Hướng dẫn sử dụng: Phân hệ Cơ hội bán hàng (Deal)

Phân hệ Cơ hội bán hàng (Deal / Opportunity) trong hệ sinh thái CRM Adahub là trung tâm điều phối toàn bộ chu trình thương vụ từ khi tiếp nhận khách hàng tiềm năng, đánh giá nhu cầu, báo giá, đàm phán cho đến khi chốt đơn thành công hoặc ký kết hợp đồng. Với kiến trúc Đa phễu bán hàng (Multi-Pipeline) linh hoạt, hệ thống cho phép doanh nghiệp vận hành đồng thời nhiều quy trình kinh doanh khác nhau, tự động hóa dự báo doanh số và liên kết 360 độ giữa khách hàng, đối tác với đơn hàng và hoạt động chăm sóc thực tế.

I. Tổng quan Mô hình Bán hàng & Quản lý Cơ hội

1. Khái niệm Cơ hội (Deal) trong Chu kỳ Kinh doanh

Trong hoạt động bán hàng chuyên nghiệp (đặc biệt là mô hình B2B hoặc B2C giá trị cao), một thương vụ không diễn ra tức thì mà trải qua chuỗi các giai đoạn tương tác và thương lượng.

  • Cơ hội (Deal): Đại diện cho một thương vụ kinh doanh cụ thể đang được theo dõi và chăm sóc. Mỗi Deal có giá trị tài chính dự kiến, xác suất thành công, thời hạn kỳ vọng và một người chịu trách nhiệm chính.
  • Mối quan hệ Thực thể B2B / B2C: Một Deal không tồn tại độc lập mà luôn gắn kết chặt chẽ với:
    • Khách hàng cá nhân (Contact): Người liên hệ đàm phán trực tiếp (Chỉ định rõ Người liên hệ chính - Primary Contact).
    • Công ty (Company): Pháp nhân doanh nghiệp đối tác (Chỉ định rõ Công ty chính - Primary Company).
    • Đơn hàng (Order): Chứng từ giao dịch chính thức được sinh ra khi chốt deal thành công.
    • Phiếu ghi (Ticket): Các yêu cầu hỗ trợ kỹ thuật hoặc thẩm định trong quá trình đàm phán.
    • Công việc & Lịch hẹn (Tasks & Meetings): Các phiên demo sản phẩm, buổi gặp gỡ ký kết và đầu việc nội bộ chuẩn bị hồ sơ.
┌────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│                        CƠ HỘI BÁN HÀNG (DEAL)                          │
│        (Mã định danh: DE-xxxx | Phễu bán hàng: B2B Enterprise)         │
└───────────────────────────────────┬────────────────────────────────────┘
                                    │
       ┌────────────────────────────┼────────────────────────────┐
       ▼                            ▼                            ▼
┌──────────────┐             ┌──────────────┐             ┌──────────────┐
│  CÁ NHÂN     │             │   CÔNG TY    │             │   ĐƠN HÀNG   │
│  (Contact)   │             │  (Company)   │             │   (Order)    │
│  Người liên  │             │  Pháp nhân   │             │  Chứng từ    │
│  hệ chính    │             │  đối tác     │             │  doanh thu   │
└──────────────┘             └──────────────┘             └──────────────┘

2. Mô hình Đa Phễu Bán Hàng (Multi-Pipeline Architecture)

Hầu hết các doanh nghiệp hiện đại đều kinh doanh nhiều dòng sản phẩm, phục vụ nhiều phân khúc khách hàng hoặc vận hành nhiều kênh phân phối song song. Hệ thống CRM cung cấp giải pháp Đa phễu bán hàng (Multi-Pipeline):

  • Tách biệt chu kỳ bán hàng: Mỗi phễu đại diện cho một quy trình kinh doanh riêng biệt (Ví dụ: Phễu Khách hàng Doanh nghiệp B2B, Phễu Khách hàng B2C, Phễu Gia hạn & Bán thêm (Upsell), Phễu Đối tác Đại lý).
  • Hành trình khách hàng độc lập: Các phễu không bị ép buộc dùng chung các bước. Mỗi phễu sở hữu danh sách các giai đoạn (Stages) riêng biệt phù hợp với chu kỳ thực tế.
  • Tỷ lệ thành công riêng theo từng bước: Mỗi bước trong từng phễu được cài đặt xác suất chốt đơn riêng biệt, giúp việc dự báo doanh thu của từng ngành hàng đạt độ chính xác tối đa.

