Hướng dẫn sử dụng: Tổng quan Quản lý Công việc (Task)

Mục tiêu: Phân hệ Công việc (Task) trong hệ thống CRM của UCALL và Adahub là trung tâm điều phối, phân công, giám sát tiến độ và nhắc hạn cho mọi hoạt động vận hành, chăm sóc khách hàng và bán hàng. Tính năng này giúp kết nối các đầu việc cụ thể với toàn bộ mạng lưới thực thể CRM (Khách hàng, Doanh nghiệp, Cơ hội, Đơn hàng, Phiếu ghi), đảm bảo không bỏ sót tương tác, chuẩn hóa quy trình phê duyệt và đo lường hiệu suất làm việc của từng nhân sự.

I. Công việc (Task) là gì và vì sao doanh nghiệp cần quản lý tập trung?

Trong hoạt động kinh doanh hàng ngày, nhân viên Telesale, Chăm sóc khách hàng (CSKH), Kỹ thuật viên và Quản lý thường xuyên phải xử lý hàng chục tác vụ phát sinh: gọi lại cho khách hàng quan tâm, gửi báo giá hợp đồng, hỗ trợ kỹ thuật sau bán, kiểm tra tình trạng thanh toán… Nếu chỉ ghi nhớ thủ công, ghi chú ra sổ tay hoặc trao đổi qua tin nhắn rời rạc:

  • Dễ quên hoặc trễ hạn (Missed Deadline): Các cuộc hẹn quan trọng với khách hàng tiềm năng bị lãng quên, gây mất cơ hội kinh doanh.
  • Mất dấu vết trách nhiệm: Khi nhiều nhân sự cùng phối hợp hoặc nhân sự bàn giao ca, người mới không nắm được tiến độ công việc trước đó đang ở khâu nào.
  • Thiếu sự kiểm soát chất lượng: Cấp quản lý không có công cụ phê duyệt kết quả thực tế của công việc sau khi hoàn tất.

Phân hệ Công việc (Task) giải quyết triệt để các bài toán trên thông qua quy trình chuẩn hóa:

graph LR
    A["Phát sinh nhu cầu<br/>(Tạo thủ công / Tự động từ Lead)"] --> B["Phân bổ & Đặt hạn chót<br/>(Account Manager & Deadline)"]
    B --> C["Thực hiện & Báo cáo<br/>(Gọi điện, Ghi chú, Đính kèm tệp)"]
    C --> D["Đánh dấu Hoàn thành<br/>(Hoặc gửi yêu cầu duyệt)"]
    D --> E["Thẩm định & Xác nhận<br/>(Người duyệt: Đồng ý / Từ chối)"]

1. Các thành phần thông tin trọng tâm của một Công việc

  • Mã công việc duy nhất (task_code): Mã định danh tự động phục vụ tra soát nhanh trong hệ thống.
  • Tiêu đề & Nội dung mô tả: Tóm tắt ngắn gọn và chi tiết nội dung công việc cần làm, hỗ trợ trình bày văn bản đa định dạng (Rich text).
  • Phân công đa tầng:
    • Nhân viên phụ trách: Người trực tiếp triển khai và chịu trách nhiệm chính về kết quả.
    • Nhân viên hỗ trợ: Các thành viên phối hợp giải quyết đầu việc.
    • Người duyệt: Cấp quản lý hoặc người thẩm định kết quả trước khi nghiệm thu.
  • Thời hạn & Nhắc việc thông minh:
    • Thời gian hết hạn (Due Date): Mốc thời gian hoàn thành bắt buộc.
    • Cài đặt thông báo: Tự động gửi chuông thông báo nhắc nhở trước 10 phút, đúng giờ deadline, vào ngày đến hạn hoặc trước 1–7 ngày.
  • Mức độ ưu tiên: Gắn nhãn Cao, Trung bình, Thấp giúp nhân sự ưu tiên xử lý các việc gấp.

Toàn cảnh không gian làm việc Danh sách công việc Không gian làm việc tập trung quản lý danh sách Công việc với các chế độ xem, bộ lọc nhanh và bảng dữ liệu trạng thái.

2. Mạng lưới liên kết dữ liệu 360 độ (Cross-Object Associations)

Điểm mạnh vượt trội của Công việc trong UCALL/Adahub là khả năng gắn kết chặt chẽ với toàn bộ các thực thể kinh doanh trong CRM:

  • Khách hàng cá nhân (Contact): Gắn công việc chăm sóc, gọi điện tư vấn, hẹn demo trực tiếp vào hồ sơ khách hàng.
  • Khách hàng Doanh nghiệp (Company): Giao việc khảo sát hạ tầng, thẩm định hợp đồng B2B hoặc gặp gỡ ban giám đốc đối tác.
  • Cơ hội bán hàng (Deal): Gắn các nhiệm vụ bám đuổi thương vụ theo từng giai đoạn đường ống (Pipeline Stage).
  • Đơn hàng (Order): Xử lý giao vận chứng từ, đối soát thanh toán hoặc nhắc hạn bảo hành đơn hàng.
  • Phiếu ghi (Ticket): Phân công kỹ thuật viên kiểm tra lỗi phần mềm hoặc xử lý sự cố dịch vụ.

Màn hình Drawer Chi tiết Công việc Cửa sổ Drawer xem nhanh từ cạnh phải: Xem chi tiết tiến trình, trạng thái, người phụ trách, thời hạn và các thực thể liên kết.

