Cẩm nang Tổng hợp: Quản lý Công việc (Task Full Reference Guide)

Mục tiêu & Bối cảnh: Phân hệ Công việc (Task) trong hệ thống CRM của UCALL và Adahub là trung tâm điều phối, phân công, giám sát tiến độ và nhắc hạn cho mọi hoạt động vận hành, chăm sóc khách hàng và bán hàng. Cẩm nang này hợp nhất toàn bộ các hướng dẫn chuyên sâu từ quản lý danh sách, chế độ xem phân quyền, khởi tạo việc đa tầng, vận hành ngăn kéo chi tiết 360°, xử lý hàng loạt đến cấu hình trường dữ liệu tùy biến theo tiêu chuẩn doanh nghiệp.

Mục Lục Nội Dung

I. Tổng quan Mô hình Quản lý Công việc Tập trung (Task)

Trong hoạt động kinh doanh hàng ngày, nhân viên Telesale, Chăm sóc khách hàng (CSKH), Kỹ thuật viên và Quản lý thường xuyên phải xử lý hàng chục tác vụ phát sinh: gọi lại cho khách hàng quan tâm, gửi báo giá hợp đồng, hỗ trợ kỹ thuật sau bán, kiểm tra tình trạng thanh toán…

graph LR
    A["Phát sinh nhu cầu<br/>(Tạo thủ công / Tự động từ Lead)"] --> B["Phân bổ & Đặt hạn chót<br/>(Account Manager & Deadline)"]
    B --> C["Thực hiện & Báo cáo<br/>(Gọi điện, Ghi chú, Đính kèm tệp)"]
    C --> D["Đánh dấu Hoàn thành<br/>(Hoặc gửi yêu cầu duyệt)"]
    D --> E["Thẩm định & Xác nhận<br/>(Người duyệt: Đồng ý / Từ chối)"]

1. Các thành phần thông tin trọng tâm của một Công việc

  • Mã công việc duy nhất (task_code): Mã định danh tự động phục vụ tra soát nhanh trong hệ thống.
  • Tiêu đề & Nội dung mô tả: Tóm tắt ngắn gọn và chi tiết nội dung công việc cần làm, hỗ trợ trình bày văn bản đa định dạng (Rich text).
  • Phân công đa tầng:
    • Nhân viên phụ trách: Người trực tiếp triển khai và chịu trách nhiệm chính về kết quả.
    • Nhân viên hỗ trợ: Các thành viên phối hợp giải quyết đầu việc.
    • Người duyệt: Cấp quản lý hoặc người thẩm định kết quả trước khi nghiệm thu.
  • Thời hạn & Nhắc việc thông minh:
    • Thời gian hết hạn (Due Date): Mốc thời gian hoàn thành bắt buộc.
    • Cài đặt thông báo: Tự động gửi chuông thông báo nhắc nhở trước 10 phút, đúng giờ deadline, vào ngày đến hạn hoặc trước 1–7 ngày.
  • Mức độ ưu tiên: Gắn nhãn Cao, Trung bình, Thấp giúp nhân sự ưu tiên xử lý các việc gấp.

Toàn cảnh không gian làm việc Danh sách công việc Không gian làm việc tập trung quản lý danh sách Công việc với các chế độ xem, bộ lọc nhanh và bảng dữ liệu trạng thái.

2. Mạng lưới liên kết dữ liệu 360 độ (Cross-Object Associations)

Điểm mạnh vượt trội của Công việc trong UCALL/Adahub là khả năng gắn kết chặt chẽ với toàn bộ các thực thể kinh doanh trong CRM:

  • Khách hàng cá nhân (Contact): Gắn công việc chăm sóc, gọi điện tư vấn, hẹn demo trực tiếp vào hồ sơ khách hàng.
  • Khách hàng Doanh nghiệp (Company): Giao việc khảo sát hạ tầng, thẩm định hợp đồng B2B hoặc gặp gỡ ban giám đốc đối tác.
  • Cơ hội bán hàng (Deal): Gắn các nhiệm vụ bám đuổi thương vụ theo từng giai đoạn đường ống (Pipeline Stage).
  • Đơn hàng (Order): Xử lý giao vận chứng từ, đối soát thanh toán hoặc nhắc hạn bảo hành đơn hàng.
  • Phiếu ghi (Ticket): Phân công kỹ thuật viên kiểm tra lỗi phần mềm hoặc xử lý sự cố dịch vụ.

II. Quản lý Danh sách, Chế độ xem & Bộ lọc Nâng cao (List & Views)

Đường dẫn truy cập: Tại menu bên trái, chọn Vận hành > chọn Công việc (Đường dẫn: /dashboard/<mã_công_ty>/work/tasks).