3. Dự Báo Doanh Thu & Chỉ Số Chốt Thương Vụ

Thay vì ước tính doanh số theo cảm tính, hệ thống trang bị bộ chỉ số tài chính định lượng theo thời gian thực:

Chỉ số Tên hệ thống Ý nghĩa nghiệp vụ
Doanh thu dự kiến estimate_revenue Tổng giá trị bằng tiền dự kiến thu được nếu thương vụ ký kết thành công.
Tỷ lệ thành công (%) estimate_closing_rate Xác suất chốt đơn thành công (từ 0% đến 100%). Chỉ số này tự động cập nhật theo giai đoạn trong phễu hoặc cho phép nhân viên phụ trách điều chỉnh theo thực tế đàm phán.
Ngày kết thúc dự kiến estimate_closing_date Mốc thời gian mục tiêu hoàn tất việc ký hợp đồng hoặc nhận thanh toán, phục vụ cảnh báo trễ hạn.
Doanh thu kỳ vọng có trọng số Weighted Forecast Doanh thu dự kiến × Tỷ lệ thành công (%). Đây là con số thực tế ban giám đốc dùng để dự phóng dòng tiền thu về của kỳ kinh doanh.
Tổng doanh thu thực tế total_revenue Doanh thu thực nhận sau khi deal chuyển sang trạng thái Thành công và kết nối với các Đơn hàng (Orders) hoàn tất.

[!TIP] Công thức quản trị dòng tiền: Một deal trị giá 100.000.000 VNĐ đang ở giai đoạn Báo giá (xác suất 60%) sẽ đóng góp 60.000.000 VNĐ vào giá trị dự phóng doanh số trọng số của tháng.

Không gian làm việc tổng quan phân hệ Cơ hội Giao diện danh sách cơ hội bán hàng với đầy đủ bộ lọc, tab chế độ xem và bảng dữ liệu tương tác.

II. Quản Lý Đa Phễu & Không Gian Làm Việc (Multi-Pipeline & Views)

Đường dẫn truy cập: Từ thanh menu điều hướng bên trái, chọn Bán hàng > Cơ hội (Đường dẫn: /dashboard/<mã_công_ty>/sales/deal/<view_id>).

1. Chuyển Đổi & Lọc Nhanh Theo Từng Phễu (Pipeline Switcher)

Khi doanh nghiệp thiết lập nhiều phễu kinh doanh, thanh công cụ trên cùng của màn hình Cơ hội sẽ hiển thị Bộ chuyển đổi phễu (Pipeline Switcher):

  1. Nhấp vào menu thả xuống Phễu bán hàng ở góc trên bên trái bảng điều khiển (mặc định hiển thị phễu Mặc định).
  2. Chọn phễu bạn cần làm việc từ danh sách thả xuống hoặc gõ tìm kiếm nhanh tên phễu.
  3. Hệ thống ngay lập tức chuyển đổi toàn bộ bảng Kanban và bảng danh sách sang đúng cấu trúc các bước giai đoạn của phễu đó.

Bộ chuyển đổi phễu bán hàng Bộ chuyển đổi phễu bán hàng (Pipeline Switcher) giúp nhân viên chuyển nhanh giữa các quy trình kinh doanh khác nhau.

2. Chế Độ Xem Phễu Dạng Luồng (Kanban Board)

Chế độ xem Kanban là giao diện làm việc đắc lực nhất của nhân viên kinh doanh, trực quan hóa dòng chảy thương vụ từ trái sang phải:

  • Các cột giai đoạn: Tương ứng với các bước trong Hành trình khách hàng của phễu đang chọn (ví dụ: Chưa xác định, Mới, Giới thiệu, Báo giá, Đàm phán).
  • Thẻ cơ hội (Deal Card): Mỗi thẻ hiển thị các thông tin cô đọng: Mã cơ hội (DE-xxxx), Tiêu đề deal, Doanh thu dự kiến, Tỷ lệ thành công (%), Nhãn mức ưu tiên (Cao, Trung bình, Thấp), Tên người liên hệ/Công ty đối tác và Avatar nhân viên phụ trách.
  • Thanh tổng hợp doanh số trên đầu mỗi cột: Hiển thị tức thì:
    • Số lượng deal hiện có tại giai đoạn đó.
    • Tổng doanh thu dự kiến tích lũy của toàn bộ các deal trong cột (Ví dụ: cột Mới: 9 deal - 12.000.000 đ, cột Báo giá: 6 deal - 10.021.000.000 đ).
  • Kéo-thả chuyển bước (Drag & Drop): Giữ chuột vào thẻ deal và kéo sang cột giai đoạn tiếp theo khi thương vụ có bước tiến triển mới.

