lọc dữ liệu

Mục đích: Một nhân viên muốn xem toàn bộ công việc và lịch hẹn trên một lịch thống nhất để lên kế hoạch trong ngày / tuần / tháng.

Các bước thực hiện:

Bước 1. Vào Menu -> Lịch làm việc. Bước 2. Giao diện mặc định hiển thị lịch tháng (Month View) của tháng/năm hiện tại. Bước 3. Sử dụng Toolbar (thanh công cụ) phía trên:

Bước 3a. Toggle Tháng / Tuần: Bấm để chuyển giữa 2 chế độ xem.

Bước 3b. Callback Công việc / Lịch hẹn: Bấm checkbox Công việc để bật/tắt hiển thị Task trên lịch. Bấm checkbox Lịch hẹn để bật/tắt hiển thị Meeting trên lịch. Mặc định cả 2 đều bật.

Bước 3c. Segment Của tôi / Tất cả: Bấm Của tôi để giới hạn chỉ xem sự kiện do bạn phụ trách. Bấm Tất cả để xem sự kiện của mọi người (tuân thủ quyền xem account).

Bước 3d. Tìm kiếm: Gõ năm khóa từ vào ô Tìm kiếm (search by name) để lọc Task/Meeting. Danh sách sự kiện trên lịch sẽ cập nhật tức thì.

Kết quả: Bạn có thể nhanh chóng xem lịch trong ngày/tuần/tháng và lọc theo nhu cầu.

Xem lịch theo Tháng và Tuần để phân bổ thời gian

Mục đích: Quản lý hoặc nhân viên muốn phân bổ thời gian công việc bằng cách xem từng tuần hoặc tháng chi tiết.

2.1. Chế độ Tháng (Month View)

Các bước thực hiện:

Bước 1. Từ Toolbar, bấm Tháng (nếu đang ở Tuần). Bước 2. Lịch hiển thị dạng grid 7 cột × 5 hàng (Chủ nhật đến Thứ 7). Bước 3. Mỗi ô ngày có chứa một số card sự kiện (Task + Meeting). Bước 4. Xem và xổ sự kiện: Các card được sắp xếp từ trên xuống theo thời gian (sớm tới muộn). Nếu một ngày có quá nhiều sự kiện dẫn tới tràn ô: Ô ngày sẽ hiển thị thanh cuộn nội bộ (scroll dọc tàng hình). Kéo thanh cuộn để xem tất cả sự kiện trong ngày.

2.2. Chế độ Tuần (Week View)

Các bước thực hiện:

Bước 1. Từ Toolbar, bấm Tuần. Bước 2. Lịch hiển thị 7 ngày trong 1 tuần với trục giờ (ví dụ: 7 AM - 11 PM). Bước 3. Xem Lịch hẹn (Meeting): Mỗi Meeting được vẽ dưới dạng khối hình chữ nhật. Chiều cao khối = khoảng thời gian từ Start Time đến End Time. Ví dụ: Meeting từ 9 AM - 10 AM sẽ chiếm khung 1 giờ trên lịch.

Bước 4. Xem Công việc (Task): Task chỉ có trường Deadline (hạn chót), không có Start Time. Hệ thống tự động gán Start Time = Deadline - 30 phút để vẽ khối. Khối Task sẽ có chiều cao = khối Meeting 30 phút (để trực quan đồng nhất). Ví dụ: Task deadline 2 PM sẽ vẽ từ 1:30 PM - 2:00 PM.

Kết quả: Bạn có bức tranh rõ ràng về thời gian rảnh/bận trong tuần, dễ lên kế hoạch.

Di chuyển lịch bằng kéo & thả

Mục đích: Một Sales muốn nhanh chóng dời lịch hẹn hoặc deadline task bằng cách kéo thay vì phải sửa từng trường.

Các bước thực hiện:

Bước 1. Trên lịch (Month hoặc Week view), tìm một event (Task hoặc Meeting) muốn di chuyển. Bước 2. Nhấn giữ chuột vào Card event. Bước 3. Kéo chuột tới ô ngày/giờ mới (trên lưới lịch). Bước 4. Thả chuột tại vị trí mới. Bước 5. Popup xác nhận bật ra:

Nếu event là Task: Popup hiển thị: “Bạn có chắc chắn muốn đổi ngày hết hạn của công việc?” Hiển thị so sánh: Ngày cũ -> Ngày mới (ví dụ: 20/03 -> 25/03). 2 nút lựa chọn: Hủy / Đồng ý.

Nếu event là Meeting: Popup hiển thị: “Bạn có chắc chắn muốn đổi thời gian của lịch hẹn?” Hiển thị so sánh: Khung giờ cũ -> Khung giờ mới (ví dụ: 9 AM - 10 AM -> 10 AM - 11 AM). 2 tuỳ chọn: Đồng ý (chỉ cập nhật CRM), Đồng ý & gửi thông báo (cập nhật CRM + gửi email thông báo cho người tham gia).

Bước 6. Chọn tuỳ chọn.

Bước 7. Hệ thống gọi API cập nhật database.

Bước 8. Lịch tự động render lại event tại vị trí mới (không cần F5).

Lưu ý: Nếu API gặp lỗi (timeout / 500 error), hệ thống sẽ rollback event về vị trí cũ.

Kết quả: Bạn có thể dòi lịch một cách nhanh chóng và trực quan.

Xem nhanh chi tiết sự kiện trên lịch

Mục đích: Muốn xem chi tiết một sự kiện ngay trên lịch mà không cần chuyển sang màn hình khác.

Các bước thực hiện:

Bước 1. Trên lịch (Month hoặc Week view), click lần lần (single click) vào một event (Task hoặc Meeting). Bước 2. Popup Xem nhanh (Quick View) bật ra từ bên phải (hoặc Modal ở giữa). Bước 3. Popup hiển thị: Tiêu đề event, Thời gian (hoặc deadline), Trạng thái (nếu là Task), Mô tả / ghi chú, Danh sách người liên quan (nếu là Meeting), Liên kết đối tượng CRM (Contact, Deal, Order…).

Bước 4. Các nút thao tác nhanh: Sửa (icon bút chì): Chỉnh sửa chi tiết event. Xóa (icon thùng rác): Xóa event (yêu cầu xác nhận). Đóng (X): Đóng popup.

Kết quả: Bạn có thể nhanh chóng kiểm tra chi tiết event mà không cần rời khỏi lịch.

Quy tắc hiển thị sự kiện

Icon và màu sắc

Task (Công việc): Sử dụng icon Checklist để phân biệt. Kèm theo label trạng thái (ví dụ: tag “Đang làm” - màu vàng, “Hoàn thành” - xanh). Nếu Task bị hủy, tiêu đề sẽ bị gạch ngang (Strikethrough).
Meeting (Lịch hẹn): Sử dụng icon Máy quay để phân biệt. Hiển thị khung giờ chuẩn. Nếu Meeting bị hủy, event sẽ biến mất khỏi lịch (không hiển thị).

Lưu ý chung

Luôn xác nhận trước khi di chuyển sự kiện quan trọng.
Dùng bộ lọc “Của tôi” nếu chỉ muốn xem công việc của mình.
Chế độ Tuần view rất hữu ích để xem chi tiết khung giờ.
Nếu Meeting có người tham gia ngoài công ty, chọn “Gửi thông báo” khi dời lịch.