1. Quản lý Chế độ xem (Views) & Phân quyền View

  • Tạo View mới: Bấm + Thêm chế độ xem, đặt tên tab (ví dụ: “Việc cần làm hôm nay”, “Công việc quá hạn”, “Chờ tôi phê duyệt”).
  • Phân quyền truy cập:
    • Chỉ mình tôi (Private): Tab cá nhân của riêng bạn.
    • Mọi người (Public): Tab công khai dùng chung cho toàn bộ công ty.
    • Theo vai trò / Phòng ban (Role-based): Tab dùng riêng cho nhóm Telesale hoặc phòng Kỹ thuật.
  • Lưu cấu hình View: Sau khi thay đổi cột hiển thị hoặc điều kiện lọc, bấm nút Lưu chế độ xem để ghi nhớ thiết lập.

2. Bộ lọc Nhanh & Bộ lọc Nâng cao (Advanced Filter)

  • Ô tìm kiếm nhanh: Tra cứu tức thì theo Tiêu đề công việc, Mã task hoặc Tên khách hàng liên quan.
  • Lọc nhanh theo Trạng thái: Chưa bắt đầu, Đang thực hiện, Chờ duyệt, Hoàn thành, Đã hủy.
  • Lọc nhanh theo Nhân viên phụ trách: Lọc việc do chính bạn phụ trách hoặc theo từng nhân sự trong phòng.
  • Bộ lọc nâng cao đa điều kiện: Bấm Lọc nâng cao, thiết lập logic VÀ / HOẶC kết hợp đa trường dữ liệu (Mức ưu tiên = Cao VÀ Thời gian hết hạn < Hôm nay).

3. Tùy biến Cột hiển thị & Sửa trực tiếp (Inline Edit)

  • Nhấp icon bánh răng để chọn ẩn/hiện cột và kéo thả sắp xếp thứ tự hiển thị.
  • Nhấp đúp chuột vào ô dữ liệu trên bảng để chỉnh sửa nhanh tiêu đề, hạn chót hoặc đổi người phụ trách, kết hợp công tắc Tự động lưu (Autosave).

III. Khởi tạo, Phân công & Thiết lập Hạn chót (Create & Assign)

Bấm nút Thêm công việc Vị trí nút + Thêm công việc tại góc trên bên phải màn hình danh sách.

1. Quy trình Khởi tạo Công việc Mới

  1. Bước 1: Bấm nút + Thêm công việc ở góc trên bên phải màn hình danh sách.
  2. Bước 2 - Khai báo thông tin cốt lõi:
    • *Tên công việc ():** Tiêu đề ngắn gọn, súc tích (Ví dụ: “Gửi báo giá phần mềm cho anh Hưng”).
    • Nhân viên phụ trách: Chọn nhân sự trực tiếp triển khai và chịu trách nhiệm chính.
    • Người duyệt: Chọn cấp quản lý nghiệm thu kết quả (bấm “Chọn tôi làm người duyệt” để gán nhanh).
    • Nhân viên hỗ trợ: Chọn các đồng nghiệp cùng phối hợp xử lý.
    • Độ ưu tiên: Thiết lập mức Cao / Trung bình / Thấp.
    • Mô tả công việc: Soạn thảo hướng dẫn chi tiết bằng trình soạn thảo Rich-text.
  3. Bước 3 - Thiết lập Thời hạn & Nhắc việc thông minh:
    • Thời gian hết hạn (Due Date): Chọn ngày và giờ hoàn thành bắt buộc.
    • Cài đặt thông báo: Chọn mốc nhắc chuông tự động (Đúng hạn, Trước 10 phút, Trước 1 ngày…).
  4. Bước 4 - Gắn kết Thực thể Liên kết:
    • Chọn đối tượng Khách hàng cá nhân, Doanh nghiệp, Cơ hội, Đơn hàng hoặc Phiếu ghi gắn liền với công việc này.
  5. Bước 5: Bấm Tạo công việc để hoàn tất.

Form nhập liệu thêm công việc Form nhập liệu khai báo thông tin công việc, phân công người phụ trách và người duyệt.

IV. Màn hình Chi tiết Công việc 360° & Quy trình Phê duyệt (Detail Drawer)

Khi nhấp vào một dòng công việc, cửa sổ ngăn kéo trượt (Drawer) từ cạnh phải màn hình xuất hiện, cung cấp góc nhìn toàn diện:

Màn hình Drawer Chi tiết Công việc Cửa sổ Drawer xem nhanh từ cạnh phải: Xem chi tiết tiến trình, trạng thái, người phụ trách, thời hạn và các thực thể liên kết.