Chế độ xem Phễu bán hàng dạng luồng (Kanban Board) Bảng Kanban trực quan hóa tiến trình thương vụ theo các bước với tổng số deal và tổng doanh thu dự kiến ở đầu mỗi cột.

3. Chế Độ Xem Dạng Bảng (Table View) & Ghim Cột Cố Định

Chế độ xem Bảng phù hợp cho các buổi họp giao ban kinh doanh, rà soát đối soát danh sách lớn hoặc kiểm tra các trường dữ liệu chi tiết:

  1. Bấm vào tab chế độ xem có biểu tượng Bảng (ví dụ: tab Danh sách hoặc Demo).
  2. Tùy biến cột hiển thị: Bấm vào nút Cài đặt cột (icon ⚙️) ở góc trên bên phải bảng dữ liệu > Tích chọn các trường cần xem (ví dụ: Mã cơ hội, Tiêu đề, Mô tả, Nhân viên phụ trách, Nhân viên hỗ trợ, Trạng thái, Doanh thu dự kiến, Tỷ lệ win, Ngày kết thúc dự kiến).
  3. Ghim cột cố định (Freeze Column): Cố định các cột thông tin nhận diện (Mã cơ hội, Tiêu đề) và cột Hành động bên phải để thuận tiện theo dõi khi cuộn ngang màn hình.

Tùy biến cột hiển thị trên bảng Cơ hội Hộp thoại tùy biến cột hiển thị và sắp xếp trật tự các trường dữ liệu trên bảng.

4. Tìm Kiếm Nhanh & Bộ Lọc Nâng Cao (Advanced Filter)

a. Tìm kiếm nhanh trên thanh công cụ

  • Nhập từ khóa tên thương vụ vào ô Tìm kiếm cơ hội bán hàng để hệ thống lọc tức thì các deal khớp tên (Ví dụ: tìm kiếm “Callbot” để trích xuất các hợp đồng liên quan đến Callbot AI).

Tìm kiếm nhanh cơ hội bán hàng Thanh tìm kiếm nhanh theo từ khóa tiêu đề thương vụ.

b. Thiết lập Bộ lọc nâng cao đa điều kiện (Advanced Filter)

  1. Bấm nút Lọc nâng cao trên thanh công cụ.
  2. Thiết lập các nhóm điều kiện kết hợp linh hoạt bằng toán tử VÀ / HOẶC:
    • Điều kiện 1: Phễu bán hàng bằng Mặc định.
    • VÀ Điều kiện 2: Mức độ ưu tiên bằng Cao.
    • VÀ Điều kiện 3: Doanh thu dự kiến lớn hơn hoặc bằng 10.000.000.
    • VÀ Điều kiện 4: Trạng thái cơ hội khác Thành công và khác Thất bại.
  3. Bấm Áp dụng để lọc dữ liệu.

Thiết lập bộ lọc nâng cao đa điều kiện Bộ lọc nâng cao kết hợp đa điều kiện (VÀ / HOẶC) theo thuộc tính cơ hội, nhân sự và thời gian.

5. Quản Lý Tab Chế Độ Xem (Saved Views)

Hệ thống cho phép lưu lại các cấu hình lọc chuyên biệt thành từng tab Chế độ xem riêng:

a. Tạo Tab Chế độ xem mới gắn liền với Phễu

  1. Bấm vào biểu tượng + Thêm chế độ xem trên thanh tab.
  2. Đặt tên gợi nhớ (Ví dụ: “Deal B2B cần chốt tháng này”, “Deal Ưu tiên cao - Phễu Upsell”).
  3. Chọn kiểu hiển thị mặc định: Kanban hoặc Danh sách.
  4. Thiết lập phạm vi phân quyền:
    • Công khai (Public): Toàn bộ nhân viên phòng kinh doanh đều nhìn thấy.
    • Riêng tư (Private): Chỉ riêng tài khoản của bạn sử dụng.
    • Theo vai trò / Phòng ban (Role-based): Chỉ chia sẻ cho nhóm Trưởng nhóm kinh doanh hoặc nhóm phụ trách thị trường cụ thể.
  5. Bấm Lưu lại.

b. Quản lý cấu hình tab view

Bấm vào biểu tượng ⋮ (Ba chấm) cạnh tên tab để:

  • Đổi tên chế độ xem: Cập nhật lại tên tab gợi nhớ.
  • Sao chép chế độ xem: Nhân bản cấu hình bộ lọc sang tab mới.
  • Cấu hình chế độ xem: Thay đổi kiểu hiển thị hoặc phạm vi chia sẻ quyền truy cập.
  • Xóa chế độ xem: Xóa tab (không làm mất dữ liệu cơ hội).