II. Mục lục Hệ thống Tài liệu Hướng dẫn Chuyên đề

Để thuận tiện tra cứu và triển khai theo từng vai trò nghiệp vụ (Nhân viên kinh doanh, CSKH, Trưởng phòng, Quản trị viên hệ thống), bộ tài liệu Hướng dẫn sử dụng phân hệ Công việc được phân tách thành 5 chuyên đề chuyên sâu:

graph TD
    Portal["CỔNG THÔNG TIN: TỔNG QUAN CÔNG VIỆC<br/>(overview.md)"] --> M1["1. Danh sách & Chế độ xem<br/>(list_and_views.md)"]
    Portal --> M2["2. Khởi tạo & Phân công<br/>(create_and_edit.md)"]
    Portal --> M3["3. Màn hình Chi tiết / Drawer 360°<br/>(detail_360.md)"]
    Portal --> M4["4. Thao tác Hàng loạt<br/>(bulk_actions.md)"]
    Portal --> M5["5. Cài đặt Dữ liệu & Phân quyền<br/>(custom_fields_settings.md)"]

1. Quản lý Danh sách & Chế độ xem (List & Views)

  • Thiết lập các Chế độ xem (Views) cá nhân hoặc dùng chung theo phòng ban/toàn công ty.
  • Tùy biến cột dữ liệu hiển thị, thay đổi độ rộng cột, chỉnh mật độ dòng và chế độ toàn màn hình.
  • Tìm kiếm nhanh theo từ khóa tiêu đề hoặc mã công việc.
  • Áp dụng Bộ lọc nhanh (Quick Filters) theo Nhân viên phụ trách, Hạn chót, Trạng thái, Độ ưu tiên.
  • Thiết lập Bộ lọc nâng cao (Advanced Filter) đa điều kiện kết hợp toán tử VÀ / HOẶC.
  • Chỉnh sửa nhanh dữ liệu trực tiếp trên từng ô bảng (Inline Edit).

2. Khởi tạo & Phân công Công việc (Create & Edit)

  • Quy trình tạo mới công việc thủ công từ thanh công cụ chính (+ Thêm công việc).
  • Khởi tạo nhanh công việc theo ngữ cảnh ngay trên màn hình Chi tiết của Khách hàng (Contact), Doanh nghiệp (Company), Cơ hội (Deal) hoặc Phiếu ghi (Ticket).
  • Hướng dẫn chi tiết các trường thông tin: Tên công việc (Bắt buộc), Nhân viên phụ trách, Nhân viên hỗ trợ, Người duyệt, Deadline, Cài đặt mốc thông báo và Tệp đính kèm.
  • Tính năng tiện ích: nút “Chọn tôi làm người duyệt” giúp quản lý tự gán mình vào luồng phê duyệt chỉ với một cú nhấp.

3. Màn hình Chi tiết / Drawer Xem nhanh 360° (Detail View)

  • Cửa sổ Drawer trượt mở nhanh từ cạnh phải, duy trì liên tục bối cảnh làm việc trên danh sách.
  • Thao tác đánh dấu Hoàn thành siêu tốc bằng Checkbox tròn hoặc nút trên Header; cơ chế mở lại công việc (Reopen).
  • Quy trình Phê duyệt công việc: Người duyệt bấm Đồng ý hoặc Từ chối thẩm định.
  • Cơ chế Tự động lưu tức thì (Autosave) khi cập nhật bất kỳ thông tin nào.
  • Quản lý tệp đính kèm: Xem trước và tải xuống an toàn.
  • Quản lý mạng lưới liên kết đa thực thể (Contact, Company, Deal, Order, Ticket).
  • Dòng thời gian lịch sử hoạt động (Audit Timeline) và Ghi chú nội bộ (Internal Notes) trao đổi tiến độ.

4. Thao tác Hàng loạt trên Công việc (Bulk Actions)

  • Kích hoạt thanh công cụ nổi khi tích chọn từ 2 công việc trở lên trên bảng danh sách.
  • Sửa hàng loạt (Bulk Edit): Bàn giao lại Nhân viên phụ trách hàng loạt cho nhân sự mới, chuyển Trạng thái hàng loạt (Đang làm ➔ Hoàn thành), đổi Người duyệt hoặc Độ ưu tiên đồng loạt.
  • Xóa hàng loạt (Bulk Delete): Dọn dẹp nhanh các đầu việc rác hoặc tạo nhầm kèm hộp thoại cảnh báo rủi ro dữ liệu [!WARNING].

5. Cài đặt Dữ liệu & Phân quyền Vai trò (Custom Fields & Permissions)

  • Truy cập trang Cài đặt trường dữ liệu Công việc (/settings/general/task).
  • Quản lý danh mục các trường mặc định của hệ sinh thái và thêm mới trường tùy biến (Custom Fields) với hơn 18 kiểu dữ liệu linh hoạt.
  • Cấu hình thuộc tính trường: Bắt buộc nhập, xuất hiện trong form tạo mới, cho phép sửa trong bảng, mặc định hiển thị bảng.
  • Cơ chế thông báo nhắc việc hệ thống và quy tắc loại trừ tự thông báo.
  • Ma trận Phân quyền vai trò: Bật/tắt phân hệ; thiết lập quyền Tạo mới, Xem, Sửa, Xóa phân cấp 3 mức độ (Tất cả / Của nhóm / Của cá nhân) và quyền trên các công việc Chưa được gán.