1. Vận hành Trạng thái & Quy trình Phê duyệt

Hệ thống chuẩn hóa quy trình xử lý theo các bước:

  1. Đang thực hiện: Nhân viên tiếp nhận và triển khai công việc.
  2. Gửi yêu cầu phê duyệt: Khi hoàn thành, nhân viên bấm Hoàn tất / Gửi phê duyệt kèm ghi chú kết quả và tệp đính kèm chứng minh.
  3. Thẩm định & Nghiệm thu:
    • Đồng ý phê duyệt (Approve): Công việc chính thức chuyển sang trạng thái Hoàn thành.
    • Từ chối (Reject): Trả lại công việc về trạng thái Đang thực hiện kèm lý do từ chối để nhân viên bổ sung.

2. Ghi chú Nội bộ & Tương tác Trao đổi

  • Soạn thảo ghi chú thảo luận công việc ngay trong Drawer, gõ @Tên_nhân_sự để gửi thông báo tức thì cho đồng nghiệp.
  • Đính kèm tài liệu, ảnh chụp kết quả kiểm tra hoặc hợp đồng đã ký.

V. Thao tác Hàng loạt trên Công việc (Bulk Actions)

Khi tích chọn từ 2 công việc trở lên, thanh công cụ nổi xuất hiện:

1. Đổi Người Phụ Trách Hàng Loạt (Bulk Reassign)

  • Bàn giao nhanh danh sách công việc tồn đọng cho nhân sự mới khi thay đổi phân công hoặc khi có nhân viên nghỉ việc.

2. Cập Nhật Trạng Thái & Hạn Chót Đồng Loạt

  • Đánh dấu hoàn thành hàng loạt tác vụ thường nhật.
  • Gia hạn thời gian hoàn thành (Extend Deadline) cho nhiều công việc cùng lúc.

3. Xóa Công Việc Hàng Loạt

  • Xóa dọn dẹp các đầu việc thử nghiệm hoặc công việc đã hủy, lưu vết minh bạch vào Audit Log.

VI. Cấu hình Trường Dữ liệu & Phân quyền Công việc (Custom Fields & Permissions)

Đường dẫn truy cập: Bấm icon ⚙ Cài đặt > chọn Cài đặt dữ liệu > Công việc (/settings/general/crmtask_property).

1. Tạo Trường Tùy Biến (Custom Fields)

  • Tạo các trường dữ liệu đặc thù theo quy trình nội bộ: Loại công việc, Phòng ban phối hợp, Chi phí phát sinh, Đánh giá chất lượng KPI.
  • Bật tùy chọn Cho phép trong form để trường tự động xuất hiện trên popup tạo công việc.

2. Phân Quyền Vai Trò (Roles & Permissions)

  • Quyền xem: Chỉ xem công việc của cá nhân, của phòng ban, hoặc toàn bộ công ty.
  • Quyền phê duyệt: Chỉ các vai trò Trưởng nhóm / Quản trị viên mới có quyền Duyệt nghiệm thu công việc.

VII. Bảng Xử lý Sự cố Thường gặp (Troubleshooting) & FAQs

1. Bảng Xử lý Sự cố

Hiện tượng / Thông báo lỗi Nguyên nhân Hướng dẫn khắc phục
Công việc bị đánh dấu Quá hạn dù đã làm xong Nhân viên chưa bấm nút “Hoàn tất” hoặc “Gửi duyệt” trước mốc thời gian Deadline. Bấm vào Drawer công việc và thực hiện thao tác Hoàn thành / Gửi duyệt.
Không nhận được chuông thông báo nhắc việc Trình duyệt đang chặn thông báo (Notification Permission) hoặc tài khoản chưa bật thông báo in-app. Bấm vào biểu tượng ổ khóa cạnh URL trình duyệt và chọn “Cho phép thông báo”.
Không thể bấm nút Phê duyệt công việc Tài khoản của bạn không được gán là Người duyệt của công việc đó hoặc bạn không có quyền Quản trị viên. Kiểm tra lại trường “Người duyệt” trên công việc hoặc liên hệ Quản trị viên để phân quyền.
Không tìm thấy công việc của đồng nghiệp Chế độ xem hiện tại đang lọc theo điều kiện “Chỉ công việc của tôi”. Chọn tab chế độ xem “Tất cả công việc” hoặc xóa điều kiện lọc người phụ trách.

2. Câu hỏi thường gặp (FAQs)

  • Q: Một công việc có thể gán cho nhiều người phụ trách chính không?
    • A: Không. Để đảm bảo tính minh bạch và chịu trách nhiệm cá nhân, mỗi công việc chỉ có 1 Người phụ trách chính. Tuy nhiên, bạn có thể thêm không giới hạn các Nhân viên hỗ trợ cùng tham gia.
  • Q: Có thể tạo công việc định kỳ lặp lại theo tuần hoặc theo tháng không?
    • A: Có. Bạn có thể kết hợp phân hệ Adaflow để thiết lập lịch kích hoạt tự động sinh công việc định kỳ theo giờ/ngày mong muốn.