Cấu hình tab Chế độ xem Menu quản lý cấu hình Chế độ xem: đổi tên, sao chép cấu hình, phân quyền truy cập và xóa view.

III. Cấu Hình Quản Trị Đa Phễu & Trường Dữ Liệu (Pipeline & Field Settings)

[!NOTE] Tính năng cấu hình Phễu và Trường dữ liệu yêu cầu tài khoản người dùng có quyền Quản trị viên (Admin) hoặc Trưởng phòng Kinh doanh (Sales Manager).

Đường dẫn truy cập: Chọn biểu tượng bánh răng Cài đặt trên thanh điều hướng trên cùng > Cài đặt dữ liệu > Cơ hội bán hàng (Đường dẫn: /dashboard/<mã_công_ty>/settings/general/deal_property).

1. Quản Trị Danh Sách Trường Dữ Liệu Cơ Hội

Tại màn hình Cài đặt dữ liệu, người quản trị có thể kiểm soát toàn bộ thuộc tính của đối tượng Deal:

  • Quản lý trạng thái Sử dụng (Bật/Tắt hiển thị trường).
  • Bật tính năng Bắt buộc điền (Trường Tiêu đề là trường bắt buộc mặc định).
  • Tùy biến kiểu nhập liệu: Nhập chữ, Số thập phân, Một tài khoản, Nhiều tài khoản, Nhóm tùy chọn, Chọn một, Chọn nhiều, Phần trăm, Ngày tháng.
  • Sắp xếp thứ tự ưu tiên hiển thị trường trên biểu mẫu bằng cách kéo thả handle ⠇⠇.

Quản trị trường dữ liệu phân hệ Cơ hội Màn hình Cài đặt dữ liệu trường cho Cơ hội bán hàng với trạng thái sử dụng, bắt buộc và nhóm dữ liệu.

2. Thêm Trường Dữ Liệu Tùy Chỉnh (Custom Fields)

Nếu doanh nghiệp có các thông tin đặc thù cần thu thập trên mỗi thương vụ:

  1. Bấm nút + Thêm mới ở góc phải màn hình Cài đặt dữ liệu.
  2. Điền thông tin trường tùy chỉnh:
    • Tên trường dữ liệu (Bắt buộc): Ví dụ: Phương thức thanh toán mong muốn, Đối thủ cạnh tranh.
    • Nhóm dữ liệu (Bắt buộc): Chọn nhóm (ví dụ: Thông tin giao dịch).
    • Kiểu nhập liệu (Bắt buộc): Chọn kiểu phù hợp (Nhập chữ, Chọn một, Số tiền, Ngày tháng…).
    • Tùy chọn hiển thị: Tích chọn Có sử dụng, Có bắt buộc, Hiển thị ở bảng, Hiển thị ở kanban.
  3. Bấm Lưu lại.

Hộp thoại Thêm mới trường dữ liệu tùy chỉnh Khai báo trường dữ liệu tùy chỉnh mới cho Cơ hội, hỗ trợ chọn hiển thị ở bảng hoặc kanban.

IV. Khởi Tạo & Thiết Lập Hồ Sơ Cơ Hội (Create & Edit Deal)

1. Quy Trình Tạo Mới Cơ Hội Thủ Công

Có 2 cách khởi tạo deal trên hệ thống:

  • Cách 1 (Từ danh sách Deal): Bấm nút + Thêm cơ hội ở góc trên bên phải màn hình danh sách.
  • Cách 2 (Từ màn hình Khách hàng/Công ty): Tại trang chi tiết của Khách hàng cá nhân hoặc Công ty, bấm nút + Thêm ở mục Cơ hội bên cột liên kết phải.

Biểu mẫu khởi tạo cơ hội bán hàng mới Biểu mẫu tạo mới cơ hội bán hàng với các trường thông tin ban đầu.

Các bước điền biểu mẫu khởi tạo:

  1. Thông tin cơ hội (Deal Information):
    • Tiêu đề (Bắt buộc): Điền tên thương vụ gợi nhớ (Ví dụ: “Dự án Tổng đài AI - Tập đoàn An Phát”).
    • Phễu bán hàng (Bắt buộc): Chọn phễu tương ứng từ danh sách (Ví dụ: Mặc định, Dự án B2B).
    • Trạng thái (Bắt buộc): Chọn giai đoạn ban đầu (Ví dụ: Mới). Tỷ lệ thành công (%) sẽ tự động nhảy theo cấu hình phễu.
    • Nhân viên phụ trách: Gán chuyên viên kinh doanh chịu trách nhiệm chính về thương vụ (Ví dụ: Admin Khánh Hiền, Mai Bùi).
    • Nhân viên hỗ trợ: Gán thêm nhân sự hỗ trợ kỹ thuật hoặc trợ lý đàm phán.
    • Nguồn cơ hội: Chọn kênh tiếp cận ban đầu (CRM UI, Nhập từ file, Chiến dịch Callbot, Telesales, Facebook, Zalo, ULead, Đa kênh…).
    • Mức ưu tiên: Đánh giá mức độ quan trọng (Thấp, Trung bình, Cao).
  2. Dự báo tài chính thương vụ:
    • Doanh thu dự kiến: Nhập giá trị ước tính của hợp đồng (Ví dụ: 150.000.000).
    • Tỷ lệ thành công (%): Tự động điền theo giai đoạn, hoặc nhập số tùy chỉnh nếu bạn đánh giá deal này có xác suất đặc biệt.
    • Ngày kết thúc dự kiến: Chọn ngày mục tiêu chốt đơn trên lịch.
  3. Liên kết đối tác:
    • Liên hệ chính: Tìm và chọn Người liên hệ đại diện giao dịch.
  4. Bấm Thêm cơ hội bán hàng để hoàn tất.

Điền thông tin chi tiết cơ hội bán hàng Điền đầy đủ thông tin thương vụ: Phễu bán hàng, Trạng thái, Doanh thu dự kiến, Tỷ lệ win và Người phụ trách.

2. Cơ Chế Cấp Mã Định Danh Tự Động

  • Ngay khi bấm Lưu, hệ thống tự động sinh một mã định danh duy nhất có định dạng CH-xxxxxxxxxxxx (Ví dụ: CH-210926103656BDBE2156).
  • Mã số này là cố định, không thể chỉnh sửa, dùng làm quy chuẩn đối soát xuyên suốt trên hóa đơn, đơn hàng và các luồng tích hợp API.

V. Vận Hành Phễu, Thăng Hạng & Logic Đóng Thương Vụ (Win/Loss Logic)

1. Quy Trình Thăng Hạng Giai Đoạn Bán Hàng

Trong quá trình chăm sóc khách hàng, chuyên viên kinh doanh tiến hành cập nhật tiến độ thương vụ:

  • Thao tác trên Kanban: Nhấp giữ thẻ deal và kéo thả sang cột giai đoạn tiếp theo (Ví dụ: từ Mới sang Giới thiệu hoặc Báo giá).
  • Thao tác trong trang Chi tiết: Tại thanh trạng thái tiến trình (hình mũi tên nằm trên đầu trang chi tiết), nhấp trực tiếp vào tên bước giai đoạn mong muốn.

Hệ thống sẽ:

  1. Ghi nhận thời điểm chuyển bước vào Dòng thời gian (Cập nhật: Trạng thái cơ hội).
  2. Tự động điều chỉnh Tỷ lệ thành công (%) tương ứng với giai đoạn mới.
  3. Cập nhật lại chỉ số Doanh thu kỳ vọng có trọng số trong các báo cáo kinh doanh.

2. Đóng Thương Vụ: Thành Công (Won) hoặc Thất Bại (Lost)

Khi đàm phán đi đến hồi kết, chuyên viên kinh doanh bấm vào menu Đóng ▾ nằm ở cuối thanh tiến trình giai đoạn:

Menu thao tác Đóng thương vụ trên thanh tiến trình Menu dropdown Đóng thương vụ với 2 lựa chọn: Thành công hoặc Thất bại.

a. Đóng thương vụ Thành công (Mark as Won)

  1. Bấm chọn ✔ Thành công trong menu dropdown Đóng ▾.
  2. Hệ thống lập tức:
    • Chuyển mũi tên tiến trình sang màu Xanh lá cây nổi bật.
    • Tự động thăng hạng tất cả các bước trước đó thành hoàn tất (✔ Mới, ✔ Giới thiệu, ✔ Báo giá, ✔ Đàm phán).
    • Tự động cập nhật Tỷ lệ thành công thành 100%.
    • Hiển thị thông báo Cập nhật thành công và lưu vết sự kiện vào Dòng thời gian.

Giao diện khi đóng deal Thành công Trạng thái cơ hội chuyển sang Thành công (xanh lá), tỷ lệ thành công đạt 100% và timeline ghi nhận tự động.

b. Đóng thương vụ Thất bại (Mark as Lost)

  1. Bấm chọn ✖ Thất bại trong menu dropdown Đóng ▾.
  2. Hệ thống ghi nhận trạng thái deal sang màu đỏ (Thất bại), tỷ lệ thành công trở về 0%.
  3. Điền lý do vào ô Lý do thất bại ở cột trái (ví dụ: Giá cao hơn đối thủ, Không đủ ngân sách năm nay, Chọn nhà cung cấp khác) để phục vụ báo cáo phân tích thất thoát (Loss Analysis).

VI. Màn Hình Chi Tiết Cơ Hội 360° (Deal 360° Detail View)

Đường dẫn truy cập: Bấm trực tiếp vào Tiêu đề cơ hội hoặc biểu tượng con mắt 👁️ tại màn hình danh sách (Đường dẫn: /dashboard/<mã_công_ty>/sales/deal/detail/<deal_id>).

Màn hình Chi tiết Deal được thiết kế theo cấu trúc 3 cột chuẩn mực:

Tổng quan Màn hình Chi tiết Cơ hội 360 độ Bố cục 3 cột chuẩn mực của màn hình Chi tiết Cơ hội 360 độ trong hệ thống CRM.

1. Cột Trái — Thông Số Thương Vụ & Thuộc Tính

  • Tiêu đề & Biểu tượng chìa khóa: Hiển thị nổi bật tên deal kèm nút sao chép đường dẫn.
  • Thông tin định danh: Mã cơ hội, Tiêu đề, Mô tả, Nhân viên phụ trách, Nhân viên hỗ trợ.
  • Trạng thái & Mức ưu tiên: Badge hiển thị trạng thái hiện tại (Báo giá) và mức độ ưu tiên (Cao).
  • Bộ chỉ số tài chính:
    • Doanh thu dự kiến: Giá trị tiền tệ ước tính.
    • Tỷ lệ thành công (%): Tự động đồng bộ theo tiến trình hoặc chỉnh sửa tại chỗ.
    • Ngày kết thúc dự kiến: Hạn chót đàm phán.
    • Lý do thành công / Lý do thất bại: Ghi nhận nguyên nhân khi kết thúc deal.

2. Cột Giữa — Thanh Tiến Trình, Tác Vụ Nhanh & Timeline

  • Thanh tiến trình giai đoạn phễu: Trực quan hóa từng bước bán hàng (Mới ➔ Giới thiệu ➔ Báo giá ➔ Đàm phán ➔ Đóng).
  • Các thẻ thông số nhanh: Hiển thị khối hộp Ngày tạo, Ngày kết thúc dự kiến, Tỷ lệ thành công, Doanh thu dự kiến.
  • Công cụ giao tiếp siêu tốc:
    • Gọi điện trực tiếp (Click-to-Call qua icon 📞 màu xanh lá): Gọi điện tới người liên hệ chính qua VoIP và tự động đồng bộ file ghi âm.
    • Gửi email báo giá (icon ✉️ màu xanh dương): Soạn thư, chèn mẫu email báo giá chuẩn và đính kèm file PDF/Excel.
    • Ghi chú nội bộ (icon 📅/📝 màu cam): Soạn ghi chú trao đổi nội bộ, gắn thẻ đồng nghiệp qua cú pháp @mention.
  • Dòng thời gian hợp nhất (Unified Timeline):
    • Lọc nhanh theo tab Tất cả hoặc Ghi chú.
    • Lưu trữ toàn bộ nhật ký thay đổi: Ai chuyển trạng thái, lúc mấy giờ, liên kết khách hàng nào, ghi chú nội dung gì.

Dòng thời gian ghi chú và tương tác trên cơ hội Dòng thời gian hợp nhất ghi lại toàn bộ ghi chú nội bộ, cập nhật trạng thái và tương tác với khách hàng.

3. Cột Phải — Mạng Lưới Đối Tượng Liên Kết (Associations)

Cột bên phải tập trung toàn bộ mạng lưới thực thể gắn với thương vụ:

  • Khách hàng cá nhân (Contacts): Hiển thị thẻ người liên hệ đại diện (Avatar, Tên, Số điện thoại, Nhân viên phụ trách) kèm các nút gọi nhanh, nhắn tin, chỉnh sửa.
  • 🏢 Công ty (Company): Bấm nút + Thêm để liên kết với một Công ty có sẵn trên hệ thống hoặc tạo nhanh công ty mới.
  • 🛒 Đơn hàng (Orders): Bấm nút + Thêm để khởi tạo đơn hàng chính thức từ cơ hội này, giúp kế toán theo dõi doanh số và xuất hóa đơn.
  • 🎫 Phiếu ghi (Tickets): Bấm nút + Thêm để tạo phiếu hỗ trợ kỹ thuật hoặc xử lý vướng mắc phát sinh trong quá trình đàm phán.

Liên kết Công ty đối tác với Cơ hội Hộp thoại liên kết hoặc tạo nhanh Công ty đối tác gắn liền với cơ hội bán hàng.

Khởi tạo và liên kết Đơn hàng từ Cơ hội Khởi tạo đơn hàng trực tiếp từ cơ hội bán hàng để đồng bộ doanh số.

VII. Thao Tác Hàng Loạt & Xuất Dữ Liệu (Bulk Actions & Export)

1. Thao Tác Hàng Loạt Trên Deal (Bulk Actions)

Khi cần điều chuyển danh sách thương vụ hoặc xử lý định kỳ:

  1. Tại màn hình Danh sách (Table View), tích chọn các ô vuông đầu dòng của những deal cần thao tác (hoặc tích chọn ô trên cùng để chọn toàn bộ danh sách).
  2. Thanh công cụ tác vụ hàng loạt sẽ xuất hiện phía trên:
    • Bàn giao người phụ trách hàng loạt: Chọn một chuyên viên kinh doanh mới để bàn giao lại toàn bộ các deal đã chọn khi có nhân sự luân chuyển phòng ban.
    • Chuyển giai đoạn hàng loạt: Đưa đồng loạt các deal được chọn sang một bước giai đoạn mới.
    • Xóa hàng loạt (Bulk Delete): Xóa các deal rác hoặc deal thử nghiệm.

[!WARNING] CẢNH BÁO AN TOÀN XÓA HÀNG LOẠT: Thao tác xóa deal là hành động không thể hoàn tác. Để tránh nhầm lẫn, hệ thống sẽ yêu cầu người dùng nhập chính xác số lượng deal cần xóa hoặc mật khẩu quản trị trước khi tiến hành xóa vĩnh viễn.

2. Xuất Báo Cáo Dữ Liệu Ra Excel / CSV (Export)

  1. Lọc danh sách deal cần xuất bằng bộ lọc hoặc chọn một tab Saved View (Ví dụ: “Toàn bộ Deal thắng trong Tháng 9”).
  2. Bấm nút Xuất dữ liệu ở góc trên bên phải bảng danh sách.
  3. Hộp thoại cấu hình xuất xuất hiện:
    • Chọn định dạng file: Excel (.xlsx) hoặc CSV (.csv).
    • Chọn phạm vi trường: Các cột đang hiển thị hoặc Toàn bộ trường dữ liệu.
  4. Bấm Xác nhận xuất. File báo cáo sẽ tự động được tải xuống máy tính của bạn trong giây lát.

Hộp thoại Xuất dữ liệu cơ hội bán hàng Hộp thoại Xuất dữ liệu danh sách cơ hội ra file Excel/CSV phục vụ báo cáo kinh doanh.

VIII. Tích Hợp Tự Động Hóa Với Adaflow

Cơ hội bán hàng là đối tượng trung tâm trong các kịch bản tự động hóa doanh nghiệp:

  • Tự động giao việc khi deal tiến triển: Khi deal được chuyển sang giai đoạn Gửi báo giá, Adaflow tự động tạo một Công việc cho bộ phận Kế toán kiểm tra công nợ và hạn mức chiết khấu.
  • Cảnh báo deal bị bỏ quên (Stale Deal Reminder): Nếu một deal ở giai đoạn Đàm phán mà không có bất kỳ tương tác nào (không có cuộc gọi, không có ghi chú) trong suốt 7 ngày, hệ thống tự động gửi thông báo nhắc nhở qua Telegram/Zalo cho nhân viên phụ trách và Trưởng nhóm kinh doanh.
  • Tự động gửi tin nhắn chúc mừng khi chốt deal: Khi deal chuyển sang Thành công (Won), hệ thống tự động kích hoạt gửi tin nhắn ZNS/SMS cảm ơn đến Người liên hệ chính kèm hợp đồng điện tử.

IX. Ma Trận Xử Lý Sự Cố Thường Gặp (Troubleshooting Matrix)

Bảng tổng hợp các lỗi phát sinh thường gặp trong quá trình vận hành phân hệ Deal cùng cách khắc phục nhanh:

Hiện tượng / Thông báo lỗi Nguyên nhân gốc rễ Giải pháp khắc phục
Không thấy một số giai đoạn bán hàng trên bảng Kanban Đang đứng nhầm ở Phễu bán hàng khác với phễu của deal đó. Bấm vào menu Bộ chuyển đổi phễu (Pipeline Switcher) ở góc trên bên trái và chọn đúng phễu kinh doanh mục tiêu.
Kéo deal sang giai đoạn mới nhưng Tỷ lệ thành công không thay đổi Deal đó trước đây đã từng được nhân viên nhập thủ công một tỷ lệ % tùy chỉnh cố định, hệ thống tôn trọng số liệu tùy chỉnh này. Nhấp đúp vào ô Tỷ lệ thành công và xóa giá trị tùy chỉnh đi, hoặc nhập lại số % tương ứng với giai đoạn mới của phễu.
Báo lỗi khi bấm Lưu tạo mới: “Tiêu đề cơ hội không được để trống” Chưa nhập trường opportunity_title (đây là trường bắt buộc duy nhất của đối tượng Deal). Điền tên gợi nhớ cho thương vụ vào ô Tiêu đề cơ hội trước khi nhấn Lưu lại.
Không thể xóa deal hoặc nút Xóa bị mờ (Disable) Tài khoản hiện tại chỉ có quyền Nhân viên (Employee), không được cấp quyền xóa dữ liệu kinh doanh. Liên hệ Quản trị viên (Admin) để thực hiện thao tác xóa hoặc nâng cấp quyền hạn trong mục Cài đặt phân quyền.
Import file Excel bị báo lỗi hàng loạt dòng Sai định dạng ngày tháng ở cột estimate_closing_date (yêu cầu chuẩn YYYY-MM-DD hoặc DD/MM/YYYY) hoặc số tiền có chứa ký tự chữ cái. Mở lại file Excel, định dạng lại cột ngày tháng về chuẩn DD/MM/YYYY, cột doanh số chỉ chứa số nguyên không có chữ, sau đó tiến hành upload lại.
Không tìm thấy Công ty khi gõ tìm kiếm để liên kết Công ty đối tác chưa được tạo trên phân hệ Doanh nghiệp (Company), hoặc đang gõ sai tên viết tắt. Nhấp vào nút + Thêm ở mục Công ty ngay trong trang chi tiết để tạo mới pháp nhân đó trước khi gắn kết vào Deal.

X. Câu Hỏi Thường Gặp (FAQs) & Giới Hạn Vận Hành

Q1: Một tài khoản doanh nghiệp có thể tạo tối đa bao nhiêu Phễu bán hàng?

Trả lời: Hệ thống CRM không giới hạn số lượng phễu bán hàng. Tuy nhiên, để đảm bảo hiệu suất quản trị và tránh phân mảnh báo cáo, mỗi doanh nghiệp chỉ nên duy trì từ 3 đến 5 phễu cốt lõi tương ứng với các mô hình kinh doanh thực sự khác biệt (ví dụ: B2B Dự án, B2C Bán lẻ, và Kênh Đại lý).

Q2: Tôi có thể chuyển một Deal từ Phễu này sang Phễu khác được không?

Trả lời: Hoàn toàn được. Trong màn hình Chi tiết Deal, bạn chỉ cần bấm vào trường Phễu bán hàng ở cột trái và chọn phễu mới. Hệ thống sẽ hiển thị một hộp thoại yêu cầu bạn chọn giai đoạn tương ứng của phễu đích để đảm bảo dữ liệu phễu không bị xung đột.

Q3: Doanh thu kỳ vọng có trọng số (Weighted Forecast) được tính như thế nào nếu deal không có Doanh thu dự kiến?

Trả lời: Nếu trường Doanh thu dự kiến để trống hoặc bằng 0, giá trị Doanh thu kỳ vọng có trọng số của deal đó sẽ bằng 0 VNĐ và không làm sai lệch tổng giá trị dự phóng doanh số của toàn công ty.

Q4: Khi nào một Deal nên được đóng Thất bại (Lost) thay vì xóa?

Trả lời: Tuyệt đối không xóa các deal đã tiếp cận và đàm phán nhưng khách hàng từ chối. Hãy chuyển trạng thái sang Thất bại (Lost) và điền lý do chi tiết. Dữ liệu này giúp doanh nghiệp:

  1. Lưu lại lịch sử chăm sóc để có thể tiếp cận lại sau 6 tháng hoặc 1 năm.
  2. Phân tích nguyên nhân rớt hợp đồng để cải tiến năng lực cạnh tranh của đội ngũ. Chỉ thực hiện Xóa đối với các deal nhập thử nghiệm hoặc dữ liệu rác trùng lặp.